У другій частині ми рухатимемося від поняттєвого базису та обмеженого застосування майстерності в робочому процесі до повномасштабного впровадження найвдаліших методик. Опановуючи цю програму, люди часто дізнаються про новий рівень розслабленості та контролю, якого вони ще не досягали, але для цього знадобляться покрокові методи. Я покажу вам логічний порядок дій, щоб ви могли якомога легше ввійти у справу й отримати якнайбільше користі від цих технік.
Цей розділ містить багато подробиць, тож вам важко буде їх усі опанувати та застосувати відразу після першого прочитання. Ви знайдете тут вичерпну інструкцію на випадок, якщо вирішите повномасштабно використовувати запропоновану модель, на що може знадобитися два повних дні без перерв. Коли ви почнете крокувати дорогою методики GTD, ви захочете звернутися до цієї інформації та порад ще не раз, аби випробувати їх на новому рівні.
Впровадження — цілковите чи нерегулярне — потребує хитрих прийомів
Якщо ви не впевнені, чи готові до повного використання цих методів, дозвольте запевнити вас, що часто люди беруть з цього матеріалу корисні прийоми. Іноді хороший прийом вартий того, щоби прочитати всю інформацію. Приміром, люди зізнавалися: найцінніше, про що вони довідалися з моїх семінарів, це правило двох хвилин. Такі хитрі прийоми призначені для тих із нас, хто не вельми розумний і не надто свідомий. Найпродуктивніші працівники, яких я знаю, це ті, хто використовує такі прийоми у житті повсякчас. Це також можна сказати і про мене. Наша свідома половина таким чином налаштовує нас на виконання завдань, на що підсвідома половина реагує майже автоматично, створюючи поведінку, яка сприяє продуктивним результатам. Завдяки хитрим прийомам ми стимулюємо себе робити те, що повинні.
Набагато простіше діяти відповідно до своїх почуттів, аніж почуватися відповідно до своїх дій.
Наприклад, якщо ви так само нерегулярно займаєтеся спортом, як я, у вас напевне є свої прийоми, щоб змусити себе тренуватися. Для мене найкращим стимулом став костюм — одяг, який надягаю чи знімаю. Коли я надягаю тренувальний костюм, то почуваюся налаштованим на заняття; коли ж я вдягнутий у щось інше, то і відчуваю, ніби зайнятий чимось іншим.
Розглянемо приклад справжнього ефективного прийому. Чи траплялося так, що ви брали роботу додому, щоб наступного дня принести її до офісу? Очевидно, траплялося. Надзвичайно важливо було не забути її зранку. Де ж ви клали її звечора? Можливо, перед дверима чи просто на ключі, щоб напевне захопити зроблене з собою. Ви цьому десь вчилися? Але ж це складна частина технології самоорганізації, і ви втілюєте її в життя! Напередодні ваша свідомість знала, що зранку підсвідомість навряд чи буде в змозі про щось пам’ятати. «Що це таке отут перед дверима? А, точно, я маю взяти це з собою!»
Це ж насправді чудово. Цей трюк я називаю «покласти перед дверима». От тільки в нашому випадку дверима будуть двері нашої свідомості, а не будинку. Та ідея така сама.
Якщо б ви просто зараз взяли календар й уважно переглянули кожен пункт на найближчі два тижні, ви б згадали хоча б про одну справу, яка потребує вирішення. І якщо ви запишете цю думку в такий спосіб, що змушуватиме вас діяти, ви почуватиметеся краще, ваша голова буде яснішою, а на одне завдання стане менше. У цьому немає нічого надзвичайного — просто хитрий прийом.
А якщо ви зараз візьмете чистий аркуш паперу з улюбленим знаряддям для письма і на три хвилини зосередитися на проекті, від якого вас проймає дрож, гарантую вам, що у вас з’явиться хоча б одна ідея стосовно нього. Залишається просто занотувати думку на папері та зберегти для подальшого використання. Ви не станете розумнішим, аніж були десять хвилин тому, але зробите щось корисне у професійному та життєвому вимірах.
Секрет ефективного творчого мислення та продуктивної дії полягає в тому, щоб зосереджувати увагу на потрібних речах у потрібний момент.
