Протягом багатьох років я бачив людей, які ефективно використовують категорії на зразок «Без мозку» (для простих дій, що не потребують розумових зусиль) та «Менше п’яти хвилин» (для «швидких перемог»). Інколи людям зручніше сортувати свої нагадування відповідно до сегментів у їхньому житті чи роботі — «Фінансове», «Родина», «Адміністративне» тощо. Нещодавно одна жінка поділилася зі мною перевагами, які вона знайшла в категоризації дій за раптовим емоційним поривом — послуга іншим, життєва стабільність, турбота про добробут і т. д. Не існує «правильного» способу структурування ваших списків наступних дій, окрім того, який найкраще працює на вас, і ця частина вашої системи змінюватиметься разом із вашим життям.[33]
Якщо ви в цьому процесі новачок, вказані деталі та відмінності можуть здаватися зайвими. Просто не забувайте, що коли ви почнете визначати всі дії, необхідні для виконання ваших зобов’язань у житті й на роботі, їх, імовірно, набереться більше сотні. В тому, щоб реально втілити принцип ефективного «зовнішнього мозку» й отримати дивовижні результати, незмірно допоможе керування на першому рівні вашої роботи із цим ступенем складності.
Другий чинник у виборі дії — це те, скільки часу маєте на неї перед тим, як візьметеся за іншу роботу. Якщо ваша зустріч починається за десять хвилин, ви, найвірогідніше, оберете іншу дію для негайного виконання, ніж якби мали дві вільних години.
Вочевидь добре знати, скільки часу у вас є (ось користь від доступного календаря та годинника). Використовуваний протягом усього життя набір нагадувань про дії надасть вам максимум інформації про те, що треба робити, і значно полегшить упорядкування дій відповідно до тих часових вікон, які ви маєте. Інакше кажучи, якщо у вас є десять хвилин до початку зустрічі, знайдіть дію, яку можете виконати за п’ять хвилин. Якщо у ваших списках тільки великі та важливі справи, ви ні з чим не впораєтеся за десять хвилин — особливо коли у вас немає нагадувань про наступні дії. Якщо в будь-якому разі вам доведеться виконувати ті менш масштабні дії, найпродуктивніший спосіб — використовувати маленькі «вікна» «випадкового часу», які трапляються протягом дня.
Часто буває, що ви, не підіймаючи голови, інтенсивно розумово працюєте впродовж кількох годин, відтак бажали б перемістити фокус й отримати трохи «легких перемог». Тоді добре було б зазирнути до вашого списку справ і пошукати те, що можна завершити легко та швидко. Змінити зарезервоване місце в ресторані, зателефонувати другові та привітати його з днем народження, замовити корм для пташок чи просто перейти поряд в аптеку чи до крамниці і придбати там щось зі списку «Відрядження».
Хоч інколи ви можете підвищити рівень своєї енергії, змінивши контекст і перевівши фокус, однак це можливо лише в певних рамках. Кінець дня, витрачений на складання плану й кошторису, — не найкращий час, щоб телефонувати потенційному клієнтові, розробляти стратегії ревізії чи обговорювати нове й делікатне питання з вашою другою половинкою. Можливо, краще зателефонувати в аеропорт, щоб поміняти квиток, опрацювати частину квитанцій про витрати, вийти на внутрішнє подвір’я і помилуватися призахідним сонцем, погортати фаховий журнал чи просто почистити шухляду робочого стола.
У всіх нас бувають моменти, коли ми думаємо ефективніше, і моменти, коли краще б ми не думали взагалі.
Так само, як доступність усіх варіантів ваших наступних дій дає вам переваги користуватися всіма часовими «вікнами», володіння інформацією про все, що вам знадобиться для роботи в певний момент, уможливить узгодження продуктивної діяльності з вашою життєвою енергією.
Я раджу мати перелік справ, з якими необхідно впоратися і які потребують мінімуму розумової чи творчої енергії. Коли ви втомлені — виконуйте такі завдання. Випадкове читання (журнали, статті, каталоги, перегляд мережі), запис контактних даних, вилучення зайвих файлів і зарядка степлера скобами — міріади речей, яких вам не уникнути.
