Джеймс Фелловз — міжнародний кореспондент журналу The Atlantic, автор десяти книжок, остання з яких — «China Airborne». Уперше він писав про Девіда Аллена для згаданого часопису в статті 2004 року «Організуй своє життя!»
Вступ до доповненого та виправленого видання
Те, що лежить перед вами, є цілковито переписаним першим виданням книги «Як упорядкувати справи», що вийшло друком у 2001 році. Насправді я перенабрав рукопис від початку до кінця з метою перегляду мови та змісту, які могли бути неповними, застарілими або просто не годилися для того, щоби підтримувати книжку функціональною, як фундаментальний і «невмирущий» посібник, що був би корисним абсолютно всім, залишався доречним і придатним для XXI століття і навіть далі. Я волів також об’єднати найбільш значущі та цікаві речі, які бачив і яких навчився, для методики, запровадженої в книзі «Як упорядкувати справи», оскільки і в подальшому я пов’язаний з нею у найрізноманітніші способи відтоді, як вийшло перше видання. Зокрема, це моє глибоке розуміння її сили, витонченості та сфери застосування, а також те, як сприймали цю книгу в міру її розповсюдження світом.
По-новому оцінюючи цю працю, я виявив речі, що не потребували змін, — це її фундаментальні принципи та ключові техніки. Коли я створював нове видання, переглядаючи написане раніше, із вдячністю усвідомив, що принципи продуктивності без стресу, викладені мною, а також більшість найкращих способів їх застосування залишилися непохитними і будуть такими в осяжному майбутньому. Згідно з правилами для команди космічних дослідників, під час висадки на Юпітер у 2109 році, астронавти застосовуватимуть ті самі принципи контролю та зосередженості, які існують сьогодні. Вони так само потребуватимуть певного аналога «кошиків» (про це в книзі далі), щоби сприймати потенційно значущу вхідну інформацію, якої вони не очікуватимуть, обиратимуть, на чому фокусуватися протягом першої екскурсії. Ухвалення рішення про першочергову дію завжди буде вирішальним для успішного виконання будь-якого завдання, незалежно від його масштабу.
Оскільки від часу першого видання книги багато змінилося в тому, як ми живемо і працюємо, я вніс відповідні правки у базовий матеріал і тепер поділюся своїми думками стосовно того, що з’явилося нового та цікавого в цій сфері. Мої поради стосуватимуться як новачків у даній методиці, так і шанувальників GTD[1], які, можливо, прочитають це видання, щоб запозичити нове в її розвитку.
Що нового
Ось декілька основних пунктів з категорії «що нового», які вплинули на редагування книги.
Тривалий прояв закону Мура (потужність цифрових обчислень з часом експонентно зростає) разом із культурно розгалуженим поширенням цифрового світу в нашому щоденному житті постійно дивує, захоплює і приголомшує нас. Оскільки книга має справу передусім зі змістом і значенням тих речей, якими нам потрібно керувати, незалежно від того, як це проявляється чи організовується — у цифровому вигляді або на папері, — переваги технологій істотно не впливають на саму методику. Запит, надісланий електронкою, власне, означає те саме і має оброблятися так само, як прохання, висловлене до вас біля кавового автомата.
Проте дротовий/бездротовий світ одночасно і посилив, і послабив наші вміння застосовувати основні практики сприймання, організації та доступу до того, що справді має значення для нас. Нині в нас є можливість користуватися багатьма суперінструментами і додатками, які з’являються щоденно і справді значущі в нашому житті, однак надмір опцій може легко розвіяти весь наш продуктивний запал. Якщо повсякчас намагатися пізнавати й використовувати технології, що постійно розвиваються, це може спричиняти неабиякий тиск на правильне розуміння методології робочого процесу.
Отож я змістив мої попередні акценти з видів інструментів, які якнайліпше пасують до певних завдань, і визнав неминучість нашого нового цифрового та мобільного світу. Я також прибрав більшість посилань на специфічне програмне забезпечення, які містилися у першому виданні. Рівень інновацій у цій сфері означає, що будь-яка конкретна програма може легко стати застарілою, оновленою чи заміщеною іншою до того часу, як ви про неї прочитаєте. Я, власне, вийшов з цієї гонитви і пропоную загальну модель того, як можна оцінити корисність будь-якого інструменту.
