• Не затягивайте собрание
Контрольные собрания должны быть краткими и проводиться чаще. Рекомендуется проводить их хотя бы раз в неделю, предоставляя каждому участнику группы пять минут на доклад о состоянии дел в вверенной ему области с учётом вышеописанных требований. Организатор собрания (обычно это менеджер проекта) должен поддерживать обсуждение в определённом русле и не позволять ему переходить на отвлечённые темы. Однако все важные вопросы, поднятые любым участником группы, следует внести в список проблем проекта.
• Ведите список нерешённых проблем
Во время реализации проекта обычно возникают проблемы, которые надо решать. Чтобы не забыть о них, в главе 5 я рекомендовал регистрировать такие проблемы, назначать ответственных за их решение и обязательно разъяснять найденное решение другим. Аналогичную концепцию можно применить при проведении контрольных собраний. На собраниях проводится анализ нерешённых проблем, назначаются ответственные за их решение и устанавливаются сроки. Таким образом, каждый будет знать, что все проблемы будут рассмотрены и решены.
Из собственного опыта
В преддверии завершения важного промежугочного этапа сотрудники компании NuMega должны были сообща устранять последние неполадки и ошибки. Чтобы гарантированно обеспечить себя актуальной информацией, мы составили список неполадок, упорядоченный сначала по их приоритету, а затем — по именам ответственных за их устранение. Каждый участник контрольного собрания получал копию этого списка (позже печатные списки были заменены подключёнными к сети лэптопами, что позволило работать прямо из системы). Такие обзоры позволили мобилизовать всю группу на решение важных проблем и устранение ошибок, сдерживавших работу других или бывших источником особого риска. Интенсивное общение имеет очень большое значение на завершающих стадиях работы над проектом, бета-версией или новым выпуском программы.
Очень полезна технология «управления мимоходом» (Managing by Walking Around, MBWA). Контрольные собрания — формальность, но менеджер проекта и ведущие специалисты, даже просто находясь в группе, могут встречаться с участниками для неформального обсуждения тех или иных проблем.
• Каждый видит, что менеджер проекта участвует в работе и заботится об успехе проекта. Он не собирается отгородиться от исполнителей проекта цифрами, графиками и рисунками, управляя проектом лишь через компьютер. При таком подходе менеджер проекта и ведущие специалисты становятся доступнее, и с ними можно быстро и без проблем обмениваться информацией.
• Люди часто ощущают дискомфорт, выступая на контрольных собраниях. Удивительно, что во время беседы тет-а-тет за чашкой кофе они высказывают такие мысли, о которых скорее всего даже не заикнулись бы на групповом собрании.
• Такая практика допускает спонтанное обсуждение важных предметов и проблем, в ходе которого часто рождаются совершенно новые подходы к их решению. Замечательные идеи не рождаются в два часа пополудни каждый понедельник. Чтобы они возникали, нужно поощрять внеплановое, неформальное и нерегламентированное общение.
• Поскольку почти все ведущие специалисты когда-то были просто инженерами, они очень не любят отрываться от компьютера и покидать свой офис. Но происходят просто удивительные вещи, когда кто-то мимоходом спрашивает их: «как идут базисные тесты?», «что нового с проблемой X?» или «ну как, уже заканчиваем второй этап?»
• Хороший менеджер проекта и ведущий специалист обязательно проводит некоторое время наедине с участниками группы. Такие встречи не обязательно должны быть формальными или проводиться по расписанию. Одного короткого визита участника по какому-нибудь личному или рабочему вопросу достаточно для поддержания сосредоточенной и слаженной работы. Кроме того, это замечательный способ избавиться от проблем с кадрами или иных трудностей при реализации проекта прежде, чем они возникнут. Если вы не хотите получить неприятный сюрприз во время контрольного собрания или, что ещё хуже, накануне сдачи проекта, как можно чаще общайтесь со всеми участниками группы и с каждым по отдельности.
Менеджер проекта и ведущие специалисты должны эффективно взаимодействовать друг с другом и с другими членами группы, поскольку совместное переживание главных успехов и неудач имеет решающее значение для прогресса проекта. Поскольку как успехи, так и неудачи одинаково важны, рассмотрим те и другие.
• Успехи
Отмечайте каждый крупный успех и делайте его достоянием группы. Это важное доказательство того, что проект живёт и здравствует. Поэтому, создав ежедневную сборку программы, первый вариант установочной процедуры или закончив важную функцию ПО, не забудьте разослать участникам группы поздравления по электронной почте, разделив со всеми это радостное событие. В торжества по поводу особо важных событий необходимо вовлекать большую часть коллектива: отделение или даже весь персонал компании.
• Неудачи
Неудачи необходимо как можно скорее обнаруживать, сообщать о них всем участникам команды и устранять. Не стоит ожидать от команды абсолютно безупречной работы. Знайте: проблемы возникнут непременно. Работа команды заключается в том, чтобы как можно скорее найти их и решить. Худший способ борьбы с проблемами — замалчивать их или вовсе не признавать их существования, так как это не поможет ни решить проблему, ни вернуть проект на намеченный путь.
Чтобы не допустить этого, менеджер проекта и ведущие специалисты должны быть доступны и открыты для общения. Если у члена команды возникает ощущение, что неудачи или проблемы не получат профессионального решения, сокрытие проблемы и неверие в её существование станет хроническим источником бед.
Внесение изменений
Беспроблемных проектов не бывает. Конечно, есть надежда, что «навигационная система» заранее предупредит о трудностях. Это поможет ликвидировать их, прежде чем они перерастут в серьёзные проблемы. Однако чтобы устранить отклонение проекта от намеченного пути, потребуется изменить направление работы и, возможно, увеличивать её темп. Посмотрим, как можно это сделать…
Анализируя возможность изменения существенных элементов проекта (функций, технологии, платформ или плана реализации), нужно обязательно придерживаться следующих правил. Они помогут избежать неприятностей и принять правильное решение.
• Собирайте факты, но не перестарайтесь с их анализом
Часто решение принимают на основе впечатлений, эмоций или единичного случая, а не анализа набора неопровержимых фактов. Прежде чем вносить в проект изменения, убедитесь в их абсолютной необходимости. В частности, не позволяйте эмоциональным утверждениями типа «Программа виснет на каждом шагу» стать причиной отказа от реализации половины функций программы и переброски дополнительных ресурсов на тестирование. Прежде чем действовать, соберите факты. При каких условиях происходит зависание? Кто сообщает о зависаниях? Как часто они происходят? Вполне возможно, выяснится, что все эти зависания связаны с заурядными ошибками, устранёнными ещё на прошлой неделе.
С другой стороны, постарайтесь не попасть в ловушку «паралича анализа». Не убивайте недели на анализ проблем лишь затем, чтобы оказалось, что момент для исправления упущен. Например, если после долгих раздумий так и не удалось собрать достаточно данных, чтобы решиться на изменение какой-то функции, примите решение немедленно, исходя из текущих знаний.