Выбрать главу

Використання ефективної, простої та легкодоступної системи зберігання довідкової інформації уможливить вам збирати стільки даних, скільки забажаєте.

Перевага цифрового світу полягає у пошуковій функції з-поміж усього обсягу інформації, а позначення змісту за допомогою ключових слів істотно пришвидшує процес пошуку. Однак хоча різні ґаджети й мають багато опцій і місць для зберігання, ці можливості почасти перетворюються на складнощі та плутанину. Більшість людей, яких знаю, навіть із середньою завантаженістю, не гайнують час і зусилля на каталогізацію даних усіх можливих програм. Тож хоча комп’ютер дарує нам великі можливості, гнучкість і місце для великої довідкової бібліотеки, створення простого й ефективного формату довідки може стати неабиякою проблемою. Навіть у цифровому світі дуже корисно мати логічно систематизовану візуальну мапу — ефективно організовану в алфавітному порядку за індексами чи групами даних. Щоби відшукати лондонський ресторан, який я вподобав, відкрию вкладку «Місця», далі — «Лондон», далі — «Ресторани» — все в алфавітному порядку в межах певного розділу.

Найбільшою проблемою для прихильників цифрового світу є легкість збирання та зберігання інформації. Це призводить до того, що вони лише збирають дані, не повертаючись до них і не використовуючи належним чином. Слід усвідомлено підтримувати функціональною всю величезну цифрову бібліотеку, а не перетворювати її на чорну діру, яка поглинає все здобуте кількома натисками клавіш. «Мені не треба нічого впорядковувати, адже пошук усе знайде» — це, з мого досвіду, не найкращий підхід до справ. Ми потребуємо певного способу перегляду всієї зібраної інформації, для чого знадобиться ефективна категоризація.

Час від часу з певної теми чи проекту накопичується такий обсяг довідкового матеріалу, що він потребує окремого стелажа, шафи з шухлядами чи цифрової директорії. Проте якщо матеріалу менше за пів’ящика, рекомендую ввести його до загальної алфавітної довідкової системи. Якщо ж ви систематизуєте електронні файли, для них є сенс виділити окрему підтеку.

Процес створення нової папки має бути простим. Під рукою — так, щоб дотягнутися з місця, — я завжди тримаю чималий запас нових папок для сортування лотка зі вхідними документами. Не знаю нічого гіршого, ніж коли необхідно розібрати завали паперу, а напохваті немає вільних папок. Завжди кладіть їх під рукою. В електронному форматі вам також має бути зручно створювати нові теки у вашій директорії.

Переконайтеся, що для зберігання у вас достатньо місця. Намагайтеся заповнювати ваші фізичні лотки для паперу лише на три чверті. Якщо вони переповнені, ви підсвідомо не захочете ними користуватися, і довідкові матеріали накопичуватимуться повсюдно. Якщо переповнилася висувна шухляда, я можу почистити її, доки чекаю з’єднання по телефону. Потрібно регулярно очищувати і карти пам’яті ваших мобільних пристроїв.

Я не знаю майже нікого, хто б не мав заповнених по вінця шухляд. Та якщо ви бережете манікюр і хочете позбутися підсвідомого небажання сортувати папери, вам потрібно підтримувати шухляди достатньо вільними, щоби легко виймати та класти туди документи. Стежте також за наявністю незаповненого місця на комп’ютері чи у хмарному сховищі. Постійно перепитуйте себе, скільки місця для зберігання ви готові виділити, щоби вміст був легкодоступним і не перетворювався на чорну діру невпорядкованої інформації. Очікуючи розмови на телефонній лінії, я часто починаю чистити папки електронної пошти та директорії зі старими документами.

Деякі люди реагують на це таким чином: «Мені треба купити ще один стелаж!» або «Мені потрібен вінчестер з більшим обсягом пам’яті!», ніби викинути щось геть для них є неприйнятним. Але якщо інформація варта зберігання, її слід зберігати напохваті, чи не так? Якщо ж ні, навіщо її взагалі зберігати? У вік інформації ви робите щось, що заважає вам нею скористатися, — це не вельми розумно.

