Поэтому, чтобы ваши приоритеты «оставались на месте»:
■ Оценивайте. Каждый месяц пересматривайте свои «три кита» (требования, отдача, удовлетворение).
■ Избавляйтесь от лишнего. Задавайте себе вопрос: «Что в моей работе можно
без потерь поручить кому-нибудь другому? ».
■ Рассчитывайте. Какие дела в этом месяце важнее всего? Сколько времени потребуется на их выполнение?
Невозможно переоценить степень незначительности чего бы то ни было
Мне очень нравится этот принцип, хотя он, конечно, звучит слегка преувеличенно. Как говорил великий американский психолог и философ Уильям Джеймс, искусство быть мудрым — это «искусство знать, чем можно пренебречь». Малозначительные мелочи, второстепенные дела пожирают наше время. Слишком многие живут ради ложных целей.
Как-то Антони Камполо рассказывал мне об интересном социологическом исследовании. У пятидесяти пожилых людей в возрасте старше девяноста пяти лет спросили: «Если бы вы могли начать жизнь сначала, что бы вы сделали по-другому?». Исследователи получали самые различные ответы, но чаще всего повторялись три из них:
■ Если бы можно было все начать сначала, я бы большее размышлял.
■ Если бы можно было все начать сначала, я бы больше рисковал.
■ Если бы можно было все начать сначала, я сделал бы больше дел, плоды которых жили бы и после моей смерти.
Молодую талантливую виолончелистку спросили, в чем секрет ее успеха. «В запланированном пренебрежении», — ответила она и пояснила: «Когда я училась в школе, у меня была масса обязанностей, и на все требовалось время. После завтрака я шла к себе в комнату, стелила постель, наводила порядок, подметала пол и делала великое множество других дел и лишь затем брала в руки виолончель. Но я заметила, что мое мастерство растет не так быстро, как я ожидала, и поэтому решила поменять дела местами: вначале урок музыки, а лишь затем — домашние дела. Садясь за инструмент, я целенаправленно забывала о неубранной комнате и обо всем остальном. Именно в „запланированном пренебрежении", как я полагаю, и кроется секрет моего успеха»*.
* R. Earl Allen, Let It Begin In Me (Nashville, Broadman Press, 1985).
Хорошее — враг лучшего
Когда приходится выбирать между хорошим и плохим, большинство людей без труда делает правильный выбор. А если приходится выбирать между хорошим и хорошим? Что делать, если оба варианта великолепно соответствуют «трем китам» нашей работы — требованиям, отдаче и удовлетворенности?
Как сделать выбор между хорошим и хорошим?
■ Спросите своего непосредственного начальника или коллег, что бы они предпочли.
■ Может ли кто-нибудь другой справиться с одной из альтернатив? Если да, то пусть он работает над ней, а вы возьмете на себя второй вариант — дело, с которым можете справиться вы и только вы.
■ Какой из двух вариантов будет более полезным для потребителя вашей продукции, вашего клиента или заказчика? Как часто мы бываем похожими на лавочника, так озабоченного наведением порядка и поддержанием чистоты, что его магазин постоянно закрыт на «санитарный час»? Но ведь мы держим свой «магазин» не для того, чтобы наводить в нем чистоту, а для покупателей!
■ Принимайте решение, исходя из целей организации.
Смотрителю маяка, стоящего на скалистом морском берегу, раз в месяц привозили керосин для светильника (дело было в давние времена). Смотритель был родом из соседней деревни, поэтому его часто навещали друзья и знакомые. Однажды поздно вечером к нему постучалась соседка и попросила немного керосина — растопить печь, чтобы обогреть детей.
В другой день пришел отец и попросил немного керосина для лампы. Затем пришел старый друг и тоже попросил немного керосина. Так как у всех просивших были вполне веские причины, смотритель не отказывал никому. Но запасы керосина быстро таяли, и однажды маяк погас.