У цьому виданні я сумнівався щодо того, скільки уваги приділяти паперовим інструментам і матеріалам (особливо для збирання, створення довідкових тек та зберігання), оскільки більшість представників молодого покоління дійшла висновку, що їм не потрібен папір узагалі. Ризикуючи виявитися старомодним, я вирішив не чіпати більшість інструкцій з першого видання, адже багато потенційних читачів нової версії по всьому світу хоча б зрідка вдаватимуться до паперових варіантів зберігання та поширення інформації. За іронією долі, серед багатьох, хто вважав себе людьми цифрових технологій, відроджується інтерес до використання паперових носіїв[2]. Час покаже, чи ми справді зможемо позбутися цього способу передачі інформації.
Немає нічого нового, важить лише те, як часто це відбувається.
Мене часто запитують, які нові поради може запропонувати GTD в умовах мобільного світу, що повсякчас є доступним для зв’язку.
Необхідність часто мати справу з великими обсягами потенційно значущих даних, можливо, й існувала в минулому лише для таких видатних особистостей, як Наполеон, коли він крокував Європою, або Бах, коли писав музику, чи навіть Енді Ворхол, коли вирішував, що малювати чи виставляти в галереї. Сьогодні цілий світ комп’ютерно грамотного населення сприймає дедалі більше нескінченної, потенційно «важливої» — чи хоча б відповідної — інформації. Легкість, з якою можна отримати доступ до неї за допомогою технологій, дає задоволення від нових можливостей і водночас несе загрозу через її обсяги, швидкість і мінливість. Якщо вас легко можна зацікавити звуками сирен неподалік або схвильованою розмовою на вечірці в протилежному кутку кімнати, тоді ви є потенційною жертвою персональних технологій, які безупинно і надміру вас відволікатимуть. Зрештою, чи буде ваш досвід позитивним або негативним, залежить насамперед від застосування правил, викладених у цій книжці.
Часто читачі цікавилися, чи можна процес GTD перенести в іншу культуру, і я завжди стверджував: «Звісно!». Основний меседж цієї книги настільки за своєю суттю відповідає людській природі, що поки не траплялося жодних культурних відмінностей, жодних розбіжностей через стать, вік або тип особистості в процесі застосування методики. Звісно, в кожного буде різне усвідомлення, для чого потрібна методика та якій меті вона слугуватиме. Але це радше залежить від місця в житті, природи роботи, зацікавленості в самовдосконаленні конкретної людини, ніж від якихось інших чинників. На практиці ви, ймовірно, матимете більше спільного з сотнями тисяч людей з усього світу в резонансі з системою GTD, аніж з вашим сусідом чи навіть двоюрідним братом Рафаелем!
Кожен, кому потрібно впоратися з більшою кількістю справ, аніж він здатний подужати в даний момент, зможе робити це простіше й більш вишукано, якщо триматиме все не лише в голові.
Від часу першої публікації книги поінформованість з меседжем «Як упорядкувати справи» поширилася по всьому світу. Перше видання перекладене понад тридцятьма мовами, а наша компанія заснувала франшизи в багатьох країнах для проведення тренінгів, ґрунтованих на змісті книги. Я був упевнений у міжкультурному зв’язку цієї методики, коли створював книгу, але подальші роки утвердили мою впевненість остаточно.
Початковим поштовхом до написання книги «Як упорядкувати справи» стала підготовка інструкції до методології, яку я сформулював, перевірив і застосовував здебільшого на корпоративних тренінгах у розвиненому світі. За прикладами, стилем, виглядом і відчуттям (на обкладинці я в краватці!) книга адресувалася головно управлінцям, керівникам і фахівцям високого рівня, які знають швидкий шлях до успіху. Я усвідомлював, що матеріал може бути так само цінним для домогосподарок, студентів, духівництва, митців, навіть пенсіонерів. Але на той час саме професіонали найбільше потребували такої допомоги, і я намагався дати її як засіб, щоб одночасно вдосконалити їхній розвиток і продуктивність і притім залишитися розсудливим. Вони були тією передовою гвардією, що мала справу із загрозливою навалою інформації та різкими і значущими змінами, яких зазнавав діловий світ, і володіла ресурсами для озброєної зустрічі з цими проблемами.
1
GTD (абревіатура Getting Things Done — Як упорядкувати справи) є популярним скороченням у світі для позначення методики, описаної в цій книжці. Пропоноване видання використовує його доволі часто. — Прим, авт.
2
Саме зараз, коли я пишу ці рядки, я перебираюся з Європи до США і намагаюся мінімізувати кількість речей, якими володію. Тож відсканував і перевів у електронний формат свій «файл-штурханець» (яким користувався протягом тридцяти років, його опис знайдете на с. 75). І вже декілька разів відчував роздратування, адже багато справ були б значно легшими, якби я зберіг паперову версію!