Другим вариантом предварительной электронной регистрации является вариант, при котором вся полученная информация вносится в базу данных до начала работы выставки, а бейджи распечатываются на самой выставке, по мере прихода соответствующих посетителей. В данному случае, посетитель/участник выставки, подойдя к оператору ввода данных, называет свои ФИО, оператор с помощью ускоренного поиска находит необходимую запись в базе данных, после чего распечатывает бейдж. Вся процедура регистрации одного посетителя при этом занимает не более 10 секунд.
В рамках крупных выставочных мероприятий, нередко выстраивается отдельная зона экспресс-регистрации для посетителей, прошедших предварительную регистрацию на Интернет-сайте мероприятия. В этом случае мы имеем дело с Интернет-регистрацией. В качестве подтверждения такой регистрации, посетитель может получить электронное письмо с уведомлением, содержащим уникальный номер или штрих-код. Предъявление данного письма, как правило, и является основанием для выдачи посетителю бейджа и его последующего пропуска на мероприятие. Использование Интернет-регистрации является прогрессивной формой, экономящей время посетителя и финансовые средства организатора.
Интернет-бейдж
Услуга получения Интернет-бейджа сравнительно нова на российском выставочном рынке, хотя позволяет значительно облегчить работу регистрационных служб выставки. Уже несколько лет Форум «Технологии безопасности», как и многие западные выставки, предоставляет такую услугу посетителям. Акция «Каждому специалисту — бейдж на Форум «Технологии безопасности» начинается за три месяца до начала Форума и проводится совместно с отраслевым порталом Sec.Ru, партнером Форума.
Персональный Интернет-бейдж является полноценным аналогом обычного бейджа посетителя-специалиста. Заполнив анкете на сайте Sec.Ru и распечатав бейдж, на стойке экспресс-регистрации посетителю достаточно получить ленту и кармашек для бейджа. Эта процедура позволяет избежать очередей при регистрации и значительно сократить время регистрации во время работы выставки. Так, в 2006 г. посетители получили около 3700 Интернет-бейджей для специалистов, что составляет около 20 % от общего количества посетителей Форума.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
При организации регистрации безучастия операторов, посетители сами заполняют регистрационную форму, вводя всю необходимую информацию о себе в компьютеры, установленные на зоне регистрации. Если процесс автоматизирован полностью, то посетители могут также самостоятельно распечатать себе бейдж. В иных случаях, после заполнения регистрационной формы и нажатия кнопки «готово», зарегистрировавшийся должен подойти к оператору печати и получить свой бейдж у него. В настоящий момент в России такая форма регистрации используется очень редко из-за необходимости организации антивандальных регистрационных терминалов, недостатка площадей в регистрационных зонах, а также недостаточном уровне общей и технической культуры населения.
Бейдж: бумага или пластик?
Для изготовления бейджей, как правило, используется два типа материалов: бумага и пластик. Бумага дешевле пластика, однако бумажный бейдж необходимо вкладывать в специальный карман, что приводит к увеличению итоговых затрат. К несомненным преимуществам бумажного бейджа можно отнести его размер, который может быть любым, в отличие от пластика, имеющего стандартный размер.
Пластиковые бейджи посетители хранят, как правило, дольше. Для усиления степени «обращаемости» к такому бейджу на его обратной стороне может быть напечатан календарик или план выставок на год. После завершения выставки пластиковый бейдж можно использовать в качестве дисконтной карты. В этом случае рекламодатель получает суперцелевую аудиторию (всех посетителей выставки по определенной тематике), которой через некоторое время можно будет выслать рекламный пул — открытку, буклет и т. д., ведь адреса всех зарегистрированных посетителей известны.
С помощью пластикового бейджа можно организовать ряд дополнительных услуг по его персонификации, таких как кодирование магнитной полосы, нанесение пин-кода, штрих-кода, стираемого слоя (для проведения лотерей) и т. д.