Початок — це вже половина справи.
Але перед тим, як ви цього досягнете, вам слід виробити звичку нічого не тримати в голові. Однак зробити це, як ми вже переконалися, неможливо, просто керуючи часом, інформацією чи пріоритетами. Тим паче, що:
• ви не можете керувати собою протягом п’яти хвилин, а на шостій це припинити;
• ви не можете опрацьовувати надмір інформації, інакше ви збожеволієте, щойно зайдете до бібліотеки або потрапите вперше до інтернету;
• ви не керуєте пріоритетами — вони у вас є.
Натомість керувати всіма справами означає керувати своїми діями.
Те, як ви керуєте власними часом, інформацією, тілом, увагою згідно з вашими пріоритетами, — ось справжні завдання, на яких маєте зосередити обмежені ресурси. Суттєва проблема — це вибір правильного рішення стосовно того, чим саме займатися в кожен момент часу. Керувати діями — це і є справжнє завдання.
Це здається очевидним. Та ви здивуєтесь, коли довідаєтеся, скільки подальших кроків для скількох проектів залишаються невизначеними для більшості людей. Керувати діями, які ви не визначили чи стосовно яких не ухвалили рішення, надзвичайно складно. Людей зусібіч оточують десятки завдань, але вони не знають, які саме ці завдання. Поширена скарга «У мене бракує часу на...» (вставте потрібне) зрозуміла, оскільки багато проектів здаються гнітючими — вони і справді пригнічують, адже проект неможливо реалізувати!. Ви можете лише виконувати дії, пов’язані з ним. Багато дій потребують усього хвилини чи двох, щоб зрушити справу з місця.
Навчаючи і тренуючи тисячі людей, я з’ясував, що брак часу не є для них головною проблемою (хоча вони можуть вважати саме так); справжня проблема — це відсутність чіткості стосовно проекту і визначення пов’язаних з ним наступних кроків. Прояснення аспектів справи на початку, щойно вона з’явилася на обрії, а не згодом, коли вона вже переросла в проблему, уможливлює отримання переваг від керування діями.
Справи рідко стоять на місці через брак часу. Вони застрягають, оскільки не було вирішено, що саме і коли робити.
Упорядкування справ потребує визначення двох основних компонентів: 1) що означає завершення справи (результат); 2) яким є процес її виконання (дія). І більшість людей не усвідомлює цього, беручись до розв’язання завдань, які стоять перед ними.
З роками я виявив практичну цінність роботи над удосконаленням персональної продуктивності знизу вгору, починаючи з найнижчого рівня поточних справ і зобов’язань. Здавалося б, найприйнятніше працювати згори донизу, спершу розкриваючи персональні та організаційні мету і бачення, відтак визначаючи важливі завдання й насамкінець зосереджуючись на деталях виконання. Проте проблема в тому, що більшість людей настільки заклопотані щоденною рутиною, що їхня здатність уважно зосереджуватися на ширших горизонтах вельми низька. Отож підхід знизу вгору зазвичай ефективніший. Якщо водночас тримати під контролем те, що лежить перед вами на столі та поглинає вашу свідомість, і застосовувати практики, яким ви довіряєте, це допоможе вам не збиватися зі шляху й уможливить розширення світобачення. З’явиться наснажуюча, творча енергія, яка переведе ваш фокус на нові висоти, і зросте впевненість у тому, що ви з усім впораєтеся. Люди, які ревно беруться до роботи і втілюють цей процес, миттєво відчувають свободу, полегкість і наснагу.
Самого бачення замало, воно має поєднуватися з діяльністю. Недостатньо просто дивитися на щаблі, ними необхідно підніматися.
Ви будете краще підготовлені до зосередженого обмірковування, якщо інструменти для втілення результативних дій стануть незмінною частиною вашого робочого стилю. Існують більш значущі речі для обдумування, ніж ті, що на вашому столі, але якщо на цьому рівні ви керуєте справами не так ефективно, як могли би, робота нагадуватиме плавання в лантуху.
Багато керівників, з якими я працював цілий день, щоб розібрати завали їхніх рутинних справ, увечері продукували безліч ідей і бачень щодо своєї компанії та майбутнього життя.
