• общая информация для участников;
• строительство и дизайн выставочных стендов;
• дополнительное оборудование;
• подключение электроэнергии, телефона, другие технические услуги;
• охрана и уборка павильона;
• страхование;
• транспортировка грузов;
• таможенные услуги;
• услуги флориста;
• размещение в гостинице;
• трансфер;
• экскурсионное обслуживание;
• вызов такси;
• обменный пункт/банк;
• химчистка;
• парикмахерская;
• почта, телеграф;
• врач выставки;
• аптека;
• общественный транспорт;
• транспорт выставки;
• скорая помощь;
• пожарная служба и др.
Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва
При отсутствии той или иной услуги непосредственно в павильоне можно дать координаты ближайшего учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская, телеграф) — главное, чтобы посетитель или экспонент имел достоверную информацию.
Информационную прозрачность для посетителей и экспонентов обеспечивают также экспозиционные планы с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно такие планы включаются в общий путеводитель по выставке. Целесообразно указать на плане офис дирекции, бухгалтерии, информационный центр, пресс-центр, бизнес-центр, конференц-залы, рестораны/кафе, гардероб, парковки, туалеты, медпункт, склад, сувенирные киоски и т. д.
Для обеспечения ряда услуг на площадке целесообразно создание представительских офисов сервис-компаний. Это касается тех услуг, где необходимо непосредственное общение с клиентами: строительство и дизайн стендов, экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание (размещение в гостиницах, трансфер, организация экскурсий), юридические консультации, медпункт, фотоуслуги.
Важнейшие для жизнеобеспечения выставки услуги оказывает бизнес-центр выставки: ксерокопирование, телефонная и факсимильная связь, ламинирование, доступ в Интернет, работа на PC, вывод файлов на печать, передача сообщений, аренда аудиовизуальной аппаратуры.
В информационном центре выставки посетитель должен иметь возможность получить следующие услуги и консультации:
• информация обо всех видах услуг для экспонентов и посетителей;
• поиск компаний по товарным группам и по алфавитному списку;
• консультации по мероприятиям деловой программы;
• продажа каталогов, рекламной и сувенирной продукции выставки.
4. Таможенное оформление выставочных грузов и транспортно-экспедиторское обслуживание
Среди технических услуг, оказываемых организатором выставки экспонентам, в обязательном порядке присутствует таможенное оформление ввозимых из-за рубежа на период выставки грузов, а также транспортно-экспедиторское обслуживание. Для оказания этих услуг обычно приглашается специализированная компания.
Для прохождения таможенных процедур, необходимых для временного ввоза выставочных экспонатов, необходимо оформить ряд документов, перечень которых предоставят в компании. Некоторые товары для таможенного оформления требуют получения разрешения или согласования с государственными таможенными органами. Это товары двойного применения, оружие и боеприпасы, медикаменты и медицинские изделия, товары растительного и животного происхождения, радиочастотные товары, культурные и художественные ценности, изделия из драгоценных металлов и т. д. Рекламная продукция (сувениры, каталоги, пр.), предназначенная для раздачи или дарения во время выставки, оформляется в режиме окончательного ввоза.
Участнику выставки могут быть предложены также услуги по ответственному хранению выставочных экспонатов, их доставке на стенд и со стенда, погрузочно-разгрузочные работы с использованием специальной техники.
5. Организация процесса регистрации посетителей
5.1. Назначение и виды регистрации
Одной из наиболее актуальных и значимых административных услуг в рамках выставочного мероприятия, проводимого в формате b2b, является организация регистрации его посетителей.
Основными целями регистрации являются следующие:
• формирование базы данных специалистов, пришедших на мероприятие, и последующая рассылка по ним бесплатных приглашений;
• организации более прозрачного и удобного пропускного режима прохождения в различные залы выставочного мероприятия (за счет наличия именных пропусков-бейджей);