Планирование и подбор персонала. Под персоналом стенда понимается совокупность лиц (с основными и вспомогательными функциями), на которых лежит ответственность за участие фирмы в конкретном выставочном мероприятии. При выборе сотрудников следует руководствоваться требованиями, предъявляемыми к их профессиональным и личным качествам. Квалифицированный специалист должен:
— иметь четкие теоретические и практические профессиональные знания как в отраслевом разрезе, так и в номенклатуре представляемой продукции;
— быть контактным и общительным;
— уверенно вести себя в любой ситуации, обладать искусством убеждения, приемами аргументации и доказательства;
— уметь оперировать своими знаниями и опытом, четко излагать проблему;
— приспосабливаться к обстоятельствам;
— знать иностранные языки;
— обладать опытом работы на выставках, владеть техникой показа и демонстрации;
— переносить нагрузки (хорошее здоровье).
Для российских участников зарубежных выставок, так и в определенной мере для зарубежных участников российских мероприятий требуется также знание политических и социально-политических проблем современности, экономического развития и культурных достижений страны, которую они представляют, и страны, где проводится выставка. Особенно это важно для участников всемирных выставок «ЭКСПО». При этом в публичных дискуссиях, возникающих на сопровождающих выставку мероприятиях, пресс-конференциях или даже на стенде, важно сохранять ясность и гибкость мышления, уметь сдерживать свои эмоции в острополемической или критической ситуации.
Для выполнения целого ряда работ на стенде может быть привлечен местный вспомогательный персонал (рабочие для монтажа и разборки стенда, помощники на кухне и при приеме гостей, переводчики).
К персоналу стенда, сформированному в зависимости от величины предприятия, относятся:
— представитель предприятия (член правления, исполнительный директор или другое ответственное лицо, уполномоченное руководством предприятия);
— руководство стенда (отвечает за работу стенда);
— стендисты (специалисты, работающие на стенде);
— технический персонал (консультации, демонстрация товаров);
— референты по странам (в случае проведения переговоров об экспорте);
— переводчик;
— ответственный за работу с прессой;
— специалист, отвечающий за справочно-информационную службу стенда;
— обслуживающий персонал (прием гостей, сервис, охрана, уборка).
Это возможный круг специалистов, обеспечивающих работу стенда. Подобные коллективы формировались ранее для участия страны в крупных международных выставках. Постепенно необходимость формирования снова осознается российскими фирмами-экспонентами, стремящимися выйти на международный рынок.
Мотивация и обучение персонала. Каждый член выставочной команды должен быть готов к тому, чтобы во время работы выставки показать себя наилучшим образом. От этого зависит мнение о предприятии как едином целом. Следует подчеркнуть, что работа на выставке — отнюдь не поощрение, а напряженный труд, к которому сотрудники должны быть наилучшим образом подготовлены. Чем более объемной информацией о целях участия в выставке располагает коллектив стенда, чем яснее определены задачи каждого, тем лучше персонал сможет соответствовать предъявляемым к нему требованиям.
Определяющее условие в разработке штатной численности сотрудников — требуемое количество стендистов. В российском лексиконе укоренилось понятие стендиста как лица, работающего на стенде. Как правило, это работник или специалист предприятия, откомандированный на выставку и выступающий как член коллектива, выполняющий определенные обязанности на стенде, в первую очередь, работающий с клиентами и посетителями.
По мнению авторов, при определении этого количества необходимо исходить из целевой задачи участия в выставке — сохранение старых и приобретение новых клиентов, и учитывать:
— число ожидаемых посетителей, в том числе целевых, плотность потока и активность посетителей;
— время работы стенда или раздела;
— количество экспонатов на стенде или в разделе;