Чем раньше в течение дня вы запланируете это время для достижения главной цели, тем лучше, чтобы другие проблемы (и люди) не требовали вашего внимания. Кроме того, существуют убедительные доказательства того, что в начале дня, когда наш мозг отдохнувший, у нас больше энергии для принятия решений и обработки мыслей. Воспользуйтесь преимуществами такого качественного функционирования мозга, делая важные дела в первую очередь.
В это время не отвечайте на электронные письма, тексты, звонки и сообщения. В течение этих двух часов работайте только над своим главным приоритетом (вашей главной целью на текущий квартал [3 месяца]). Если вы будете следовать этой схеме каждый рабочий день, вы добьетесь потрясающих результатов.
Если вы никогда не планировали такого рода сосредоточенную работу, начать с двух часов в день, скорее всего, будет слишком большим шагом. Начните с того, что выделите 30 минут на завтра в начале дня. Если это пройдет успешно, то в течение недели планируйте 30 минут на утро каждого буднего дня. Если и это пройдет успешно, увеличьте ежедневное время до одного часа. Продолжайте увеличивать время каждую неделю, пока не найдете правильный баланс, зная, что рекомендуемая цель - два часа.
Глава 6: О времени и настоящем
Очень важно приходить вовремя на каждую назначенную встречу или сообщать другим участникам встречи, что вы опоздаете, как только поймете это. Да, это обычная порядочность, но она имеет и более важное значение.
На другой стороне вашего соглашения о начале встречи в определенное время находится кто-то еще. Они прервали свою работу, чтобы прийти на встречу вовремя. Если вы не придете вовремя, они не смогут начать встречу, но они также не смогут уйти, потому что не знают, придете вы в следующую минуту или нет.
Каждая минута, когда они отрываются от работы, - это минута продуктивности, которую вы у них украли. Это не только неуважительно, но и контрпродуктивно. Если они являются клиентами, инвесторами или рекрутерами, они не будут взаимодействовать с вашей компанией. Если они подчиняются вам, они будут молчать, но обижаться на вас. Не бывает выигрышных сценариев, когда вы тратите чье-то время.
Но в жизни случается всякое. Предыдущий звонок или встреча могут затянуться. Пробки не всегда помогают. Даже при тщательном планировании невозможно успеть на каждую встречу. Хорошая новость заключается в том, что вам это и не нужно.
Крайне важно сообщить другим участникам собрания о том, что вы опоздаете, как только вы это осознаете. И вы должны прийти к этому пониманию (и сообщить другим участникам) до начала встречи, по любому каналу, который дойдет до них быстрее всего. В идеале вы должны сообщить им о задержке до того, как они оторвутся от своих дел перед встречей.
Помимо того, что вы должны приходить вовремя, вы также должны присутствовать. Присутствие означает, что вы собраны, подготовлены и сосредоточены на предмете обсуждения. На "присутствие" может уйти несколько минут - подготовиться к встрече, изучить тему и участников, сходить в туалет между встречами, взять напиток/закуску и так далее.
Поэтому я рекомендую вам приходить на встречу вне офиса за пятнадцать минут до ее начала. При встрече в офисе завершите текущий проект или предыдущую встречу за пять-десять минут до назначенного времени следующей встречи.
Чтобы упростить эту задачу, я рекомендую планировать только 25- и 50-минутные встречи (в Google Calendar даже есть автоматическая настройка для этого). Это даст вам 5 минут в полчаса и 10 минут в час на самообслуживание.
На совещаниях я часто вижу, как руководители компаний совершают ошибку, постоянно проверяя свои сообщения. Они не могут оторваться от "включения", хотя бы на секунду. Это не только неуважительно, но и противоречит цели совещания, которая заключается в сотрудничестве с присутствующими. Это посылает сигнал о том, что содержание встречи относительно неважно. Кроме того, это порождает дурную привычку у всей компании, от которой будет трудно, если вообще возможно, избавиться в будущем.
Во время каждой встречи оставляйте телефон в кармане или лицевой стороной вниз. Придерживаясь стратегий, описанных в главе 4 ("Входящие - ноль"), вы сможете сосредоточиться на встречах и извлечь максимум пользы из собранных и дорогостоящих талантов. А если встреча неэффективна, сделайте ее такой (см. главу 21).
Глава 7: Если повторять дважды, то записывать
Если вы говорите что-то во второй раз (второй аудитории или в другой ситуации), велика вероятность, что в будущем вы будете повторять это снова и снова. Чтобы значительно улучшить качество коммуникации и сократить время, которое вы тратите на ее передачу... запишите ее.