места.
Купите пластиковые разделители листов для папок. Это такие листы пластика, устроенные как в
телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга. Можно открыть папку сразу
в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов
для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага
хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки.
Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается
с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент
садовый – подтема:
Садоводство//Инструмент садовый, или:
Садоводство//Семена,
Еще примеры: Отдел//Координаты сотрудников, Отдел//Бюджеты
Или так:
Отдел
Инструкции должностные
Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип классического GTD)! Иначе придется
забыть о быстром поиске.
Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши
действия и текущие проекты, записанные в RTM тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас
в списке <**FOCUS> обозначено действие:
<Я//искать материалы по оптимизации налогов>
Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Свой бизнес». Вы вырезаете нужную статью и
складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей
записи в RTM, то есть:
<Я//искать материалы по оптимизации налогов>
При этом в действии, записанном в RTM чуть меняете тему. Приписываете СОПУТ//. Вот что
получается в RTM:
<Я//СОПУТ//искать материалы по оптимизации налогов> Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены
соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если
вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в
ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из других списков: <*LATER> и <CONTROL>.
Папка СОПУТ может содержать и материалы к проектам. Но материалы по важнейшим проектам
целесообразнее накапливать в пластиковых папках - карманах со специальными названиями.
Папка МБКН (может быть.когда нибудь) – аналог категории MAYBE в RTM. Бывает так, что вдруг
встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите
идею во “Входящие” или наговорите аудиозаметку в Evernote для завтрашней обработки в рамках
регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ
или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».
Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ
ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип классической GTD!). Если при обработке документов из
входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-
встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке
или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпишите папки большими буквами в
том месте, где папки и должны подписываться.
Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во
входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше, но не реже 2 раз в неделю) чистить до
дна. Дни большой чистки удобно отразить в RTM как стволовые задачи. Неочищенный входной
лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как
нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток
до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые
папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.
Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг.
Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить
свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том
числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.
Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая