Очевидно, что подготовка проекта требований работников к работодателю и проектов постановлений конференции работников должна вестись инициативно, но не хаотично. Функции организационного комитета по подготовке и проведению конференции работников, как правило, берёт на себя представительный орган работников — Профком. Однако, в случае необходимости, Оргкомитет может быть сформирован работниками и инициативным порядком. Для должной организации и проведения конференции работников Оргкомитету, будь то Профком или Инициативный организационный комитет, прежде всего надлежит подготовить проект требований работников, проекты повестки дня конференции работников, её регламента и других материалов по её ведению, предложить норму представительства работников на конференции, обеспечивающую представительство каждой из профессиональных групп работников организации. Мы, естественно, рассматриваем случай, когда в качестве организационного комитета по подготовке и проведению конференции работников выступает Профком.
Проект рабочих материалов для ведения конференции работников — состава рабочих органов конференции, повестки дня, регламента, протоколов заседаний мандатной комиссии, бюллетеня для тайного голосования, протокола заседания счётной комиссии — см. Документ 2.1-5 в Пакете образцов документов по разделу 2.1.
Проект решения Профкома об утверждении проектов материалов для ведения конференции работников — см. Документ 2.1-6 в Пакете образцов документов по разделу 2.1.
Подготовленные Профкомом как Оргкомитетом по проведению конференции работников проекты требований работников и других материалов предстоящей конференции целесообразно вынести на обсуждение всех работников организации и на предварительное рассмотрение конференцией профсоюзной организации, чтобы внести в них возможные коррективы. Данные материалы необходимо распечатать в достаточном количестве экземпляров для обеспечения возможности ознакомления с ними каждого работника. Весьма желательно использовать для этого наиболее удобный способ — опубликование их в выпуске «Докера» с необходимыми комментариями представителей работников и возможными примерами отношений к ним представителей работодателя. Потом необходимо организовать проведение собраний работников для подитоживания результатов обсуждения с составлением протоколов собраний, в которых должны быть указаны принятые решения, включающие также список делегатов, избранных на конференцию работников организации.
Проект Протокола собрания коллектива работников по выборам делегатов на конференцию работников — см. Документ 2.1-7 в Пакете образцов документов по разделу 2.1.
Накануне конференции работников по выдвижению требований к работодателю Профкому как Оргкомитету по проведению конференции следует направить руководителю организации предложение принять участие в конференции работников либо направить на неё своих представителей для обеспечения всестороннего обсуждения вопросов, вносимых в её повестку дня. Утверждение требований работников к работодателю следует производить после заслушивания и обсуждения докладов Профкома, представителей работников в Совместной комиссии по заключению Соглашения и соответствующих представителей работодателя. Решение конференции работников предпочтительно принимать путём тайного голосования. С результатами конференции Профкому следует ознакомить всех работников организации, выдвинутые конференцией требования направить руководителю организации.
Проект письма профсоюзного комитета руководителю организации с извещением о выдвинутых работниками требованиях — см. Документ 2.1-8 в Пакете образцов документов по разделу 2.1.
В течение трёх рабочих дней с момента получения требований работников работодатель должен дать на них ответ представительному органу работников (ст. 4 ФЗ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров», ст. 400 Трудового кодекса РФ). При положительном ответе можно будет приступить к оформлению и подписанию заключённого Соглашения. А при отрицательном ответе работодателя на требования работников, либо при отсутствии ответа в течение трёх рабочих дней неурегулированные разногласия работодателя с работниками приобретают юридический статус коллективного трудового спора — особого юридического состояния взаимоотношений работников и работодателя по урегулированию неурегулированных разногласий (ст. 2 ФЗ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров», ст. 398 Трудового кодекса РФ).