1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т.д.) задач, для чего можно использовать схему, рекомендованную в разделе «план дня», или нижеследующий формуляр.
| Листок учета задач и контроля за их выполнением | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дата | Приоритетность | Задача, дело, акция | Кому поручено | Начато | Кончено | Примечания | ||
| А | Б | В | ||||||
2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности. (Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.)
3. Пронумеруйте свои задачи (см. формуляры планирования времени в гл. 2).
4. Оцените ваши задачи в соответствии с категориями А, Б, В.
A. Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению.
Б. Последующие 20% задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам).
B. Остальные 65% всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).
5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:
- 65% запланированного времени (около 3 ч) — задачи А;
- 20% запланированного времени (около 1 ч) — задачи Б;
- 15% запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.
6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования (см. 3.5). Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.
Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, — весьма индивидуальное Дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны. О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии.
Важно! однако, то, что вы устанавливаете однозначные приоритеты и эти ваши решения могут опираться на Факты. Самоменеджмент предполагает, что вы как руководитель можете самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.
Нижеследующие вопросы могут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А.
- Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
- Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
- Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т.д.?
- Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?
- Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Установление приоритетов — основное правило эффективной техники работы
Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел!
3.4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра
Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.
Спросите себя:
- Привык ли я от одной срочной задачи «спешить» к другой?
- Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи?
Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.