Звичка визначати першочергові завдання стосовно проектів, незалежно від ситуації, є фундаментальною для вашого відчуття спокою та контролю.
Якщо наступну дію доручено комусь іншому... Якщо наступне завдання виконуєте не ви, вам все одно слід з’ясувати особу виконавця (це основний спосіб використання переліків подальших дій). Коли ж над проектом працює група, не обов’язково кожному знати, яка наступна дія в кожній з його частин. Часто потрібно просто розподілити відповідальність за частини проекту між певними людьми і зобов’язати їх визначати необхідні першочергові дії.
Розмова про подальші кроки зумовлює чіткість організації. Можуть з’являтися проблеми та деталі, коли хтось змусить усіх відчути складність розподілу ресурсів на фізичному рівні. Це проста практична дискусія для заохочення, але під час неї виявляють розбіжності у поглядах і слабкі сторони.
До якого ж рівня слід конкретизувати та деталізувати планування? Відповідь проста — доки проект не посяде своє місце у ваших думках.
Загалом ви думаєте про ті справи, в яких не визначено результату і потрібної дії (дій) і/або нагадування про які не збережено у надійний спосіб так, що ви зможете згодом їх відшукати. Можливо, ви не виявили на достатньому рівні всі деталі та не сформували загальне бачення, щоб покластися на ефективність вашого проекту.
Для більшості проектів (якщо розуміти під проектом результат, який потребує більше однієї дії) необхідно просто записати бажані результати та першочергові дії, щоб вони не обсідали ваші думки. Ви шукаєте нового біржового брокера? Зателефонуйте другові, щоб отримати рекомендацію. Потрібен новий принтер для дому? Пошукайте в інтернеті різні моделі та ціни на них. Припускаю, що таким чином вирішується 80 % проектів. Ви все одно будете ретельно планувати їх, але в голові, а достатньо лише визначити першочергові дії та виконувати їх, доки проблему не розв’язано.
Якщо проект не полишає ваших думок, він потребує вдумливішого перегляду.
Ще приблизно 15 % проектів можуть вимагати певного зовнішнього мозкового штурму — мапи думок або кількох нотаток у текстовому редакторі чи програмі для створення презентацій. Цього достатньо, щоби спланувати порядок денний зустрічі, відпустку чи промову в місцевій торговій палаті.
І ті 5 % проектів, що залишилися, потребуватимуть обдуманого застосування одного чи більше з п’яти етапів моделі природного планування. Ця модель пропонує практичну методику для справ, які зависли невиконаними, для їх розв’язання та продуктивної реалізації. Ви відчуваєте, що для певного вашого проекту потрібні чіткіші або активніші дії? У такому випадку запропонована модель може допомогти у досягненні значного прогресу.
Якщо ви потребуєте більшої ясності, перемкніть мислення на режим природного планування. Часто люди чимось зайняті (дія), але заплуталися і втратили чіткий орієнтир. Їм необхідно звіритися з планом або розробити новий (організація). Якщо брак чіткості відчувається на етапі планування, можливо, потрібен додатковий мозковий штурм для продукування актуальніших ідей і даних. Це може збільшити довіру до плану. Якщо спроба мозкового штурму загрузла у нечітких думках, слід зосередитися на баченні результату, переконавшись у тому, що ретикулярний фільтр у мозку налаштовано на зміну способу мислення. Якщо ж нечіткими є результат і загальна картина, вам потрібно повернутися до етапу аналізу: чому ви взялися за виконання цього завдання (мета).
Якщо вам бракує дії, слід рухатися моделлю донизу. Ви можете з ентузіазмом сприймати мету проекту, але не конкретизувати його результат у реальному світі. Звісно, нині управлінець стежить за вдосконаленням якості робочого процесу, але часто буває так, що він ще не уявив чіткої картини бажаного результату. Потрібно спрямувати думки на деталізацію загальної картини. Запитайте себе: «Яким буде результат?»
Якщо відповідь на це запитання сформульовано, але справа все одно застрягла, настав час з’ясувати три речі: як виконувати, деталі виконання та перспективи (мозковий штурм). До мене часто звертаються клієнти, яким дали відносно чітко сформульоване завдання, наприклад: «Впровадити нову систему оцінки ефективності», але вони не просуваються вперед, оскільки не витратили кілька хвилин, щоб запропонувати ідеї стосовно можливих результатів.
Якщо мозковий штурм «зависає» (а це часто трапляється для нічим не обмеженого мислення), слід ретельно все оцінити й ухвалити рішення щодо критично важливих очікуваних результатів (організація). Це той випадок, коли неформальна нарада з обміну думками, на якій було висловлено безліч ідей, закінчується без жодного рішення щодо подальшої реалізації проекту.
Якщо ж план є, але справи просуваються мляво, хтось має проаналізувати кожен складник проекту стосовно того, що робити далі та хто за це відповідає? Одна директорка, яка протягом багатьох місяців відповідала за організацію масштабної щорічної конференції, спитала мене, як уникнути безсонних ночей, що вже траплялося з її командою перед дедлайном. Я попросив її зазначити бажані результати для окремих складників цього проекту і спитав: «Над якими з них можна працювати вже зараз?» Таких складників виявилося близько шести, і ми визначили першочергові дії для кожного з них. Тож проект було запущено вчасно, щоб запобігти повторенню минулорічного хаосу в останні хвилини.
Вам не потрібно докладати жодних нових зусиль для підвищення продуктивності та зниження рівня стресу — просто застосовуйте поліпшений набір системних форм поведінки.
У двох попередніх розділах я показав основні моделі того, як залишатися максимально продуктивним і зберігати контроль за мінімальних зусиль на двох основних рівнях роботи і життя: дії, до яких ми вдаємося, і проекти, ЯКІ виконуємо і які є джерелом більшості з цих дій.
Основні правила залишаються такими самими: ретельно збирайте всі ваші відкриті питання, попередньо обдумуючи кожне з них, і керуйте результатами за допомогою засобів організації, регулярного перегляду та дій.
Для всіх ситуацій із різними рівнями зобов’язань процес природного планування допоможе вам дістатися звідси і до фіналу. Використання цієї моделі з її п’ятьма фазами часто перетворює роботу на легшу, швидшу та продуктивнішу.
Плани змушують вас поринути з головою у справи, але ви маєте знайти шлях до їх вирішення.
Ці моделі прості для розуміння та легкі у застосуванні. Використовуючи їх, ви досягнете вагомих успіхів. Вам не потрібно набувати жодних нових умінь — ви вже знаєте, як записувати завдання, чітко уявляти результати, визначати першочергові дії, систематизувати справи, переглядати їх та ухвалювати інтуїтивні рішення. Просто зараз ви здатні зосереджувати увагу на успішному розв’язанні проблем, влаштовувати мозковий штурм, організовувати ваші думки та здійснювати першочергові кроки.
Але просто знати все це ще недостатньо. Ви маєте можливість високопродуктивно працювати, тримати все під контролем і почуватися розслабленими, але ви ще не навчилися так жити. Тоді вам потрібен тренер, який проведе вас крок за кроком, поділиться досвідом, покаже відправні віхи та зручні прийоми на цьому шляху, аж доки не закріпиться ваш новий, продуктивний стиль роботи.
Це все ви знайдете у частині II.
Частина II
Продуктивність без стресу на практиці
Розділ 4
Організація робочого часу, простору та інструментів