Это ваш постоянный спутник, ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у вас под рукой. Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Дне вник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Календарная часть.
- В эту часть вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами,
- Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день,
- вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
- Отдельные дневные листки вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
- Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат.
Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
- порядок подготовки проектов;
- сроки проведения ярмарок и семинаров;
- организационные мини-планы;
- важнейшие понятийные сокращения;
- тарифы зарплаты и доходов;
- список дней рождения;
- почтовые тарифы;
- списки книг;
- расписание самолетов;
- адреса отелей;
- дорожные расходы;
- диетические таблицы;
- календарь футбольных матчей;
- сроки проведения всевозможных мероприятий;
- листки-памятки;
- универсальные листки для планирования; карточки для записей идей и т.д.
Раздел адресов и телефонов.
У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто пользуетесь.
Общая часть.
Различные отделения, как в бумажнике, позволяют вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
Практическое использование.
Благодаря применению дневника времени вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.
- Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!
- Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители обещают 15—35%) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час! Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!
2.6. Резюме
Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.
- Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени),
- Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).
1. Основное соотношение (60:40).
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех».
3. Сведение задач воедино — план действий.
4. Регулярность — системность — последовательность.