Наприклад, у вас у шухлядах, на поличках, в комп’ютерних файлах є чимало матеріалів й інформації, які вже неактуальні або потребують упорядкування. Їх треба також віднести до категорії «Вхідне». Так само, якщо в шухляді з приладдям безлад, у ній повно зламаних або розкиданих речей, це також є незавершеною справою, яку слід виконати. Фото ваших дітей оновлені? Картина на стіні вам подобається? Ви справді бажаєте тримати у себе ці сувеніри? Усі меблі функціональні та на своїх місцях? Комп’ютер добре налаштовано? Квіти у вашому офісі не зів’яли? Інакше кажучи, приладдя, довідкові матеріали, оздоблення й обладнання можна також помістити у «Вхідне», якщо вони наразі перебувають не там і в неналежному вигляді.
У процесі збирання у вас можуть виникнути одна чи декілька таких проблем:
• речей виявиться більше, ніж може вмістити один лоток або кошик;
• схоже, що ви переходите до прибирання та сортування;
• певну частину ваших речей уже зібрано та впорядковано;
• ви натрапили на деякі важливі речі, які бажали б мати під рукою.
Що, коли річ завелика для лотка чи кошика? Якщо ви не можете фізично покласти щось у лоток для вхідної інформації, занотуйте на аркуші паперу. Наприклад, якщо за дверима вашого офісу висить плакат чи картина, напишіть на аркуші паперу «Картина за дверима» і покладіть його до лотка.
Неодмінно зазначте дату. У цьому є декілька переваг. Коли наприкінці етапу організації ви матимете кілька аркушів з різними записами, корисно дізнатися, коли було створено нотатку. І взагалі це гарна звичка ставити дату на всьому, що ви пишете: записки для помічника, голосова пошта, переведена в текст, нотатки під час телефонної розмови з клієнтом. Якщо у вас є цифровий інструмент з функцією виставлення дати, користуйтеся ним. Ця дрібна інформація, що забирає 3 % вашого часу, може бути настільки корисною, що варто виробити таку звичку.
Що, коли купа виявилася більшою за лоток чи кошик? Якщо ви подібні до тих 98 % людей, яких ми навчаємо індивідуально, то з першого збирання отримаєте набагато більше речей, аніж може фізично вмістити лоток для вхідної інформації. Коли так трапилося, кладіть усе на купу довкола лотка і навіть на підлогу. Купи зменшуватимуться в міру того, як ви все будете опрацьовувати та сортувати. А для початку переконайтеся, що між купою в «загоні» та іншими речами є візуальна відмінність.
Миттєве збирання докупи. Якщо одразу очевидно, що певна річ є сміттям, викидайте її не вагаючись. Деякі мої клієнти таким чином уперше поприбирали в центральній шухляді свого робочого столу!
Якщо ж ви не впевнені, що саме перед вами і чи варто його зберігати, кладіть це до загальної купи в лотку. Що не варто робити, то це довго копирсатися в речах, вирішуючи, як із ними вчинити. З’ясування потребує зовсім іншого свідомого настрою, ніж збирання. Найкраще ці процеси виконувати окремо. Згодом ви опрацюєте всі матеріали, які опинилися в категорії «Вхідне», і вам набагато легше даватиметься вибір, коли налаштуєтеся на ухвалення рішень. Мета процесу збирання — якомога швидше зібрати все в лоток, чітко «окресливши поле бою».
Стережіться синдрому прибирання та сортування! Багатьох людей вражає вірус прибирання та сортування, коли вони потрапляють у певні місця свого офісу чи будинку. Якщо це трапляється з вами, то добре, коли у вас є чимало часу для виконання процесу повністю (а це хоча б тиждень). Інакше вам доведеться розділити все на частини та занотувати їх як маленькі проекти чи завдання з нагадуваннями у вашій системі, як-от «Прибрати у шафі з шухлядами» чи «Вичистити офісну комірчину».
Жодна людина, яка вміє читати, не змогла до кінця прибрати на горищі.
Ви ж не хочете застрягнути десь на півдорозі в нетрях прибирання, не довівши до завершення весь процес. Звісно, на це може знадобитися більше часу, ніж ви гадали, але на фініші вас чекає золота нагорода у вигляді виконаних справ і налагодженої системи.