Можливо, доведеться створити інший рівень зберігання даних, щоб у вас залишалося достатньо вільного місця для роботи з необхідними довідковими документами. Матеріали щодо завершених проектів і «мертвих» клієнтів, які досі потребують зберігання, можна занести на зовнішній вінчестер, хмарне сховище або хоча би прибрати їх з робочого простору.

Створюйте ярлики для папок за допомогою спеціального пристрою. Незалежно від кількості матеріалів — надто багато чи обмаль — ними завжди має бути зручно користуватися. Надруковані ярлики змінять природу ваших файлів і ставлення до них. Документи з ярликами гарно виглядають на столі у кімнаті для перемовин; кожен може їх ідентифікувати; ви бачите звіддаля, що саме лежить на столі чи у вашому портфелі; коли відкриваєте шухлядки, оглядаєте повний каталог ваших документів у алфавітному порядку. І вам уже приємно відкривати шухляди, аби щось знайти чи покласти.

Ви володієте тими речами, яким дали імена. Зібрані речі без назви панують над вами.

Можливо, у цьому тисячолітті вчені, які вивчають мозок, дадуть якесь езотеричне і складне неврологічне пояснення, чому папки з ярликами такі зручні в роботі. А до цього покладіться на мене. Придбайте пристрій для створення ярликів. І нехай він буде лише вашим. Аби вся система працювала без порушень, завжди тримайте його під рукою, і ви будете зберігати що завгодно і коли завгодно. І не позичайте його нікому! Якщо ви захочете щось зберегти, а пристрою для створення ярликів не буде на місці, ви залишите матеріали у купі, а не в створених для них папках. Пристрій для наклеювання ярликів має стати таким самим основним інструментом, як і степлер.

Коли робота «кипітиме», матеріали, які потребуватимуть більше хвилини для зберігання, збережені не будуть, їх скинуть на купу.

Влаштовуйте ревізію у ваших документах хоча б раз на рік. Якщо ви регулярно чистите місця для зберігання даних, то вчасно позбавлятиметеся від застарілих документів, а також уповні зможете зберігати будь-що «про всяк випадок, раптом знадобиться». Ви знаєте, що за декілька місяців ще раз все переглянете стосовно доцільності й вирішите, що варто зберігати надалі, а що — ні. Це стосується як інформації на паперових носіях, так і електронних документів. Як уже зазначав, я чищу свої папки, коли очікую на телефонний зв’язок (або щоб згаяти час протягом дзвінка-конференції, яка все триває і триває!).

Я би радив усім компаніям (якщо вони ще не зробили цього) заснувати «день чистки», коли всі працівники приходять до офісу в джинсах, перемикають телефони в режим «не турбувати» і сортують свої накопичені матеріали.[14] Їм видаються великі сміттєві кошики, контейнери для сміття на переробку і коробки, вміст яких відправлять у шредер, і в кожного є дозвіл присвятити весь день чистці — в офісі та на своєму комп’ютері. Персональний день чистки — це прекрасна ідея, яку варто занести до свого файла-штурханця, запланувавши його на свята, наприкінці року або навесні, ближче до часу сплати податків, коли ви маєте архівувати всі фінансові документи за минулий рік.

Зберігання інформації як фактор успіху

Довідкову та допоміжну інформацію рідко асоціюють з терміновими потребами, загалом не вважають її і стратегічною. Тому керуванню нею надається низька пріоритетність, якщо до цього взагалі доходить. Але проблема в тому, що ваш фізичний і розумовий простір переповнюють речі, які не потребують дій, проте є потенційно важливими та корисними. «Що це?», «Чому це тут?», «Що мені з цим чинити?», «Де те, що мені потрібно просто зараз?» — такі питання виринають у свідомості, якщо цей аспект вашого життя не налаштований і не керований належним чином.

Якщо речі різного виду та значення скупчуються в одному місці, міркування про їхній зміст поглинає забагато часу, тож ця купа спричинює лише заціпеніння у вашому мозку.

вернуться

14

Чудовим часом для цього може бути день перед Різдвом чи будь-який інший передсвятковий день, що припадає на робочий. Більшість людей вже подумки святкують, тож це гарна нагода зайнятися справою і повеселитися.