Завдання, які визначаєте самі. Визначені вами завдання передбачають перегляд лотка з паперами на столі, електронних повідомлень, записів щодо зустрічей, покрокове осмислення нових проектів. Ви опрацьовуєте вхідну інформацію, приділяючи увагу справам, які потребують менше двох хвилин, викидаючи або зберігаючи численні документи (ще один варіант виконання роботи, яка щойно з’явилася). Вагома частина такої діяльності — це визначення завдань, які слід виконати згодом, їх ви додасте до своїх списків.
Коли визначитеся з усією роботою, можете бути впевнені, що переліки завдань повні. А контекст, достатні сили та час уможливлюють виконання ще однієї справи. Насамкінець потрібно з’ясувати природу ваших завдань, їхню мету та стандарти.
Ваш вибір має керуватися пріоритетами, але більшість моделей для їх визначення є не вельми надійними інструментами в умовах нашої реальної діяльності. Щоб чітко знати свої пріоритети, слід усвідомлювати, що являє собою ваша робота. А її варто розглядати з точки зору шести різних перспектив. Якщо підібрати відповідну аналогію, можна говорити про горизонт, або відстань сприйняття. Перебуваючи в будівлі, ми помічаємо різні речі з її різних поверхів.
• Горизонт 5: наміри та принципи.
• Горизонт 4: бачення.
• Горизонт 3: цілі.
• Горизонт 2: сфери відповідальності.
• Горизонт 1: поточні проекти.
• Земля: поточні дії.
Ми рухатимемося знизу вгору.
Земля: поточні дії. Це список зібраних докупи всіх дій, які необхідно виконати: телефонні розмови, відповіді на електронні листи, доручення, питання для обговорення з керівником або вашою другою половинкою. Ви напевне налічите більше сотні таких справ, якщо зупините світ просто зараз і не отримуватимете жодної інформації.
Горизонт 1: поточні проекти. Наразі перед вами від тридцяти до ста проектів, які обумовлюють усі ті дії, що потребують виконання. Це відносно короткочасні результати, яких ви прагнете досягти, такі, як налаштування нового домашнього комп’ютера, організація конференції з продажів, переїзд до нового офісу та відвідини стоматолога.
Горизонт 2: сфери відповідальності. Ви створюєте нові проекти та дії або беретеся за них з огляду на ваші ролі, інтереси та відповідальність. Це ключові сфери вашого життя і роботи, в рамках яких ви прагнете досягати результатів і дотримувати стандартів. Ваша робота може охоплювати приховані зобов’язання, такі як стратегічне планування, адміністративна підтримка, розвиток кадрів, дослідження ринку, обслуговування клієнтів або управління активами. І ваше особисте життя має стільки ж сфер, які потребують уваги: здоров’я, родина, фінанси, дім, духовність, відпочинок тощо. Це не ті справи, які слід завершити, а радше критерії збагачення нашого досвіду, підтримання балансу та стійкості в процесі фахової діяльності й у персональному світі. Укладання списків і перегляд цих зобов’язань створюють всеосяжну структуру для оцінки та перегляду проектів.
Завершуйте проекти, які ви почали, виконуйте взяті зобов’язання, живіть згідно з обіцянками — тоді стануть успішними ваші свідомі та підсвідомі наміри, що дасть відчуття завершеності, значущості та цілісності.
Горизонт 3: цілі. Те, чого ви прагнете досягти в різних площинах вашого життя та роботи впродовж одного-двох років, додає інший аспект до визначення вашої діяльності. Часто досягнення цілей у роботі зміщує акценти на нові сфери відповідальності. В особистому плані на цьому горизонті, можливо, є завдання, які ви бажали б виконати; це додало б ваги одним аспектам вашого життя і зменшило б значущість інших.
Горизонт 4: бачення. Якщо спрямувати погляд на три-п’ять років уперед, з’являються думки про глобальніші категорії: організаційні стратегії, тенденції оточення, зміни життєвих і кар’єрних обставин. До внутрішніх чинників належать прагнення та міркування щодо тривалої роботи, родини, фінансів і якості життя. Фактори зовнішнього світу охоплюють зміни, яких зазнають ваша робота та організація, такі, як технології, глобалізація, ринкові тенденції та конкуренція. Рішення на цьому рівні можуть легко вплинути на вашу діяльність у багатьох сенсах.
Горизонт 5: наміри та принципи. Це загальна картина. Чому існує ваша компанія? Чому існуєте ви?. Що насправді має для вас значення? Початковий намір будь-чого стає вирішальним для основної суті роботи, що є остаточним її визначенням. Усі наміри, концепції, завдання, проекти та дії походять від нього і ведуть до нього.
У вас немає часу на роздуми щохвилини і щодня. Ви потребуєте вже готової думки.
Така аналогія з горизонтами дещо довільна, і в реальному житті ваша зосередженість і пріоритети можуть не вповні відповідати певному рівню. Натомість вони дають практичний базис, який нагадує вам про багатошарову природу зобов’язань і завдань.
Звісно, потрібно зважити чимало чинників, перш ніж відчуєте, що обрали найкраще рішення стосовно того, що і коли робити. Традиційна зосередженість на довгострокових цілях і цінностях при визначенні пріоритетів не забезпечує практичної основи для більшості рішень і завдань, що стоять перед вами з дня у день. Керування плином робочого процесу на всіх його рівнях дає набагато цілісніший спосіб упорядковувати справи і при цьому почуватися спокійним і зосередженим.
У другій частині книги ви дізнаєтесь, як застосовувати ці моделі для ухвалення рішень і досягати успіху, якому сприятимуть найефективніші методи збирання, з’ясування, планування, організації та дії.
Розділ З
Творчий підхід до реалізації проектів: п’ять етапів планування
Головними інгредієнтами контролю без напруження є (1) чітко визначені результати (проекти) та першочергові дії, потрібні для наближення завершення роботи; (2) нагадування, вміщені в надійну систему, яка регулярно переглядається. Це я називаю горизонтальним фокусом. І хоча це може здатися доволі простим, але фактичне використання процесу може принести ґрунтовні результати.
Посилення вертикального фокусу
Горизонтальний фокус — це переважно все, що вам необхідно у більшості ситуацій. Але іноді вам потрібно бути більш ретельними та зосередженими, щоби тримати під контролем проект або ситуацію, знайти вирішення проблеми, чи мати впевненість, що правильно визначено всі подальші кроки. Ось де знадобиться вертикальний фокус. І якщо ви знаєте, як думати продуктивно у такий вертикальний спосіб і як поєднувати результати в особисту систему, це означає, що ви володієте другим набором сильних звичок, потрібних для розумової діяльності.
Слід думати про значущі справи, поки ви займаєтеся дрібними, тоді й дрібні справи рухатимуться у правильному напрямку.
Такий тип мислення не потрібно розвивати. Здебільшого воно відбувається неформально, я називаю це плануванням на звороті конверта — коли ви у буквальному сенсі пишете на зворотному боці конверта чи на серветці у кав’ярні, де з колегою обговорюєте порядок денний і план проведення презентації з продажів. З мого досвіду випливає: такий тип планування є найефективнішим, зважаючи на отриманий результат щодо затраченої енергії. Звісно, трапляються випадки, коли потрібно розробити більш формальну структуру чи план, щоб з’ясувати складові, наслідки та пріоритети. Детальніші плани знадобляться також для погодження складніших ситуацій — якщо окремим командам доведеться співпрацювати над різними частинами проекту, або необхідно накреслити бізнес-план, щоби запевнити інвестора у вашій компетентності. Та загалом для творчості вам цілком достатньо ручки й аркуша паперу.