Ви маєте контролювати зобов’язання, проекти та дії у два способи — горизонтально та вертикально. Горизонтальний контроль передбачає підтримання узгодженості між усіма справами, над якими працюєте. Уявіть, що свідомість постійно сканує ваше оточення, як поліційний радар. Вона може спинитися на будь-якій справі з тисяч тих, що потребують уваги протягом доби: аптека, хлопець вашої доньки, робоча нарада, тітка Марта, вхідне повідомлення, стратегічний план, обід, зів’яла орхідея на підвіконні офісу, невдоволений покупець, неначищене взуття. Ви маєте купити марки, з’ясувати, як бути із завтрашньою презентацією, покласти певну суму на депозит, зарезервувати готель, скасувати зустріч і подивитися ввечері кіно. Обсяг справ, про які ви думаєте і над якими працюєте протягом дня, напевно здивує вас. Потрібна надійна система, яка стежитиме за максимально можливою кількістю речей, даватиме необхідну інформацію про них, уможливить легко та швидко переводити увагу з однієї справи на іншу.
На противагу горизонтальному вертикальний фокус передбачає обдумування, виконання та координацію окремих тем і проектів. Наприклад, ваш внутрішній «поліційний радар» спинився на відпустці, про яку йшлося вдома за вечерею, — куди й коли поїхати, чим там зайнятися, як підготуватися до мандрівки тощо. Або вам з керівником потрібно ухвалити рішення щодо реорганізації структурних підрозділів компанії, яку плануєте запустити. Чи вам необхідно пригадати всі нюанси справи з покупцем, якому зібралися зателефонувати. Це «проектне планування» в широкому сенсі. Воно зосереджується на окремому питанні, ситуації чи людині й показує, які ідеї, деталі, пріоритети та порядок дій потрібні щодо їх опрацювання на даний момент.
Мета вертикального та горизонтального керування однакова: звільнити ваш мозок від справ і завершити їх. Ефективне керування діями дає вам відчуття комфорту і контролю в усіх сферах роботи й життя. Належне ж фокусування на проекті прояснює його бачення разом з усіма особливостями й нюансами.
Якщо ви тримаєте все в мозку, не існує способу досягти розслабленого контролю, про який я пишу. Ви побачите, що окремі риси поведінки, описані в цій книжці, вам уже притаманні. Але велика відмінність між моїми діями та діями інших полягає в тому, що я охоплюю та організовую сто відсотків справ за допомогою об’єктивних інструментів у руках, а не в голові. І це стосується всього — значущого чи дрібного, особистого чи фахового, термінового чи ні. Всього.[8]
Існує обернено пропорційна залежність між тим, скільки часу ви думаєте про справу, і тим, наскільки швидко вона просувається.
Я певен, що з вами вже таке траплялося: дійшовши до певного етапу в проекті чи в житті, ви сідали і складали список. Як наслідок — відчували, що дещо більше зосереджені й тримаєте ситуацію під контролем. Якщо так, то ви розумієте, про що я кажу. Зовні у вашому світі нічого не відбувалося, та все ж ви почувалися краще. А істотно змінювалося те, у який спосіб ви взаємодіяли зі світом. Так завжди трапляється, коли ви більше не тримаєте потенційно значущі речі в голові. Проте більшість людей вдається до складання списків лише тоді, коли негаразди стають нестерпними і змушують щось чинити. Але зазвичай вони вносять до переліку лише ті конкретні питання, які наразі їх турбують. Та якщо ви діятимете так з усіма аспектами ваших поточних справ на роботі та в житті, причому повсякчас (а не лише, коли «припече»), ви керуватимете всім у стилі «свідомість, як вода». З мого досвіду випливає: цей процес завжди розширює життєві перспективи та поліпшує враження. Навіщо чекати?
8
Не всього, якщо бути точним. Більшість часу мій мозок просто спостерігає, помічає і думає про речі, ретельно обмірковуючи їх. Я не записую тисячі думок, які з’являються щодня. Майже всі з них повноцінні самі по собі. Вони залишають незакриті питання у моїй свідомості — ресторан, про який я прочитав і, можливо, забажаю відвідати, думка стосовно нового змісту цієї книги, щось, що волів би зробити для дружини, питання до мого бухгалтера, необхідне придбання в крамниці інструментів тощо.