Мало хто може зосереджуватися на чомусь довше кількох хвилин, без допомоги предметної структури або інструменту. Оберіть великий проект, над яким ви зараз працюєте, і спробуйте думати лише про нього протягом тридцяти секунд. Тут доволі важко обійтися без ручки і паперу як «когнітивних артефактів» для фіксування ваших думок. З ними ви можете обдумувати проект годинами. Ось чому добрі ідеї народжуються, коли ви працюєте над електронним документом стосовно проекту, складаєте мапу думок у блокноті, малюєте на серветці чи просто сидите на зібранні, присвяченому проекту, у кімнаті, що зберігає контекст (дошка з гарними маркерами тут також допомагає).
Існує багато технік для полегшення мозкового штурму та мислення поза рамками. Можна так підсумувати основні принципи:
• Не судіть, не вибирайте, не оцінюйте, не критикуйте.
• Прагніть кількості, а не якості.
• Залиште аналіз та організаційні моменти на потім.
Не судіть, не вибирайте, не оцінюйте, не критикуйте. Вдаючись до моделі неприродного планування, дуже легко нагадати про своє існування в процесі мозкового штурму, змушуючи людей давати передчасні оцінки та критикувати ідеї. Якщо вам хоч трішки небайдуже, що думає критик, ви уважно стежитимете за процесом висловлення своїх думок, щоб говорити «правильні» речі. Моніторинг за тим, щоб мозковий штурм відбувався чітко за темою, може майже не відрізнятися від пригнічення творчого процесу. Важливо також ввести мозковий штурм до загального контексту в процесі планування, оскільки, якщо ви проводите його задля «галочки», він буде банальним і не відповідатиме окресленій меті. Якщо ж ви сприйматимете його як необхідний етап перед ухваленням остаточного рішення, то приділите мозковому штурму належну увагу.
Розмірковування про найгірше, що може трапитися у вашій ситуації, часом буває найліпшим способом генерування блискучих ідей для успішного її розв’язання.
Я не пропоную відкинути критичне мислення — на цьому етапі всі мають грати чесно. Слід неодмінно зазначати, в чому той чи той підхід може бути невдалим, якщо така вірогідність існує. Часто складні та критичні думки дають паростки найкращих ідей. Мудрість полягає в тому, щоб розрізняти різні види ідей і зберігати їх для подальшого використання у найбільш прийнятний спосіб. Головними критеріями мають бути залучення та розширення, а не тиск й обмеження.
Прагніть кількості, а не якості. Прагнення кількості ідей дає простір вашому мисленню. Часом ви розумієте, яка ідея є доброю, лише коли вона з’явиться. А іноді придатність ідеї чи її зародка з’ясується не одразу. Ви напевне відчували задоволення від наявності вибору, коли заходили до великого супермаркету. Те саме можна сказати і про обдумування проекту. Що більша кількість думок, з якими можна працювати, то кращим буде середовище для розробки різних варіантів і правильного їх відбору.
Залиште аналіз та організаційні моменти на потім. Аналіз, оцінка та організація думок не мають пригальмовувати творче, вільне мислення. На етапі мозкового штурму не варто віддавати кермо цій оціночній діяльності.
Створення списку також може бути творчим процесом; у такий спосіб можна обмірковувати, які люди ввійдуть до вашої команди, які вимоги у клієнта до програмного забезпечення, або ж з яких компонентів складатиметься бізнес-план. Продовжуйте збирати ідеї аж до наступного етапу, на якому слід відкинути зайве та зосередити увагу на чомусь одному.
Якщо ви ретельно записували все на етапі мозкового штурму, щоб очистити мозок, то відчуєте, що настав час для етапу організації. Як і казав мій учитель англійської в старшій школі, щойно всі ідеї з голови постануть перед очима, ви автоматично помітите взаємозв’язки між ними та своєрідну структуру. Це і є організацією проекту.
План проекту визначає найменші результати, які згодом ви природно сплануєте.
