Головне, що має бути на робочому місці, — це поверхня для письма, місце для лотків з паперами і простір для основних цифрових пристроїв. Для таких професій, як майстер машинного цеху, приймальна медсестра в лікарні чи дитяча няня, більше нічого не потрібно. Більшість домогосподарів не потребуватимуть великих робочих площ, але й для них важливо мати окреме місце, де можна працювати із записами, поштою, домашніми та родинними проектами, фінансами тощо. Зазвичай такі папери безладно розкидані по кухні, в коридорі, на обідньому столі, на книжкових полицях, що не може не пригнічувати.
Для більшості фахівців робоча поверхня розшириться, адже їм необхідно поставити телефон і зарядний пристрій, комп’ютер, лотки для паперів, шухляди для робочих документів, полички з довідниками. Декому може знадобитися принтер, маркерна дошка і/або обладнання для проведення конференцій. Ті, хто прагне до повної автономії, організують місце для занять спортом, відпочинку та хобі.
Ви потребуєте окремого, індивідуального та автономного робочого місця — вдома, в офісі, навіть у поїздках.
Мати функціональне робоче місце — це дуже важливо. Якщо у вас ще досі його немає, організуйте. Це стосується також і студентів, і тих, хто веде домашнє господарство, і пенсіонерів. Кожному потрібно мати місце, щоб займатися своїми справами.
Якби мені довелося екстрено організовувати робоче місце за декілька хвилин, я б купив звичайну дверну дошку, поставив би її на два ящики з шухлядами (по одному з обох кінців), зверху помістив би три лотки для паперів, поклав би папір, килимок і ручку. Це була б моя домашня база. (Якщо б я мав час сидіти, я би придбав стілець!) Вірите чи ні, та я бував в офісах кількох керівників, які не були настільки функціональними.
Не заощаджуйте на домашньому робочому місці. Вдома важливо мати простір, хоча б схожий на той, що на роботі. Багато моїх клієнтів почувалися ніяково, коли порівнювали безлад, який панував у них вдома, з порядком в офісі. Коли вони організували однакові робочі місця на роботі та вдома, одразу ж відчули різницю. Якщо ви витратите одні вихідні та впорядкуєте домашню робочу локацію, ви здивуєтеся, наскільки революційно це вплине на вашу здатність організовувати життя.
Якщо ви багато подорожуєте у робочих справах або це просто ваш спосіб життя, ви також захочете організувати ефективний перевізний міні-офіс. Найімовірніше, це буде портфель чи наплічник із потрібними папками та канцелярськими знаряддями.
Чимало людей не можуть бути продуктивними, оскільки в них немає під рукою належного обладнання у моменти очікування чи простою, які нерідко трапляються в поїздках. Поєднання впорядкованого робочого стилю, потрібних інструментів і взаємопов’язаних систем в офісі та вдома може перетворити подорожі на високоефективний спосіб виконання певних видів роботи. А розвиток технологій дарує нам дедалі потужніші мобільні ґаджети та швидший доступ до інформації, що збільшує можливості віртуально керувати життям. Однак водночас виникає проблема опрацювання тієї інформації, яка надходить до нас через усі мобільні пристрої. Якщо ви не володієте методологією збирання, уточнення та організації всіх даних, а також потрібних додатків й інструментів для їх опрацювання, ви не зможете ефективно користуватися глобальним мобільним доступом, до того ж він може стати джерелом відволікання та стресу.
У вас неодмінно має бути персональне робоче місце — чи хоча б лоток для паперів і простір, де з ними можна працювати. Я працював з багатьма парами, які намагалися користуватися вдома одним столом і які відчули колосальну різницю, коли організовували окремі робочі локації. Вони побоювалися, що будуть роз’єднані, але натомість між ними зникало напруження від необхідності спільного керування речами. Одне подружжя навіть вирішило створити додаткове робоче місце для мами на кухні, яка таким чином могла працювати і доглядати за малюком.
Ваша система потрібна вам для користування, а не для постійного налаштовування.
Деякі компанії зацікавлені в тому, щоби співробітники облаштовували собі цілковито незалежні та мобільні робочі місця з можливістю залучатися до праці будь-де та будь-коли. Це уможливлює для організацій заощадження на офісному обладнанні, а працівники функціонують незалежно від «материнського» офісу. Але це означає, що кожен співробітник має високий ступінь самоорганізації. Експерименти з такою системою зазнали невдачі, оскільки, за її умовами, не було постійних робочих місць. Якщо потрібно весь час впорядковувати свої лотки для документів, перекладати папки з файлами, то частішають ситуації на зразок «А щоб йому... Де ж цей степлер і стікери?» А це є джерелом постійного відволікання.
Віртуально ви можете працювати будь-де, якщо у вас є чітка мобільна система і ви знаєте, як швидко опрацьовувати інформацію. Але вам усе одно знадобиться база з добре налаштованими інструментами та зручним простором для довідкових і допоміжних матеріалів, які про всяк випадок варто тримати під рукою. Більшості людей, з якими я працював, необхідні хоча би дві шухляди для довідкових паперів і документів щодо проектів. Якщо брати до уваги сканери й інші цифрові технології, можливо, колись усі потрібні матеріали опиняться у хмарному сховищі і будуть доступні звідусіль. Та ще нескоро настане час, коли ви зможете обходитися без паспорта, євробанкнот, привезених з подорожі до Мілана, і тимчасових паперових документів усіх видів, які є оптимальним способом опрацювання даних. Багато чи мало у вас таких паперів, та ви потребуєте легкодоступного місця для їх зберігання.
Інструменти, які вам знадобляться
Якщо ви вирішили цілковито застосовувати цей спосіб керування робочим процесом, для початку вам не обійтися без базових інструментів. Згодом ви зможете обирати між звичними та новими інструментами з іншими можливостями.
Завважте, що корисні інструменти не обов’язково мають бути високовартісними. Часто буває так, що річ виглядає престижно, але вона абсолютно не функціональна.
Уявімо, що ви починаєте з нуля. Окрім робочого стола, вам знадобляться:
• лотки для паперів (хоча б три)
• пачка звичайного паперу
• ручка чи олівець
• аркуші-стікери
• скріпки
• степлер зі скобами
• скотч
• канцелярські гумки
• пристрій для наклеювання ярликів
• папки з файлами
• календар
• кошик для сміття
• інструменти для збору й організації даних, складання списків, разом з мобільними пристроями, персональними комп’ютерами, паперовими блокнотами та планерами (у разі потреби).
Вони слугуватимуть вам окремими кошиками для вхідної та вихідної документації, паперів з поточною роботою і паперів з інформацією, яку потрібно переглянути. Найзручнішими є лотки з бічним доступом до паперів, на яких немає виступів, що заважали б вийняти один документ.
Він знадобиться для початкового збору інформації. Вірте чи ні, але записати думку на аркуші паперу має велике значення. Більшість людей поступово призвичаюються занотовувати думки на окремих аркушах паперу, а не в загальному безформному списку. Такий підхід у подальшому полегшує організацію й опрацювання інформації. У будь-якому випадку на столі має бути достатньо паперу для записів.