- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
| Приоритеты | Часы | Перепоручения | |
|---|---|---|---|
| П — проект изучения рынка | А | 2,5 | 0,5 часа поручается г-ну X |
| В — Шульте (экспертная оценка) | А | 1,5 | |
| Г — Шмидт (статистика сбыта) | Б | 0,5 | |
| ПР — Гюнтер (письмо) | Б | 0,5 | Поручается г-ну X. Н. |
| ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) | Б | 0,5 | |
| Ч — спец. журнал для менеджеров | В | 0,5 | |
| Т — Мюллер (программа ЭВМ) | В | Секретарь | |
| Т — Хельмут (вечерняя пробежка) | В | ||
| _________________________________ Ʃ=60 | |||
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:
- вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
- вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
| ↑ | Срочно. |
| ! | Важно. |
| ? | Выяснить. |
| + | Приоритет категории А. |
| . | Задача выполнена. |
| . | Задача выполнена особенно хорошо. |
| 0 | Перенос на более поздний срок. |
| X | Невыполнимое или само собой разрешившееся дело. |
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Преодоление забывчивости.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.
— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Улучшение самоконтроля.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!