Последней фазой рационального ведения телефонных переговоров является регистрация и подведение итогов состоявшихся входящих или исходящих звонков. Телефон как наиболее часто используемое в деловом мире средство коммуникации наиболее часто является также и поводом для недоразумений.
Приучите себя к тому, чтобы составлять запись всех важных разговоров!
Таким образом вы можете зафиксировать полученную информацию и будете иметь важный документ (доказательного характера) для последующей работы. Запись вы можете делать непосредственно на документе, используемом при разговоре, на прилагаемом письме или на отдельном листе.
Мы рекомендуем разработать для этих целей свои личные формуляры как средство рационализации. Приводимый ниже формуляр пригоден как для подготовки, так и для записи и последующей обработки телефонного разговора.
| Запись телефонного разговора | |
|---|---|
|
Кто? Что? |
Когда? |
| До звонка | Во время звонка | После звонка |
6.6. Рациональное ведение корреспонденции
Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день.
С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т.п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела. Нижеследующие советы должны помочь вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.
1. Предупредите о том, чтобы вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».
2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.
3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.
4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.
5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.
7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.
8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т.е. во время просмотра почты.
9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Цель заключается в том, чтобы каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки
Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:
- к немедленному исполнению;
- к повторному рассмотрению;
- в архив.
Собираетесь ли вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут вам сэкономить «только» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.
Напишите от руки на полученном вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».
Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.
| Знак фирмы | Стандартный вариант ответа |
| С дружеским приветом | |
| Подпись |