Це одна з найкращих причин мати у вашій персональній системі дуже чіткі межі: тоді легше продовжувати продуктивно працювати, коли ви не повністю у формі. Якщо ви у низькоенергетичному режимі та ваші матеріали для читання розпорошені, рецепти розкидані по всьому будинку, система картотек у безладі і вхідна інформація не допомагає працювати, здається, ви надто завантажені, щоб знайти і виконати завдання, тож ви просто нічого не робите, і тоді стає ще гірше. Один з найкращих способів посилити енергію — закрити деякі з ваших відкритих виробничих циклів. Тому завжди переконуйтеся, що у вас під рукою є такі цикли, які можна легко закрити.[34]
Немає причин бути низькопродуктивним навіть тоді, коли ви не в найкращій формі.
Ці перші три критерії вибору дії (контекст, час і сили) зумовлюють потребу в повній системі нагадувань про наступні дії. Здебільшого ви не працюватимете в режимі, який уможливлює цей різновид координованого та організованого мислення; потрібно, щоб це уже було зроблено. Якщо це так, ви зможете значно більше працювати «у своїй зоні» й обирати з розмежованих дій те, що годиться для конкретної ситуації.
Враховуючи контекст, в якому ви працюєте, і час та зусилля, очевидним наступним критерієм для вибору дії є відносний пріоритет: «Який з усіх моїх варіантів зараз мені найважливіше реалізувати?»
«Як мені визначитися з пріоритетами?» — це питання я часто чую від людей. Воно випливає з їхнього досвіду, коли вони мають бльше справ, аніж можуть нормально виконати. Вони знають, що треба робити важкий вибір, а з деякими речами взагалі не вдасться впоратися.
Неможливо бути впевненим у вашому виборі, якщо ви не знаєте точно, чим є ваша робота.
Наприкінці дня, щоб бути спокійним щодо завдань, які ви не виконали, треба ухвалити деякі свідомі рішення стосовно ваших обов’язків, цілей і цінностей. Цей процес завжди передбачає складну взаємодію цілей, цінностей і напрямків діяльності організацій та важливих людей у вашому житті із значущістю цих стосунків для вас. Цей критерій зумовлений використанням шестирівневої моделі зобов’язань, яку я описав і невдовзі розроблю.
Потрійна модель оцінки щоденної роботи
Визначення пріоритетів передбачає, що деякі речі будуть важливішими за інші, але важливішими стосовно чого? Стосовно вашої роботи, тобто завдань, які ви призначили собі самі та які вам призначили інші. Це момент, коли треба залучити в процесі мислення такі дві структури. Вони торкаються визначення вашої роботи. Пам’ятаймо, що хоча багато з цієї методології стосується сфери вашої фахової діяльності, я вживаю слово «робота» в широкому сенсі, позначаючи ним усе, про що вам слід подбати, — як в особистому плані, так і в професійному.
У наші дні щоденний робочий процес становить порівняно новий різновид діяльності для більшості фахівців, щось, що легше зрозуміти, якщо ми спробуємо побудувати найпродуктивніші системи. Як я раніше вже пояснював, протягом робочого дня ви зосередитеся на одному з трьох типів діяльності:
33
В ідеальному світі ви могли би бачити всі ваші нагадування про наступні дії у будь-який бажаний для вас спосіб: час, розумові зусилля, місце чи засоби; емоційна віддача; сегмент життя; підтримувані цілі та проекти. Питання ось у чому: коли стає забагато структур, щоб вони не втратили потенційної цінності? Якщо вам треба думати і напружено працювати, аби ввести пункти до вашої системи, ви цього не зробите. Цифрові додатки для керування списками та категоріями надають нам дедалі більше можливостей розподіляти й перетасовувати нашу інформацію багатьма новими шляхами, але завжди слід оцінювати, чи варта того енергія, витрачена на використання системи «в запалі битви». (Ви, можливо, створили цей функціонал з контекстного сортування тоді, коли з’явилися перші комп’ютерні програми для таблиць, шляхом структурування стовпчиків і побудови сортувального макросу. Але чи треба мені проходити все це лише для того, щоб додати до мого списку нагадування «Зателефонувати братові»?)
34
Але, повірте, є велика різниця між тим, щоб чинити щось, що не потребує багато зусиль, оскільки це найпродуктивніша дія в певний момент, і тим, щоб виконати це замість складнішого завдання, з яким треба впоратися!