рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать - дезодорант
или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ.
Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более
они не лежат НИГДЕ!
Порядок превыше всего!
Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут
через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа,
счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе
папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов
(и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления
ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.
Впрочем, профессиональные “папкохранилища” тоже можно встроить в эту систему. Только у вас
будет надписываться заголовком и подзаголовком не файл внутри папки, а вся папка целиком. Т.е.
будет, например папка СПРАВ//&Общие и СПРАВ//Отдел, стоящие на полке по алфавиту.
Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто
выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-
то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6
или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер
3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие
во “Входящие”, добавляя в задачу префикс СОПУТ//. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем
лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения.
Забудьте о ней. В нужный момент RTM сам выудит ее из нужной папки.
Заключение
В системе самоуправления в рамках GTD и i-Методики допустимо любое творчество, если
оно приводит к сокращению времени обработки списков задач. Однако помните высказывание
Энштейна: “Все должно быть изложено так просто, как только возможно, но не проще”.
Еще позволю себе дать совет: пожалуйста, не пытайтесь путем ежедневного воспроизведения
действий по вышеизложенной (или любой другой) схеме превратиться в механического
тайм-болвана. Если система пришла в противоречие с вашими человеческими желаниями и
устремлениями - срочно “задвиньте” систему. Квалифицированное управление своим временем
НЕ ЯВЛЯЕТСЯ строго обязательным для достижения жизнинного успеха. Чтобы было понятнее -
приведу фрагменты переписки с одним моим читателем по поводу статьи “Вариации на тему GTD”.
Глаза босса
Олег: Еще вопрос. Как, Вы думаете, можно ли эффективно распоряжаться, чужим временем, не умея управлять своим? Управлять другими не научившись, справляться с собой?
Вася: Вероятно, мое частное мнение не совпадает с общепринятым, но я совершенно уверен, что умение управлять временем других людей практически никак не связано с умением
управлять своим собственным временем.
Есть тьма примеров, когда невероятные раздолбаи, лентяи и троечники становились очень
успешными руководителями/владельцами крупных фирм. На некотором уровне управления
эффективность использования времени сотрудниками обусловлена немногими важнейшими
решениями. А эти решения могут быть приняты на веселой вечеринке, на воздушном шаре, на
горнолыжной трассе. Так что, виртуозное владение личным тайм-менеджментом является
важным профессиональным качеством менеджеров нижнего и среднего звена.
Подчеркну, это мое личное мнение.”
Ну что же, друзья, только повторю за великими:
Успех есть неизбежный результат последовательности неошибочных действий