Ви не зможете повноцінно збирати інформацію, якщо ваша довідкова система не буде швидкою, функціональною і такою, що приносить задоволення.
Тут ми зосереджуємося здебільшого на зберіганні довідкової інформації, яка відрізняється від системи зберігання угод, фінансової звітності, історій хвороб пацієнтів або інших видів відомостей, що потребують окремого місця та систематизації. До папок із загальною інформацією можна вкладати статті, брошури, окремі аркуші, записки, вирізки з друкованих матеріалів, документи і навіть такі речі, як квитки, ключі, клубні карти, флешки — загалом усе, що містить цікаву чи корисну інформацію, не вміщується у відведені для цього шухляди і не стає на поличці (як, приміром, великі інструкції програмного забезпечення чи масивні папки для семінарів).
Якщо ви орієнтовані на цифровий світ, можете подумати, що більше не потребуєте папок з файлами для паперових матеріалів. Колись, у майбутньому, мені не знадобляться паспорт, свідоцтво про народження, інструкції до старого кухонного обладнання, медичні довідки, ключі від зрідка використовуваних шухляд або банкноти з країн, до яких збираюся поїхати. Але до того моменту я маю виділити фізичне місце для зберігання всіх цих речей.
Щоб управляти тим, з чим ви маєте справу, та класифікувати цю інформацію, ваші думки або ідеї, ви намагайтеся не загубити їх, а чітко сформулювати, зрозуміти значення, з’ясувати, наскільки вони нерозважливі або як їх можна трансформувати у продуктивну форму.
Чудово, якщо у вас є надійний секретар чи помічник, який упорядковує цю систему за вас, тож вам достатньо приклеїти на документ стікер із написом «До папки X» і віддати його секретареві. Та напевно у вас існують потенційно цікаві, конфіденційні чи корисні довідкові матеріали, які можуть знадобитися у будь-який момент, коли секретаря чи помічника не буде поряд.
Краще організувати власну систему на столі або поблизу нього.
Ті самі дії слід виконувати незалежно від того, у паперовому чи цифровому форматі ваша інформація. Оскільки дедалі більше даних надходить до нас віртуально, необхідне місце для зберігання їх на комп’ютері чи в мобільному пристрої. Багато людей досі використовують папку вхідних листів електронної скриньки як аморфне місце для зберігання загальної довідкової інформації («Я збережу цей електронний лист, оскільки в ньому розклад подій у школі мого сина») і чомусь не можуть створити в поштовому клієнті електронну папку з назвою «Роберт» або «Шкільний розклад», куди можна перетягти цей лист, або ж його скопіювати і занести до програми чи бази даних для довідкових матеріалів. Нині доступні програми, які уможливлюють збирати та систематизовувати інформацію, подібну до цієї (ще й синхронізувати з численними пристроями). Звісно, спершу варто трішки подумати, як усе організувати, і спрямовано діяти, щоб скеровувати всі дані до відповідних місць, замість того, щоб накопичувати їх і засмічувати ваш цифровий простір. Коли я встановив на комп’ютер програму для зберігання довідкової інформації, то витратив три місяці на експерименти, доки винайшов оптимальний спосіб її організувати, і ще три місяці — щоб довести процес до автоматизму. Зате тепер я нею користуюся, а не думаю про неї.
Я настійно рекомендую вам підтримувати в робочому стані обидві системи зберігання даних — фізичну та цифрову. Необхідно, щоб ви витрачали менше хвилини, аби взяти щось із лотка з паперами або роздрукувати з електронної пошти, з’ясувати, що для цього не потрібно жодних дій, але воно має подальшу цінність, і зберегти у надійній системі. Те саме стосується сканування та зберігання документів або копіювання інформації на комп’ютері. Ви можете віддавати перевагу паперовим носіям або цифровим, але без упорядкованої системи для них відмовитеся зберігати потенційно важливі дані, а те, що збережете, накопичуватиметься у непридатному для цього місці. Якщо на те, щоб зберегти щось у легкодоступному форматі, потрібно більше однієї хвилини, найімовірніше, ви відкладете це на потім. Система зберігання має бути швидкодоступною, позитивною, легкою, сучасною та завершеною. Інакше ви підсвідомо зволікатимете з розбиранням лотка зі вхідною документацією, оскільки все це потрібно кудись розкладати, а у вас нехіть передивлятися ці папери чи переповнену електронну пошту. Будьте відважними: я бачив людей, у яких це небажання змінилося справжнім задоволенням від сортування паперових і цифрових стосів документації, щойно вони налагоджували персональну систему зберігання.
Слід упорядковувати все так, щоб вам однаково зручно було зберігати єдиний аркуш паперу щодо нового проекту — навіть рукописну нотатку — і об’ємніший діловий документ. Щоби створити й організувати систему зберігання даних, потрібно докласти чимало зусиль, тому люди або не зберігають їх узагалі, або їхні ящики та шухляди вщерть забиті всілякими однотипними матеріалами, як-от меню з місцевих кав’ярень або розклад руху потягів. Якщо ви впевнені, що цю та подібну інформацію можна легко та швидко знайти в інтернеті, вам не потрібні паперові дублікати. Не тримайте в своїх системах матеріали-дублікати, системи мають взаємодоповнювати одна одну.
Зробіть усе необхідне, аби ваша довідкова система працювала швидко та легко. Моя система працює відмінно, на мою думку і на думку всіх, хто користувався нею, і я щиро раджу вам дослухатися до всіх подальших рекомендацій, щоби довести вашу систему зберігання до автоматизму.
Система зберігання інформації має бути завжди напоготові, а сам процес внесення матеріалів до системи повинен стати миттєвою і легкою дією. Якщо вам доведеться вставати зі стільця щоразу, щоби покласти аркуш паперу до папки, або нудно шукати між численними теками місце, куди би скопіювати документ, найімовірніше, ви залишите його без руху, замість того, щоб зберегти. Ви мляво візьметеся за розбирання лотка зі вхідною документацією (адже там є папери, які потрібно кудись розкласти для зберігання!). Багато людей, яких я тренував, трансформували офісний простір таким чином, щоби до шухлядок з довідковою інформацією можна було буквально під’їхати одним поштовхом стільця, а не йти в протилежний бік кімнати.
Єдина система Alfa. Я користуюся однією алфавітною системою для зберігання загальної довідкової інформації. Мої довідкові папки електронної пошти влаштовано у такий самий спосіб. Люди воліють використовувати свої файли, застосовуючи персональну систему управління, тому намагаються групувати їх за проектами чи сферами інтересів. Це збільшує в геометричній прогресії кількість місць, де можна знайти документ, якщо ви забудете, куди його поклали. Щойно ви розсортували нагадування про завдання у списки першочергових дій, ці дані просто перетворюються на вміст персональної бібліотеки. Ви вільні зберігати будь-яку кількість інформації, зважаючи лише на її обсяг і ступінь доступності. У звичайній системі Alfa інформацію можна знайти за темою, особою, проектом, компанією, тож шукаючи потрібний аркуш паперу, доведеться зазирнути усього в три-чотири місця. Можна додавати до назви одну підтему на ярликах, наприклад: «Садівництво—горщики» і «Садівництво—ідеї». Але все це зберігатиметься під літерою С.