Процес організації зазвичай передбачає визначення складників і їхніх частин, послідовності подій та/або пріоритетів. Що і в якому порядку має відбуватися для досягнення остаточного результату? Який елемент є найважливішим для успішного завершення проекту?
Це той етап, коли ви можете вільно застосовувати різноманітні організаційні інструменти, від маркованого списку на звороті конверта до потужних програм з планування проектів. Коли проект потребує суттєвого предметного контролю, вам знадобиться схема з ієрархічним відображенням компонентів і їхніх складників та/або діаграма Ганта, де етапи роботи відображено на шкалі часу, із самостійними та залежними частинами і віхами щодо всього проекту.
Тут не закінчується креативне мислення, воно просто набуває іншої форми. Щойно ви відчуєте базову структуру, ваш мозок намагатиметься заповнити лакуни. Наприклад, визначивши три основні компоненти проекту і вишикувавши їх у ряд, ви зможете міркувати над четвертим і п’ятим.
Головні кроки тут такі:
• Визначення істотних моментів
• Класифікація їх за одним або більше критеріями:
- складники
- порядок
- пріоритети
• Деталізація до потрібного ступеня
Мені ніколи не траплялися два проекти з однаковою кількістю структурних одиниць та однаковою деталізацією, щоб не тримати все в голові та успішно просуватися до їх виконання. Проте майже для всіх проектів знадобиться та чи інша форма креативного мислення, відтак — черга розумової діяльності у руслі «Яким є план?»
Фінальна стадія планування починається з розподілу та перерозподілу фізичних ресурсів для виконання проекту. Настав час запитати: «Які першочергові дії?»
Як ми зазначали у попередньому розділі, такий тип ґрунтовного, пов’язаного з реальністю мислення у поєднанні з чітким уявленням бажаного результату — важливий компонент для визначення, якою є наша реальна робота. З мого досвіду: саме створення переліку нагальних проектів і постійне керування першочерговими діями для кожного з них становить 90 % проектного планування. Такий ґрунтовний підхід змусить вас бути чесними щодо всіх справ. Ви справді збираєтеся це робити? Хто відповідальний? Чи все добре продумали?
Отож у певний момент за умови, що проект потребує виконання, слід вирішити, якими будуть наступні кроки.[11] Відповідь на запитання стосовно вашої першої реальної дії, коли ще нічого не зроблено, перевірить зрілість вашого мислення щодо проекту. Якщо ж ви ще не готові відповісти, вам слід детальніше конкретизувати певний попередній рівень процесу природного планування.
• Окресліть першочергові дії для кожної з поточних «рухомих частин» проекту.
• Якщо потрібно, визначте наступну дію у процесі планування.
Активація окремих частин проекту. Проект вважається достатньо спланованим для реалізації тоді, коли на всіх його ділянках визначено першочергові завдання, які можна виконувати, не чекаючи, доки будуть готовими інші складники. Якщо проект має багато складників, для кожного з них слід визначити: «Чи є щось, що вже можна зараз виконувати?» Наприклад, ви можете координувати доповідачів на конференції та паралельно шукати потрібний сайт.
У деяких випадках спершу треба виконати один аспект, а решта залежатиме від його результату Тоді буде лише одна першочергова дія, яка стане поштовхом для всіх інших.
Необхідне додаткове планування? А що коли вам потрібне детальніше планування, щоб відчути, куди рухатися далі? Це все одно крок до дії. Що є першочерговим, якщо ви продовжуєте планувати? Ви накидаєте більше ідей на чернетці. Пишете електронного листа Ані Марії та Шонові, щоби дізнатися їхню думку. Просите помічника організувати нараду з планування з командою виконавців.
11
Ви можете також планувати проекти, які не потребують дій, і тоді вам не знадобляться першочергові кроки — наприклад, розробка дизайну будинку вашої мрії. Відсутність першочергових дій переводить проект у категорію «Колись/можливо», і це також добре.