Даже если на вас со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает вас, вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.
Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т.е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т.е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.
Многие менеджеры предпочитают:
- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;
- сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;
- исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
- снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.
Нижеследующая анкета должна помочь вам представить себе в первом приближении практикуемый вами до сих пор стиль работы.
Если вы наберете менее 20 баллов, то это не должно вас обескураживать. Просто вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному самоменеджменту!
Затронутые в десяти вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав.
Самооценка в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда.
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Если вы теперь суммируете баллы, набранные вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты:
- 0—15 баллов: вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
- 16—20 баллов: вы пытаетесь овладеть своим временем, но вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
- 21—25 баллов: у вас хороший самоменеджмент.
- 26—30 баллов: вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к вашему опыту.
Начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если вы не будете убеждать других в преимуществах ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее.
1. Выполнение работы с меньшими затратами.
2. Лучшая организация труда.
3. Лучшие результаты труда.
4. Меньше спешки и стресса.
5. Больше удовлетворения от работы.
6. Большая мотивация труда.
7. Рост квалификации.
8. Меньшая загруженность работой.
9. Меньше ошибок при выполнении своих функций.
10. Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
вашим самым главным преимуществом, очевидно, является то, что вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — ваше ВРЕМЯ ! Если у вас нет времени — проработайте эту книгу, чтобы у вас было время!
При последовательной проработке отдельных глав вы научитесь: