– правильный расчет времени. Хватит ли его на подготовку мероприятия и реализацию всех креативных идей? Время – тоже ограниченный ресурс со своей стоимостью.
Лучше всего, если впоследствии разработанная концепция станет документом, где изложено ваше видение, то, каким, по вашему мнению, должно стать готовящееся вами мероприятие.
Определение аудитории
Проанализируйте, кто будет являться участниками вашего мероприятия, какие идеи для них будут приемлемыми и близкими, а какие не подойдут. Мы не будем сейчас говорить о структуре аудитории, различиях подходов к ней и т. п. В этом разделе я хотел бы упомянуть только о первичной и вторичной аудитории.
Первичная аудитория – это собственно участники вашего мероприятия, те, кто присутствует лично, к кому вы обращаетесь. Основная часть работы по организации мероприятия направлена на них.
Вторичная аудитория – это те, кто не присутствует на мероприятии лично, однако мероприятие их все же касается.
Если вы не присутствуете на открытии Олимпийских игр, это отнюдь не значит, что организаторы о вас не подумали. Как раз наоборот, открытие Олимпийских игр смотрит самая большая зрительская аудитория в мире! Вторичная аудитория в несколько раз превышает первичную и очень важна. Поэтому подумайте о том, как будет выглядеть ваше мероприятие на фотографиях, на телевизионном экране и т. д. Спланируйте, что увидят те, кто не присутствовал на мероприятии лично. Пригласите на мероприятие фотографа или оператора. Пусть результаты их работы будут доступны тем, кто не смог участвовать в мероприятии лично.
Возможно, вы обращали внимание, что по некоторым фото выступающих политиков или бизнесменов вы сразу понимаете, где находится выступающий. Просто за выступающим всегда виден логотип новостной площадки, конференц-зала, информационного агентства. Выступления на Всемирном экономическом форуме в Давосе (World Economic Forum) проходят на фоне логотипа форума.
В дальнейшем журналисты перепечатывают эти фотографии, разнося славу организатора мероприятия. Используйте этот прием (см. на рис.8 образец плаката за президиумом).
Если ваше мероприятие не очень формальное, подумайте о месте, фигуре или персонаже, с которым захотят фотографироваться ваши участники. Дайте им такую возможность: наймите актера в экстравагантном костюме, который будет фотографироваться со всеми желающими (на фоне вашего логотипа, конечно), поставьте интересную статую, композицию цветов и т. д. Наймите фотографа для этих целей, наконец. Вы сможете опубликовать фото на сайте мероприятия, и наверняка участникам будет приятно это видеть.
Выбор лиц вашего мероприятия
У мероприятия должно быть лицо. Скорее всего, так или иначе лицо мероприятия сформируется в представлении участников и без вашего влияния. Возможно, этим лицом станете вы как организатор. От вас и вашей заинтересованности в self-promotion зависит, будет это лицо озабоченного человека, бегающего и решающего текущие проблемы, или же вы будете улыбаться и порхать среди участников, поддерживая светскую беседу. Возможно, это будет лицо вашего босса как официального хозяина мероприятия. Возможно, это будет специально приглашенный специалист: независимый эксперт, конферансье, известная личность (это зависит от типа вашего мероприятия). Вспомните о целях мероприятия и определите, кто вам нужен.
Если вы приглашаете ведущего со стороны, проведите подготовительную работу. Следите за отзывами, читайте профессиональную прессу, узнайте опыт коллег, если хотите сделать великолепное мероприятие. Выбирайте лучших из лучших. Совет организаторов корпоративных праздников: на ведущем нельзя экономить. Именно он станет душой вашего праздника.
Подумайте о том, кто будет встречать гостей. Будет ли это безмолвный охранник, симпатичная девушка на регистрации, младший сотрудник компании, указывающий место проведения мероприятия, или же это будет руководитель компании, жмущий руки каждому участнику. Все варианты по-своему хороши, имеют свои преимущества и недостатки.
Я был на праздновании годовщины одной ассоциации, где президент стоял у двери средневекового замка и жал руку всем гостям. Это было очень трогательно, сразу создавало очень теплую доверительную атмосферу, потому что все получили от него личные приглашения. И теперь он со всеми лично здоровался. Потом, когда все зашли, хозяин мероприятия подошел к микрофону, выступил. Таким образом, с самого начала было ясно, что это мероприятие его, он стал лицом мероприятия. Другой пример.
Я был на презентации, которая проходила в фотогалерее. Все было организовано очень хорошо. Но лицом мероприятия для меня стал огромный двухметровый охранник в черном камуфляже, который стоял на входе в галерею.
Сначала он довольно мрачно поинтересовался, есть ли у меня пригласительный. На улице было -20 °C, я был одет в пальто, пригласительный лежал во внутреннем кармане пиджака, найти его сразу я не мог. Охранник попросил меня отойти (хотя очереди не было). Когда же я нашел пригласительный, он его долго изучал, и было очевидно, что он сомневается, стоит ли пускать на такое важное мероприятие столь странного типа. Да уж…
Как я уже сказал, все остальное было хорошо. Но охранник остался для меня лицом того мероприятия.
Поэтому подумайте, кто будет лицом вашего мероприятия. И пусть это будет правильный человек, которого вы планировали, а не тот, кто получил эту роль спонтанно.
Определение темы и идеи, сюжета мероприятия
Определите тему и не забывайте, какую идею вы хотите передать аудитории. Да, тема должна быть самостоятельно интересной, но она не должна отрываться от главной идеи мероприятия.
Если вы планируете провести корпоративный праздник, у вас есть два основных пути:
– сюжетные мероприятия;
– тематические мероприятия.
Тематические мероприятия более традиционны. Вы просто создаете атмосферу, стилизацию. Гости как бы попадают в другой мир и с удовольствием смотрят по сторонам, участвуют в развлечениях, внутренне не меняясь и оставаясь вне этой стилизации. Они просто гости в необычном месте, обстановку которого воссоздало мероприятие. Например, вы можете оформить ресторан в стиле «гангстерского Чикаго»: гости будут сидеть за столиками, слушать музыку 30-х годов и наблюдать за сценками, которые разыгрывают для них актеры.
Но они могут захотеть сами перевоплотиться в гангстеров и поучаствовать в действии! В этом случае вам потребуется сюжет.
Сюжетные мероприятия более необычны и сложны: потребуется четкий сценарий, расписанные роли и т. д. Но в итоге все почувствуют, что пережили настоящее приключение, стали участниками увлекательной истории. Это рискованный путь, но результат может быть потрясающим.
Для того чтобы написать хороший сценарий, я бы посоветовал прочитать пару книг на эту тему. Благо такая литература есть: я с большим удовольствием прочитал несколько книг вроде «Как написать хороший роман», «Как написать хороший детектив». Если же у вас нет возможности найти подобную книгу, то вспомните хотя бы те основные принципы композиции, которые известны вам еще со школы. У вашего сюжета должны быть:
– завязка;
– развитие, которое доходит до кульминации;
– развязка.
При этом сюжет не должен быть очень длинным. Не нужно писать целый роман для сценария. Краткость – сестра таланта!
В начале двадцатого века в США проводился конкурс на самый короткий рассказ. Произведения, представленные на конкурс, должны были обязательно иметь завязку, кульминацию и развязку. В том конкурсе победил микрорассказ О’Генри.