- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),
- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),
- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.
1. Не обрабатывать «рутинную почту».
2. Сортировать, раскладывать по папкам.
3. Прикладывать разъяснительные материалы.
4. Несущественное — в корзину.
5. Помечать важные места в тексте.
6. Снабжать указаниями по обработке.
7. Переправлять по назначению.
8. Обрабатывать сразу после получения.
9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
10. Ящик для почты с тремя отделениями.
1. Немедленный ответ.
2. Письма-копии.
3. «Письма-маятники» (блицответ).
4. Облегчение ответа.
5. Краткие письма.
6. Обработка текста.
7. Индивидуальные письма.
8. Профессиональная диктовка.
9. Самоограничение.
10. Целеориентированность в работе.
- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
4. Произвести группировку.
5. Переработать предварительный листок-памятку.
- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.