Що чинити з тими речами, які вже занесено до списків і органайзерів? Можливо, у вас вже були деякі списки і ви користувалися певною організаційною системою. Та якщо ви ще не повністю ознайомлені з цією моделлю керування робочим процесом і не застосовували її раніше, раджу вам передивитися ці списки знову, як і все у категорії «Вхідне». Система має бути узгодженою, а для цього необхідно розглядати все з однієї точки зору.[15]
«Але ось цей папірець для мене надзвичайно важливий!..» Часто у процесі збирання можна натрапити на аркуш паперу чи документ, який викличе реакцію: «О Боже! Я зовсім забув, потрібно це терміново зробити!» Це може бути нагадування про дзвінок, який мав відбутися ще позавчора, чи нотатки з наради, що нагадали про завдання, не виконані ще кілька тижнів тому. І зовсім немає бажання відкладати цей папірець до величезної купи інших матеріалів у лотку, оскільки є побоювання забути про нього знову.
Якщо таке трапилося з вами, спитайте себе, чи це справді потрібно зробити до завершення всього етапу збирання. Якщо так, виконайте негайно, щоб викинути цю справу з голови. Якщо ж ні, кладіть її до лотка зі вхідною інформацією. Ви все одно опрацюєте все і лоток спорожніє, тож папірець не загубиться.
Якщо ви не можете виконати це завдання просто зараз, але все одно потребуєте нагадування про нього, складіть окремий стосик «невідкладних справ» десь під рукою. Це не ідеальне рішення, але хай краще буде так. Пам’ятайте, що потенційно у вас має з’явитися бентежне відчуття, коли ви усвідомите всі справи чіткіше, ніж досі. Створюйте все, чого потребуватимете.
Готові? Добре. Складайте все до лотка, який відіграє роль «Вхідного». Туди потраплять численні речі, що лежать просто під рукою. Багато людей користуються всім столом як лотком зі вхідною інформацією. Якщо ви один з них, то довкола вас височіє декілька стосів паперів, з яких можна почати збирання. Почніть з одного боку стола і просувайтеся далі, прибираючи все на шляху. Зазвичай це можуть бути:
• стоси листів, нагадувань, звітів, матеріалів до прочитання;
• папірці з нотатками;
• зібрані візитні картки;
• чеки;
• записи з нарад і зустрічей.
Не піддавайтеся бажанню заперечити, як усі спершу кажуть: «Та я знаю, що саме в цій купі, нехай вона лежить на своєму місці». Це вже не спрацювало, тому весь вміст має піти до категорії «Вхідне». Я не зустрічав ще жодної людини, яка взялася до справи, пропустила всі свої стоси паперів через цю систему і не відчула значного полегшення по завершенні.
Дуже легко уникати бажання взяти до рук будь-що з того, що, на вашу думку, потребує обдумування.
Розбираючи матеріали на робочому столі, запитайте себе, можливо, у вас є намір змінити певні інструменти чи обладнання на ньому. Чи добре працюють мобільні пристрої і телефон? Комп’ютер? Чи в порядку сам стіл? Якщо щось потребує заміни, напишіть про це на аркуші паперу та покладіть його у «Вхідне».
Далі розберіть по одній шухляді в столі, якщо вони там є. Чи привертає в них щось вашу увагу? Чи є в них речі, які потребують дій? Можливо, щось не повинно там лежати? Якщо ви відповіли ствердно на одне з цих запитань, віднесіть річ, яка потребує дії, до категорії «Вхідне» або черкніть стосовно неї записку. Орієнтуйтеся на кількість вільного часу і кількість речей у шухлядах. Тоді ви зможете вирішити, чи прибираєте й організовуєте їх одразу, чи просто пишете нотатку, щоб зробити це згодом.
15
Якщо раніше ви вже вдавалися до певної версії методології GTD і складали списки першочергових дій і проектів, але їхній зміст не актуальний і не вповні відповідає дійсності, краще роздрукувати ці переліки, покласти до лотка зі вхідною інформацією, як нове надходження, і почати працювати над ними по-новому. Неможливо братися до нової версії системи, маючи застарілу інформацію.