Как-то раз в ходе обсуждения мы обратили внимание, что многие этапы нашей работы начинаются на букву «П». Это было забавно. Потом, в ходе работы над этой книгой, я решил построить всю книгу вокруг последовательности переходов от одной «П» к другой. Подготовка мероприятия у меня вместилась в «12 П».
1. Проведение
2. Причина
3. Подготовка
4. Программа
5. Планирование
6. Партнеры и подрядчики
7. Помещение
8. Персонал
9. Проблемы
10. Продвижение
11. Продажи
12. Прибыль
Конкурс идей
Найдя ряд идей для вашего мероприятия, устройте конкурс идей. Подобное обсуждение должно быть более широким, чем мозговой штурм. Во время его вы тестируете возникшие идеи и выявляете наиболее жизнеспособные. Это время для критики и внесения корректив. Нападайте на идеи, постоянно задавайте вопрос «а что если?..», проверяя их на прочность. Представьте несколько идей фокус-группе или экспертам, узнайте их мнение и восприятие. Хорошая концепция должна быть самостоятельно жизнеспособной. Ведь следующим этапом станет проверка идеи практикой, так постарайтесь, чтобы реальная жизнь не торпедировала ваше детище. Позаботьтесь об этом заранее, именно на этапе конкурса идей.
В производстве программного обеспечения этому этапу уделяют очень серьезное внимание и называют его «тестирование программного продукта». Большое число добровольцев или специально обученных людей стараются всеми способами проверить жизнеспособность программы, и она должна достойно справиться со всеми штатными и нештатными ситуациями. Существует даже специальный термин – «дуракоустойчивость». Отнеситесь к идее вашего мероприятия так же серьезно. Существует высокая вероятность того, что если вас могут понять неправильно, то вас действительно поймут неправильно. Исключите эту возможность.
Вам кажется, что клубника очень впишется в концепцию вашей презентации, так как символизирует свежесть. Однако образ и ассоциации, которые она вызовет у молодых девушек и у бизнесменов предпенсионного возраста, будут принципиально разными. Лучше, если осознание этого факта придет к вам на этапе тестирования, а не во время мероприятия.
Творческое влияние извне
В некоторых случаях собственных сил может оказаться недостаточно. В этом случае вам следует обратиться в специализированные компании, у которых есть большой багаж наработок по интересующей вас теме. Да, это будет небесплатно, но, возможно, результат будет стоить того.
Хорошие идеи нужно обязательно воровать.
Кроме того, вы можете почерпнуть творческие идеи у конкурентов. Например, вспомните, как поступала в такой же ситуации компания, похожая на вашу. Очень рекомендую посмотреть, как подобные вещи делаются на других рынках. Если вы работаете в области финансов, посмотрите на риэлторские компании. Узнайте, что происходит не только в вашем регионе России, но и в других регионах или где-то за границей. Взяв на вооружение интересную идею мероприятия за границей, вы можете быть спокойны: возможности для пресечения или сравнения будут невысоки, и вас никто не обвинит в плагиате, потому что вряд ли кто-нибудь узнает, что мексиканская компания делала нечто подобное.
Нужно отметить, что сторонние идеи стоит подвергать столь же скрупулезной оценке, что и свои. Поскольку нет пророка в своем отечестве, парадоксальным образом к чужим идеям относятся менее критично, чем к собственным.
Например, создавая сайт компании, мы проделали очень серьезную работу. Мы изучили сайты всех конкурентов в России. На российском рынке существует определенный дефицит идей на тему, как можно организовать электронный ресурс для event-компании… Многие сайты очень похожи друг на друга, и что-то новое придумать было довольно тяжело. Несколько месяцев я смотрел сайты других похожих на нас компаний по всему миру. Бразильские, мексиканские, бельгийские и канадские (я действительно смотрел сайты компаний из этих стран и многих других, хотя не знаю португальского или испанского). Изучал сайты интернет-магазинов, службы заказов авиабилетов и так далее, и так далее. И записывал идеи.
В итоге у нас появляются новшества. Полагаю, что некоторые идеи скоро начнут копировать компании с нашего рынка и смежных. Это уже началось. Но сейчас у нас есть некоторое преимущество во времени. Мы первые, кто это делает.
Стоит также учитывать, что лучшее – враг хорошего. Нет необходимости постоянно менять идеи для мероприятия, постоянно улучшая их. Принятие хорошего плана за месяц до мероприятия гораздо лучше, чем его отмена ради лучшего плана за неделю до мероприятия. Другими словами, творческая разработка – это определенный, ограниченный во времени, заканчивающийся этап. После принятия плана лучше его не менять. Эту же мысль мне придется повторить несколько раз и в отношении других этапов подготовки мероприятий.
Последовательность этапов разработки
Все приведенные выше инструменты нужно использовать для решения определенных задач планирования вашего мероприятия. Я бы выделил следующие: формулирование концепции вашего мероприятия, определение аудитории участников мероприятия, выбор темы, выбор ключевых идей и элементов по созданию атмосферы мероприятия.
При проведении творческой разработки вы должны учитывать и опираться на данные, полученные вами ранее на этапе исследований перспектив вашего мероприятия, – не забывайте о них.
Выбор концепции мероприятия
То, какими могут быть цели мероприятия, мы подробно рассматриваем в разделе «Планирование», где говорится о путях реализации мероприятия. Однако на этапе творческой разработки их также необходимо постоянно учитывать. Определите главные цели ваших мероприятий и стройте всю концепцию проведения предстоящего события, отталкиваясь именно от них. Боюсь показаться скучным, однако хочу опять и опять повторить, что нельзя просто увлекаться замечательными идеями мероприятия, стараясь формой заменить содержание. Это типичная ошибка. Процесс заслоняет собой цель, и можно потерять сам смысл всей своей деятельности.
Мои опасения о недооценке целей мероприятия небезосновательны. На наших семинарах по event-менеджменту мы постоянно сталкивались с этим. В ходе семинара все время напоминаем: помните о том, зачем вы проводите мероприятие, вплетайте элементы достижения цели в каждый его этап.
Тем не менее мы сталкиваемся со следующей ситуацией. Во время деловой игры необходимо придумать концепции проведения мероприятий с целью продаж, с целью развития командного духа, с целью развития отношений с Клиентами и т. д. Участники, предлагая различные концепции мероприятий, выдвигают блестящие и яркие идеи. Талантливые идеи. Тем не менее их предложения полностью взаимозаменяемы и отличаются только деталями. А это неверно, такого не должно происходить.
Творческие идеи должны соответствовать целям мероприятия.
При разработке концепции вам также необходимо учитывать ряд ограничений, накладываемых реальностью. Это такие ограничения, как:
– общая выполнимость проекта. Трезво оцените, возможно ли воплотить все предложенные идеи. Будьте реалистами;
– соответствие ограничениям бюджета. Постарайтесь, чтобы затраты на ваш проект окупились. Или как минимум не превысили выделенный на него бюджет;
– достаточная численность персонала и его квалификация. Оцените, хватит ли у вас персонала для воплощения идей. Учтите, насколько загружены ваши коллеги, сможете ли вы их мобилизовать;