Еволюція у цифровому світі неймовірно спростила можливість автоматично об’єднувати всі канали збереження інформації. Нотатки, записані на папері та дошках, можна сфотографувати, розпізнати і «залити» в програму для зберігання. Записане голосове повідомлення можна розшифрувати і роздрукувати. Ідею можна сформулювати і надіслати в електронному листі з мобільного пристрою.
Всі описані високо- чи низькотехнологічні інструменти та функції працюють подібно до лотків, збираючи потенційно важливу інформацію, завдання, ідеї, угоди.
На жаль, лоток сам по собі не функціонуватиме. Багато людей мають найрізноманітніші інструменти для збирання, але вони не контрольовані або використовуються не вповні. Розгляньмо три вимоги, необхідні для того, щоб етап збирання працював.
Якщо ви досі намагаєтеся втримати всі справи в голові, у вас не буде мотивації використовувати та вчасно чистити ваші лотки. Здебільшого люди байдужі до цих інструментів, оскільки, на їхню думку, вони не є цілісною системою; чимало працівників тримають неповний список справ у лотку і такий самий неповний перелік — у голові, тому не отримують справжньої користі від жодного з них. Це як грати у пінбол на автоматі з великими дірками: м’ячі постійно туди залітають, отож немає мотивації продовжувати гру.
Очищуйте мозок. Ця процедура для нього корисніша, ніж для шлунка.
Зберігайте все або в голові, або поза її межами. Інакше ви не матимете ні до чого довіри.
Ці інструменти для збирання мають стати частиною вашого життя.
Тримайте їх напоготові, щоб ви могли записати цінну думку, де б ви не були. Думайте про них як про щось незамінне, як про зубну щітку, водійське посвідчення чи окуляри. Впевненість, що нічого потенційно важливого не втратиться, звільнить простір для з’яви багатьох нових ідей.
У вас має бути стільки лотків, скільки вам потрібно, але не більше тієї кількості, якою ви зможете керувати. Ця функція повинна бути доступною завжди, оскільки речі, які ви захочете зібрати, можуть з’являтися будь-де. Та якщо у вас буде забагато місць для збирання, ви не зможете опрацьовувати їх легко та послідовно.
Надлишок кошиків для накопичення інформації може легко виникнути в обох сферах — високо- і низькотехнологічних. Люди, які користуються паперовими нотатками, можуть реально їх упорядкувати. Такі записки слід розподіляти та опрацьовувати, щоб вони не залягали стосами в шухлядах і блокнотах. Паперові матеріали варто складати у спеціальні лотки, уникаючи їх нагромадження по всіх кутках. Якщо говорити про технологічний бік, то кількість джерел, звідки можуть надходити дані, надміру зросла з появою соціальних мереж, численних цифрових пристроїв і всюдисущої електронної пошти. Сьогодні в людей зазвичай більше однієї електронної поштової скриньки, акаунти в різних соціальних мережах і декілька мобільних ґаджетів. Парадоксально, але тенденція збирати інформацію про запас і кількість людей, стурбованих цим, зростають з цифровою революцією, яка модернізувала наше життя.
Приймайте всю вхідну інформацію обмеженою кількістю каналів, щоби згодом легко її переглядати й оцінювати.
Роль стандартних інструментів і процедур для збирання ідей і даних дедалі посилюватиметься в міру того, як ускладняться ваші життя і робота. Із просуванням у кар’єрі ви помітите, що найкращі ідеї щодо роботи не виникають у вас на роботі. Здатність опановувати свої розумові процеси разом з надійними засобами для збирання інформації і завдань, що завжди у вас під рукою, — ключова умова для успіху в житті.
Останній чинник для успішного збирання є очевидним: якщо ви не розбираєте і не опрацьовуєте речі, які накопичилися, ваші інструменти слугують вам лише місцем зберігання аморфного матеріалу. Зменшення вмісту не означає, що ви маєте покінчити з ним одразу; ви повинні вирішити конкретно, що це таке і як слід з ним діяти, а якщо справу не завершено, ввести її до вашої системи. Але з контейнера потрібно її вийняти. Не залишайте її там і не повертайте туди! Переповнені лотки схожі на сміттєві баки і поштові скриньки, які ніхто не розвантажує, — купуються лише нові й нові для зберігання вмісту, що постійно зростає.
Блокування плину будь-чого підриває можливість бути присутнім, свіжим і творчим у цій сфері.
Для вчасного очищення лотка із вхідною інформацією має добре працювати інтегрована система керування життям. Надмір справ нагромаджується в лотках (реальних і цифрових), оскільки немає ефективної системи їх очищення. Завжди простіше залишити речі на місці та не чіпати їх, якщо ви знаєте, що з ними потрібно щось зробити, але не можете це виконати наразі. Лотки для паперів і папка «Вхідні» в електронній пошті — це найкраще, на що дехто здатний з метою організації — принаймні вони знають, що десь там є нагадування, що треба виконати. На жаль, така рятувальна сітка порветься, коли купи паперів завалять все довкола, а вхідної пошти стане так багато, що її не вмістить екран.
Коли ви оволодієте двома наступними кроками і знатимете, як швидко й легко обробляти та організовувати вхідну інформацію і незавершені питання, ваш лоток знову виконуватиме первісні функції. Далі ви довідаєтеся, як очищувати лотки та папку вхідної пошти, не виконуючи завдань негайно.
Процес з’ясування
Мабуть, найважливішим уроком, який я дав усім тим, кому викладав свою систему, стало навчання їх покроковому обдумуванню, як спустошувати їхні контейнери. Коли ми з головою великого департаменту всесвітньої корпорації завершили опрацювання всіх її відкритих питань, вона зізналася, що хоча завдяки календарю завжди знала, на яку зустріч йти, однак не відчувала такого ж полегшення стосовно багатьох інших аспектів її роботи, які ми щойно з нею з’ясували. Всі дії та інформацію, про яку вона потребувала нагадування, ми ідентифікували та впорядкували в надійну систему.
Краще помилятися, ніж вагатися.
Що ви маєте знати стосовно кожного електронного листа, повідомлення, нагадування, аркуша з нотатками після зустрічі або власної ідеї, що спала вам на думку? Це складова системи керування вхідною інформацією, яка формує основу персональної організації. Багато людей намагаються все організувати, але припускаються помилки, коли чинять це з купою незавершених справ. Ви не можете організувати все, що надходить вам, — лише зібрати й опрацювати. Натомість ви організовуєте дії, до яких слід вдатися, відштовхуючись від ухвалених щодо них рішень. Обидві фази — збирання й організація — показано у центральному стовбчику моделі дерева прийняття рішень (схема на с. 63).
Це не безглузде питання. Ми говорили про «всяку всячину» і кошики для збирання. Але ми ще не з’ясовували, що являє собою «всяка всячина» і що з нею робити. Приміром, з наших особистих організаційних систем вислизають неупорядковані утворення, що надходять від держави чи вашої компанії. Але чи маємо ми щось з ними чинити? І як реагувати на лист із відділу з питань роботи з персоналом щодо нової політики в певній сфері? Якось у клієнта я знайшов стоси повідомлень, які «заблукали» серед паперів у столі, бо він не приділяв і секунди уваги, щоб з’ясувати, про що в них ідеться. Ось чому важливим є наступне рішення.
На це питання існують дві відповіді: так і ні.
Дія не вимагається. Якщо відповідь заперечна, є три варіанти, як чинити далі.