• особистий розвиток (те, що треба регулярно оцінювати, щоб забезпечувати особисту рівновагу та прогрес);
• жарти.
Почувайтеся зручніше за допомогою контрольних списків — і принагідних, і постійних. Будьте готові їх створювати і за потреби утилізувати. Упевніться, що у вас є легкодоступне місце для нового списку, яке водночас і привабливе чи навіть кумедне, — відривний блокнот чи комп’ютерна програма, до якої легко дістатися. Якщо їх правильно використовувати, контрольні списки можуть бути величезною підмогою у підвищенні особистої продуктивності та зменшенні навантаження на психіку.
Можливість і бажання постійно створювати контрольні списки, доступні та використовувані за потреби — центральний компонент високоякісного самоврядування.
Якщо у вас тепер зафіксовано все, що становить у вашому житті і роботі відкриті цикли, ви з’ясували й опрацювали кожен з цих пунктів, знаєте, що він для вас означає і яких дій потребує, й організували результати в цілісну систему, яка підлягає біжучому та повному контролю — великому і малому — всіх ваших наявних і «омріяних» проектів, то ви готові до наступного кроку в опануванні мистецтва продуктивності без стресу: процесу обмірковування.
Розділ 8
Роздуми: як зберегти функціональність системи
Мета цього методу керування робочим процесом — запобігти ослабленню вашого мозку, натомість звільнити його для якіснішої, продуктивнішої та більш творчої діяльності. Однак щоб заслужити на таку свободу, ваш мозок має послідовніше обмірковувати всі ваші зобов’язання та діяльність загалом. Ви маєте бути впевнені, що робите те, що потрібно, і що правильно не робите те, чого не слід робити. Це створює умови для присутності, яка завжди є оптимальним робочим станом. Регулярний перегляд вашої системи, роздуми над змістом, а також збереження поточності й функціональності — необхідні передумови для такої чіткості й стабільності.
Якщо у вас є перелік тих, кому необхідно зателефонувати, тієї хвилини, коли поточними не будуть усі дзвінки в ньому, ваш мозок перестане довіряти системі й не отримає полегшення від психічної роботи нижчого рівня. Він змушений знову запам’ятовувати, опрацьовувати та нагадувати, а, як ви вже знаєте, він не вельми ефективно виконує цю роботу.
Все це означає, що ваша система не може бути статичною. Щоби підтримувати відповідний дієвий вибір, вона має постійно оновлюватися, відповідно запускаючи послідовну та правильну оцінку вашого життя і роботи в кількох площинах.
Ось два головні пункти, які слід розглянути:
• Що з усього цього ви переглядаєте і коли?
• Що і як часто вам треба робити, щоб упевнитися, що все це працює як послідовна система, яка достатньою мірою вивільняє вас для мислення й керування на вищому рівні?
Процес своєчасного перегляду сприятиме поліпшеному та упереджувальному новому мисленню на ключових ділянках вашого життя і роботи. Таке мислення виникає внаслідок цілеспрямованого зосередження і вдалих мозкових штурмів, що запускаються і посилюються послідовним переглядом списку дій і проектів.
Що і коли переглядати
Ваша особиста система і ваша робота мають будуватися таким чином, щоб ви могли бачити всі варіанти дій тоді, коли їх треба бачити. Це, звісно, просто здоровий глузд, проте мало кому вдається так організувати свою систему і підтримувати її функціональність на високому рівні.
Коли ви маєте час, слід принаймні глянути на список усіх телефонних дзвінків, зробити один з них, якщо це необхідно, або упевнитися, що з цим можна зачекати і заспокоїтися. Якщо ви плануєте розмову з вашим керівником чи партнером, перегляньте записи щодо теми бесіди, щоб використати час найефективніше. Збираючись забрати речі з хімчистки, перегляньте всі інші пункти категорії «відрядження», щоб ви могли щось зробити мимохідь.
Кілька секунд на день зазвичай достатньо для перегляду, оскільки ви дивитеся на чимало правильних речей у правильний час.
Люди часто питають мене: «Скільки часу ви витрачаєте на перегляд вашої системи?» Моя відповідь проста: «Стільки, скільки знадобиться для відчуття впевненості в тому, що я роблю». Насправді це дві секунди тут, три секунди там... Більшість людей не усвідомлює, що мої списки — у певному сенсі мій офіс. Так само, як у вас на робочому місці могли би бути стикери та лотки з документами, у мене для цього — списки наступних дій і календар. Якщо ви зібрали, опрацювали й організували свої справи, вам знадобиться лише кілька хвилин для щоденного перегляду нагадувань.
Мабуть, найчастіше ви переглядатимете ваш щоденний календар і щоденну папку «Фіксовані нагадування», якщо такою користуєтесь, аби осягнути «фронт робіт» й оцінити, що треба виконати. Перш за все необхідно знати час і місце всіх справ і зустрічей. Скажімо, якщо відомо, що у вас наради з восьмої ранку до шостої вечора в режимі нон-стоп, і заледве півгодинна перерва на обід, це допоможе вам ухвалити правильні рішення щодо будь-якої іншої діяльності.
Після того, як ви переглянули всі ваші зобов’язання, прив’язані до конкретного дня та часу, і зробили відповідні розпорядження, найчастіше наступним для перегляду буде список усіх дій, які ви могли би виконати в поточному контексті. Якщо ви в себе в офісі, зазирніть до списку дзвінків, дій за комп’ютером і загалом роботи в офісі. Це не обов’язково означає, що ви щось будете виконувати за цими списками; ви просто оціните їх на тлі вашого загального робочого процесу, щоб упевнитися, що ви найкращим чином обрали те, чим тепер зайнятися. Вам треба бути впевненим, що ви не проґавите чогось важливого.
Підтримання життя і пошуки щастя не є двома окремими питаннями.
Щиро кажучи, якщо ваш календар надійний і ваші списки дій є поточними, вони можуть бути єдиними речами в системі, з якими вам слід звірятися частіше, ніж раз на пару днів. Уже збігло чимало днів, коли не було необхідності заглядати до жодного з моїх списків, бо я зрозумів з поточного вказівника — мого календаря, що нічого іншого не зміг би того дня зробити.
Вам може знадобитися доступ до кожного з ваших списків у будь-який час. Коли ви і ваша друга половинка вивільняєтеся з-під робочого пресингу наприкінці дня і волієте впевнитися, що ви нічого не забули зі своїх обов’язків стосовно дому, сім’ї та особистого життя, ви захочете зазирнути до списку справ. Або якщо вашому керівникові терміново знадобиться обговорити з вами поточні справи, вам буде вельми корисно мати список проектів і список щоденних справ під рукою. Коли ви раптово отримуєте запрошення на дуже важливий діловий обід із потенційним клієнтом, як швидко ви зможете підготуватися до зустрічі й роздрукувати дані, потрібні для успішних перемовин?
Коригування вашої системи
Справжній секрет забезпечення надійності всієї організаційної системи полягає в регулярному вдосконаленні вашого мислення та вашої системи з віддаленішої перспективи. Однак це неможливо здійснити, якщо ваші списки занадто далекі від реальності. Вам не вдасться ошукати себе самого щодо цього: якщо ваша система застаріла, ваш мозок змушений наново виконувати роботу на нижчому рівні запам’ятовування.
Щоб зробити знання продуктивним, нам треба навчитися бачити і ліс, і дерева в ньому. Ми маємо навчитися об’єднувати.