Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В — г-н Шульте (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР — г-н Гюнтер (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — г-н Майер (нехватка персонала);
Т — Хельмут (вечерняя пробежка).
Немного тренировки, и вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
- в первом приближении распределять их по приоритетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).
Пример:
П — проект изучения рынка
В — Шульте (экспертная оценка)
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)
Ч — специальный журнал для менеджеров
Т — Шмидт (статистика сбыта)
Непродолжительные работы
ПР — Гюнтер (письмо)
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Майер (нехватка персонала)
«Телефонный» блок
Т — Хельмут (вечерняя пробежка)
Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
| Часы | |
|---|---|
| П — проект изучения рынка | 3,0 |
| В — Шульте (экспертная оценка) | 2,0 |
| ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) | 1,5 |
| Ч — специальный журнал для менеджеров | 1,0 |
| Т — Шмидт (статистика сбыта) | 0,5 |
| ПР — Гюнтер (письмо) | 1,5 |
| Т — Мюллер (программа ЭВМ) | 0,5 |
| Т — Майер (нехватка персонала) | 0,5 |
| Т — Хельмут (вечерняя пробежка) | 0,5 |
| _______ 10,0 |
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,