Інші ж накопичили багато справ, але не (2) з’ясували чітко, що ці справи собою являють і до яких дій вдаватися стосовно них, якщо це необхідно. Повсюдно розкидані непродумані списки, нагадування про зустрічі, нечіткі переліки завдань на папірцях для нотаток висять на холодильнику або моніторі, записи у програмі для планування на цифровому пристрої — все це недопрацьоване і лише посилює тиск на свідомість. Такі списки радше додають стресу, ніж полегшують життя.
Третя категорія моїх клієнтів ухвалює добрі рішення в певний момент, але згодом їхня цінність втрачається, оскільки люди не (3) організували результати ефективно. Вони визначилися: потрібно про щось поговорити з керівником, але згадка про це лежить десь у глухому закапелку їхнього мозку, і вони не можуть нею скористатися.
Спитайте себе: «Коли, що і в якій формі я маю переглянути, щоб викинути це з голови?» Ви будуєте систему, аби вона функціонувала, а не просто існувала.
Четверта група працівників створила надійні системи, але вона не (4) обдумує їх складові послідовно для підтримання їхньої функціональності. Можливо, у них є списки, плани, різноманітні контрольні переліки завдань (створені на основі збирання, з’ясування та організації), але вони рідко зазирають до них. Багато людей не заглядають у власні календарі наперед, щоб не проґавити події і неминучі дедлайни. Тож вони стають незмінними жертвами божевілля в останню хвилину.
І наостанок: якщо якийсь із попередніх пунктів виконано недосконало, неможливо обрати правильне рішення стосовно того, яким чином (5) діяти далі. Люди вирішують, як діяти і чому віддати перевагу, спираючись на найсвіжішу інформацію і сподіваючись, замість того, щоб бути упевненим. Їх постійно непокоїть думка, що вони не працюють над тим, над чим слід було б, що в них «немає часу» на важливі завдання, і, як наслідок, вони не досягають продуктивності без стресу.
Потрібно добре розуміти динаміку цих п’яти кроків, вдаватися до випробуваних технік й інструментів, щоб усе працювало на оптимальному рівні. Я дійшов висновку, що вельми важливим є розподіл цих етапів упродовж дня. Є час, коли я волію лише збирати вхідну інформацію, але не вирішувати, що з нею чинити надалі. Іншим разом мені хочеться лише опрацювати записи після зустрічі. Або я щойно повернувся з подорожі й мені потрібно класифікувати та організувати все, що зібрав і виконав у дорозі. А трапляються хвилини, коли я волію переглянути весь арсенал моєї роботи або певну її частину. І, звісно, багато часу йде на виконання того, що потрібно зробити.
Однією з суттєвих причин, яка завадить людям досягти успіху в організованості, є їхнє намагання виконати всі п’ять кроків одночасно. Здебільшого вони складають перелік і намагаються впорядкувати «найважливіші справи» за пріоритетами та послідовнісю виконання, але не визначають, до яких конкретних дій вдатися. Однак якщо ви не вирішили, як бути з днем народження помічника, оскільки це «наразі неважливо», таке відкрите питання поглинатиме енергію і завадить цілковито зосередитися на справді важливих речах.
Цей розділ детально описує всі п’ять кроків. А в розділах 4-8 подано покрокову програму впровадження чіткої системи дій для кожного етапу з багатьма прикладами та найкращими вправами.
Процес збирання
Важливо знати, які дані і як потрібно збирати, аби згодом опрацьовувати їх максимально ефективно. Щоб ваш мозок не намагався схопити все, вам необхідно знати, що ви зібрали справді все стосовно виконання справи чи хоча б те, що допоможе ухвалити рішення стосовно неї, і найближчим часом ви ці дані переглянете та опрацюєте.
Щоб не дати вислизнути жодній справі, вам слід записати чи позначити в інший спосіб усі речі, які ви вважаєте незавершеними, — будь-що особисте чи по роботі, значуще чи дрібне, термінове чи ні. Все, що, на вашу думку, має змінитися, або стосовно чого ви відчуваєте внутрішнє зобов’язання.
Багато справ накопичуються для вас саме зараз, коли ви читаєте цю книжку. Надходить пошта в різні скриньки — фізичні та віртуальні. Доправляють посилки та листи додому. Реальні завдання кладуть у теку на вашому столі в офісі, а цифрові ґаджети наповнюються електронними листами, повідомленнями та голосовою поштою. Водночас ви збираєте різні питання у вашій голові, ті, які вже давно потребують вирішення. Хоча вони не мозолять очі, як електронна пошта, все одно потребують уваги — питання слід закрити, щось необхідно зробити. Стратегічні ідеї, що припадають пилом у записнику, нефункціонуючі ґаджети в шухлядах стола, які треба викинути або полагодити, старі журнали на полиці — все це підпадає під категорію таких справ.
Щойно ви почепили на питання ярлик «потрібно виконати», воно стає незакритим. Якщо ви не вирішили, робити щось чи ні, це теж незавершена справа. Сюди входять усі ваші наміри щось виконати, які досі не здійснено. І також сюди належать усі справи, які ви відклали або ще виконуєте, разом з питаннями, щодо яких ви зробили все заплановане, але не усвідомили, що вони вже закриті.
Невиконане завдання залишається невиконаним у двох місцях — там, де воно реально перебуває, і у вашій голові. Невиконані завдання в голові відбирають енергію вашої уваги, гризучи при цьому ваше сумління.
Щоб належним чином керувати такими відкритими питаннями, вам потрібно збирати їх у «контейнери», де вони зберігатимуться у стані очікування, доки ви не вирішите, які це питання і як необхідно (якщо необхідно) з ними чинити. Такі контейнери потребують регулярного перегляду та відсіювання вже непотрібного, щоб вони могли функціонувати як засіб для збирання.
Здебільшого все потенційно значуще для вас уже збирається. Якщо такі речі не скеровувати до зовнішньої надійної системи, вони осядуть пластами у вашій голові. Той факт, що завдання не лежить у лотку на столі, не означає, що його не існує. Але ви маєте бути впевненим, що все потрібне вам накопичується не у вашому мозку.
Існують декілька видів інструментів, високо- і низькотехнологічних, які можна використовувати для фіксування ваших незавершених справ. Усе перелічене далі може слугувати своєрідним лотком для збирання власних ідей та інформації із зовнішніх джерел:
• лотки для паперів;
• паперові носії для нотаток;
• цифрові/аудіо носії для нотаток;
• електронна пошта.
Стандартний пластиковий, дерев’яний, шкіряний чи дротяний лоток роками був найпоширенішим інструментом для накопичення речей, які потребують певного виду опрацювання: пошта, журнали, нотатки для зустрічей, корпоративні звіти, квитки, чеки, флешки, візитівки — навіть ліхтарики з відпрацьованими батарейками!
Блокноти з відривними аркушами та на пружині, блоки папірців усіх форм і розмірів чудово годяться для записування раптових ідей, вхідної інформації, завдань до виконання тощо. Все, що відповідає вашому смаку і вміщується в сумці чи кишені.
Комп’ютери, планшети, смартфони та інші види мобільних цифрових девайсів можуть використовуватися для збирання нотаток з метою їх подальшого опрацювання, тимчасово зберігаючи записи про речі, що потребують нагадування.
Якщо ви маєте зв’язок зі світом засобами електронної пошти, на ваших пристроях має бути місце для зберігання повідомлень і файлів, доки ви їх не проглянете, прочитаєте та опрацюєте.