Навчитися майстерно керувати робочим процесом здебільшого означає планувати дії та відшліфовувати їх так, щоби мислення в необхідному руслі відбувалося автоматично і полегшувало виконувати завдання. Порада налаштувати час, простір та інструменти — це перевірений спосіб упорядкування справ на якісно новому рівні.
Якщо ви серйозно налаштовані здійснити великий крок уперед у системі особистого управління, раджу приділяти чільну увагу деталям і порадам, викладеним далі. Ціле набагато краще за суму окремих доданків. Ви неодмінно переконаєтеся, що виконання цієї програми сприяє справжньому прогресу у справах, якими ви наразі зайняті в житті. Разом ми реалізуємо все, що вам потрібно, у такий новий і ефективний спосіб, і, повірте, це здивує вас.
Я раджу вам приділити певний час тому, щоб ініціювати цей процес і підготувати робоче місце з належними простором, меблями й інструментами. Якщо ретельно облаштувати та раціоналізувати простір, це може зменшити ваше несвідоме небажання займатися справами, і вам буде навіть приємно взятися до роботи. Ідеальний проміжок часу для більшості людей — це два повних дні. (Нехай вас не відлякує, якщо ви не можете приділити стільки часу: користь принесуть будь-які вправи, які я пропоную, незалежно від того, скільки часу ви на них витрачаєте. Не обов’язково чекати два дні, щоб відчути переваги запропонованих принципів і технік — віддачу від них ви відчуєте одразу.) Приблизно шість годин чи більше знадобиться на повний процес збирання, ще вісім годин — для визначення дій та ухвалення рішень стосовно всіх справ, які ви прагнете втілити та зібрати у вашій системі. Звісно, ви можете збирати та виконувати всі ваші завдання частинами, але набагато простіше взятися за все від початку й до кінця за один підхід.
Не бійтеся робити один сягнистий крок, якщо він необхідний. Ви не перестрибнете через урвище двома маленькими стрибками.
Для мене ідеальним часом для роботи з людьми щодо втілення цієї методології є вихідні або свята, оскільки тоді до мінімуму скорочується можливість зовнішніх втручань. Якщо ж я працюю з клієнтом звичайного робочого дня, спершу ми переконуємося, що не заплановано жодних зустрічей і нас потурбують лише у разі надзвичайних подій. Телефонні дзвінки спрямовуються на голосову пошту або приймаються помічниками, щоб опрацювати їх під час перерви. Для цієї діяльності я не раджу використовувати час після основної роботи, оскільки зазвичай людина почувається втомленою і є ризик застрягнути в офісі надовго.
Для багатьох керівників, з якими працюю, зачинитися від світу на два дні поспіль є найважчим у цьому процесі — нелегко пропускати всі зустрічі та переговори, якщо ви на роботі. Ось чому найчастіше ми освоюємо методику на вихідних. Якщо ви працюєте в офісі відкритого типу, то вам ще складніше знайти на це час через невідкладні завдання.
Присвятіть два дні цьому процесу — це сторицею окупиться для вашої продуктивності та психічного здоров’я.
Ця процедура не така вже й складна, просто вона потребує багато розумової енергії, щоб зібрати дані й ухвалити рішення для численних відкритих питань, особливо якщо ви не вирішували їх тривалий період. Якщо ж вас перериватимуть, може знадобитися вдвічі більше часу. Упоравшись з усім за один проміжок часу, ви відчуєте задоволення від контролю та завершеності, у вас з’явиться запас енергії та стимул до творчості. Згодом ви зможете підтримувати вашу систему з незначними зусиллями між основними справами робочого дня.
Організуйте простір
Вам потрібно вибрати фізичне місце, яке слугуватиме центральною диспетчерською кабіною. Якщо ви вже маєте стіл й облаштований простір в офісі, то найкраще почати звідти. Якщо ви працюєте вдома, це буде ваша основна локація. Якщо ж ваш кабінет і там, і там, вам захочеться створити ідентичні, можливо, навіть взаємозамінні системи в обох місцях, хоча все-таки одна буде головною. Якщо у вас немає робочого місця — жодної фізичної точки, де б вам було зручно займатися справами, — слід неодмінно його створити. Навіть якщо у вас здебільшого мобільний високотехнологічний спосіб життя у віртуальній реальності, ви все одно потребуєте особистого простору для базового табору, де можна працювати. Цю програму реально реалізувати, де б ви не працювали, але оптимально починати з основної локації.