- Заполнение дневника
Вы можете создать блог в Blogger или папку в Google Docs под названием Дневник. А в
задаче “регламент еженедельный” (помните, она лежит в MEMO?) создайте ссылку на этот
дневник и скопируйте ее в поле URL этой задачи.
Отметьте в дневнике ваши достижения на этой неделе. (А можно и недостатки тоже, но это
не рекомендуется). Рефлексия - штука чрезвычайно полезная. Помните только, что не следует
растягивать заполнение дневника на часы. Время ограничено. Если вы будете тратить на
весь еженедельный регламент больше 40 минут - ваше подсознание обязательно выдаст вам
сигнал: “Брось заниматься этой заумной мурой! Почитай лучше ленту новостей!” И, кстати, будет
право.
По регламентам всё.
5. Бумага и пластик
Кроме нашей онлайновой системы нам придется завести еще кое-что. Это будут папки. Это
будут лотки. Это будут лейблы.
Покупаем 3 обычных лотка для бумаги А4.
Лоток 1. Входной бункер. Сваливаем туда все, что пришло из внешней среды. Особенность
этого лотка – его необходимо очищать минимум дважды в неделю. Это похоже на
список “Входящие”. Если взялись за лоток – вам обязательно надо в конце работы увидеть дно!
Чтобы листы не «убегали» случайно из верхнего лотка, положите туда груз (например, гирьку).
Принцип работы: первый документ берется сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан.
Применяйте железное правило: вы НЕ МОЖЕТЕ взять в руки второй документ, пока не обработан
первый (принцип классического GTD!) Когда первый документ обработан – он исчезает из поля
видимости в папке. (Той или другой. Об этом дальше).
Лоток 2. Главные проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые
папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках-уголках материалы по текущим
проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом
<ъ-вечеринка, ъъ-культпрограмма>. Если вы помните, наша знакомая Веселова заводила
такой текущий проект. Она туда хотела сложить, дай бог памяти... сейчас посмотрю... бумаги со
сценарием, текст ведущего и т.д.. После выполнения (окончания, прекращения) проекта – все
материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо
складывается на ваш личный склад канцелярских принадлежностей.
Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть
адресат и краткая тема. Допустим, Вы обрабатывали (читали, значит) бумажный документ под
названием “Система фейрверков к финалу песни про зайцев”, полученный вами от начальника
АХО Мастеркова. Сложите пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напишите на
ней: «Мастеркову. А где финальная надпись метровыми огненными буквами “Зайцы, вперед!?»
Наденьте бумажку на лист со схемой фейрверков и прихватите сверху скрепкой - так сам лист
не повредится скрепкой - и положите в лоток. Не кладите такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от вас к Мастеркову. А ведь вы шеф и по правилам надо сделать так, чтобы, наоборот, к
вам все приходило, а не уходило! Доставьте посылки сами или с помощью секретарши один раз в
день, а чаще бывает, что «посылка» доходит до владельца во время текущих деловых встреч без
дополнительных усилий.
Финал песни про зайцев
Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Листок А6 – удобный
формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом
выкидывать.
Еще понадобятся лейблы. Аллен предлагает завести этикет-пистолет. Все, что требуется от
этикет-пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок
на любую поверхность и не пачкал Вам при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с
нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе).
Лейблы надо клеить на файловую папку, в которую вы сложите обработанный документ или
на цветую папку-карман. Если решите применять данную систему – соблюдайте важное правило: у вас не может храниться бумажного материала, не помещенного в отдельную файловую папку
и без лейбла. Файл хранится в папке типа КРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний
угол (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте
документа).
Папки
Для обработки понадобятся еще следущие папки: СПРАВ, СОПУТ, МУЗЕЙ, МБКН
Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую следует помещать все бумажки, не представляющие
никакой практической ценности, и которые надо бы, но жалко выкинуть. Я не знаю, почему Вам
жалко. Это какие-то милые вашему сердцу бумажки. Ну, например, чужие фотографии с пикника, любовные записочки, театральные программки и т.д., а также деловой мусор, который, прежде чем
быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего.
Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают всё вообще и
в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени
предшествует помойке натуральной. Тем не менее, хранить обязательно надо аккуратно, каждый
артефакт – в собственной файловой папке с лейблом и пометками.
Папка СПРАВ - это папка, в которой хранятся справочные материалы. Все, что может
пригодиться и что надо быстро найти в случае необходимости. Хранить справочные материалы
надо ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в алфавитном порядке (принцип классического GTD по Аллену). Даже
если справочные материалы превысят по объему одну папку КРОНА (а это бывает редко), заведите две или даже три папки КРОНА. По мере, так сказать, заполнения. Тогда уж точно хватит
места.
Купите пластиковые разделители листов для папок. Это такие листы пластика, устроенные как в
телефонной записной книжке. Их маркеры вылезают друг из-под друга. Можно открыть папку сразу
в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов
для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага
хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки.
Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается
с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент
садовый – подтема:
Садоводство//Инструмент садовый, или:
Садоводство//Семена,
Еще примеры: Отдел//Координаты сотрудников, Отдел//Бюджеты
Или так:
Отдел
Инструкции должностные
Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип классического GTD)! Иначе придется
забыть о быстром поиске.
Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши
действия и текущие проекты, записанные в RTM тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас
в списке <**FOCUS> обозначено действие:
<Я//искать материалы по оптимизации налогов>
Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Свой бизнес». Вы вырезаете нужную статью и