Стандарты на рабочих местах могут быть очень разными. Здесь приведена лишь пара примеров. Первый – это просто стандарт в виде паспорта рабочего места, где вы можете увидеть закрепление ответственности и краткий перечень того, что выполняется на рабочем месте.
Второй вариант усложнен, здесь изображена планировка участка. Обычно планировку изображают там, где участок может меняться. Стандарт нужен для того, чтобы закрепить какие-то улучшения, поэтому не делайте стандарт планировки там, где она неизменна. Дополнительно в стандарте, который вы видите, кратко изложены основные действия при приеме и передаче смены, во сколько это происходит, что нужно убрать, протереть. Также представлен перечень необходимых действий.
Функции данных стандартов аналогично с любыми другими: напоминание и контроль.
Не обязательно делать всё из приведённых примеров на каждом рабочем месте. Визуализация в данных примерах нужна для того, чтобы сделать процесс более прозрачным, чтобы любые отклонения от нормального, улучшенного состояния, сразу становились видны. Исходите из этой основной цели и не перестарайтесь.
В продолжение обширной темы визуализации в 5S, рассмотрим некоторые примеры визуализации рабочих мест в офисе. Вот несколько направлений применения визуализации в офисах:
Визуализация для улучшения коммуникации. Это – размещение персонала, таблички на кабинетах, элементарная навигация для устранения потерь времени на поиск нужного сотрудника. Направление особо актуально для крупных компаний, где люди не знают друг друга. Она нужна, в основном, для экономии времени посетителей и сотрудников, которые работают непосредственно на рабочих местах.
Визуализация размещения документации. Самое распространенное, что здесь обычно делается – цветовое зонирование, упорядочивание папок, разработка перечней содержимого, размещенного на полках, стеллажах, в архиве, подписи шкафов, тумбочек. Все, что помогает быстро найти документы и нужные предметы и использовать их в работе. Это даёт существенную экономию времени.
Визуализация зон ответственности персонала: кто за какую территорию отвечает, как, чем и когда необходимо поддерживать чистоту, что необходимо для поддержания порядка. Это установка общих правил и их визуализация. Направление очень важно, когда имеется большое количество зон общего пользования, на которых конкретные сотрудники не работают, а используют все.
Стандарты поддержания чистоты и уборки. Прописывается кто, что, где, когда, как и при помощи чего делать уборку, кто какую уборку производит, какие критерии чистоты после уборки должны присутствовать и так далее. Здесь могут быть простые стандарты, визуальные стандарты либо стандарты в виде визуальных инструментов контроля.
Дополнительная управленческая визуализация, например, расположение персонала, регламенты, стандарты, стенды, наглядная агитация, визуализация по безопасности и так далее. Это может быть все, что угодно, что не относится к первым четырем категориям.
Визуализация для улучшения коммуникаций
На рисунке ниже вы можете видеть пример одной из компаний. Это планировка офиса с фотографиями работников. Достаточно простая визуализация помогает быстро найти нужного специалиста, попутно она помогает закреплять зоны ответственности. Можно совместить два стандарта, если в этом есть необходимость.
Это актуально для крупных компаний с большим бюрократическим аппаратом, где сотрудники тратят много времени на поиск других сотрудников предприятия при согласовании документации, где приходится бегать по кабинетам в поисках нужного специалиста, который должен, например, поставить подпись или передать какое-то сообщение, корреспонденцию, документ.
Подобные вещи актуальны не только в крупных, но и в небольших компаниях, которые занимаются оказанием услуг и в которые приходят люди (поставщики, клиенты, экспедиторы). Многим людям некомфортно ходить по кабинетам задавать вопросы, они могут, столкнувшись с непонятной ситуацией или невозможностью определить, в какой кабинет и к какому специалисту им обратиться, просто развернуться и уйти.
Визуализация в сервисе очень хорошо помогает с точки зрения навигации. Для этого могут быть, например, нарисованы стрелки на полу, цветовая маркировка, таблички у кабинетов с указанием планировки и расположения сотрудников, сидящих в данном кабинете, все это сильно облегчает поиск специалистов.