В ту ночь несколько кораблей разбились о скалистый берег, их моряки утонули в бурном море. На суде смотритель искренне раскаивался и сожалел о содеянном, но в ответ услышал: «Вам давали керосин для одной-единственной цели — чтобы горели огни маяка!».
Невозможно иметь все
Каждый раз, заходя в магазин вместе с сыном, я говорю ему: «Невозможно иметь все». Как и многим людям, моему сыну постоянно приходится избавляться от лишних вещей. Успех на 95 процентов состоит из твердого знания того, что именно вам нужно. Много лет назад я прочел эти строки Уильяма Хинсона:
Тот, кто стремится к единственной цели,
Может надеяться, что успеет достичь ее.
Но тот, кто хочет всего сразу,
Пожнет лишь то, что сам посеял, —
Урожай напрасных сожалений и раскаяний.
Группа альпинистов готовилась к восхождению на гору Монблан во Французских Альпах. Вечером перед восхождением, беседуя с альпинистами, местный проводник сказал: «Это трудный маршрут. Чтобы подняться на вершину, каждый из вас должен нести только то снаряжение, без которого подъем невозможен. Все лишнее придется оставить в лагере».
Один из альпинистов, молодой англичанин, решил поступить по-своему. Он вышел из палатки с огромным рюкзаком, в котором лежало тяжелое одеяло, большой кусок сыра, бутылка вина и фотоаппараты со сменными объективами (и еще два фотоаппарата висели у англичанина на шее). «Возьмите лишь то, что нужнее всего, — сказал проводник. — С этим грузом вам не взойти на гору».
Но англичанин был парень упрямый и все же решил настоять на своем. Он вышел первым и пошел на гору один, стремясь доказать, что все же дойдет. Следом за ним вышла вся группа вместе с проводником. В рюкзаках альпинистов были лишь самые необходимые вещи.
По дороге альпинисты вначале увидели тяжелое одеяло, лежащее на снегу, затем — кусок сыра, затем — сиротливо стоявшую бутылку вина, затем — сменные объективы. На вершине их встретил упрямый англичанин. Ему все же хватило ума вынуть из рюкзака все лишнее и ненужное.
Избыток дел парализует
Каждому из нас, наверное, хоть однажды приходилось одновременно смотреть на рабочий стол, заваленный не сделанными делами, поднимать трубку телефона и смотреть на дверь кабинета, открывающуюся, чтобы впустить очередного посетителя. Помните, какое сильное чувство беспомощности охватывало вас в этот момент?
Уильям Хинсон рассказывает, как дрессируют молодых, еще не обученных львов. Дрессировщик, входя в клетку, обязательно берет с собой стул. Конечно, у него есть и хлыст, и даже пистолет, но все же главное, уверял Хинсон, — это стул. Дрессировщик держит стул за спинку, повернув ножки к львиной морде. Животное пытается сосредоточить свой взгляд на всех четырех ножках стула сразу, но его внимание рассеивается, и оно становится как бы «парализованным», почти ручным — его воля ослабевает. (Теперь у нас есть веская причина с сочувствием относиться к цирковым львам!)
Однажды в мой кабинет вошла Шерил, одна из наших лучших сотрудниц. Она выглядела ужасно измотанной. Оказалось, что Шерил перегружена работой, ее список неотложных дел вырос до огромных размеров. Я попросил Шерил записать все свои обязанности, а затем мы сели и расставили их в порядке важности.
До сих пор помню выражение огромного облегчения на лице Шерил, когда она поняла, что не было никакого смысла так себя перегружать.
Если вы перегружены работой, изложите все свои обязанности на отдельном листе бумаги. С готовым списком идите к своему начальнику, чтобы он отметил наиболее важные из ваших обязанностей.
В конце каждого месяца я составляю план на следующий месяц, сразу же устанавливая приоритеты. Расположив планируемые дела в порядке их важности и срочности, я прошу своего секретаря Барбару составить календарь мероприятий на следующий месяц. Если что-нибудь отнесено к категории «Большая важность/большая срочность», я сообщаю Барбаре, и она ставит это мероприятие на первое место.