Спроби керування згори донизу, коли основа не контролюється, можуть бути найменш ефективним підходом.
З практичного погляду я раджу рухатися замість цього знизу догори. Я тренував людей в обох напрямках, і в контексті довготривалого ефекту можу чесно сказати, що контроль над деталями в його/її фізичному світі, а потім фокусування уваги на наступному рівні ніколи не призводили до програшу.
Головна перевага праці в напрямку знизу догори — те, що це розчищає вашу свідомість, даючи можливість творчій уяві сфокусуватися на більш реальних і важливих концепціях, які вам, можливо, потрібно буде ідентифікувати. Крім того, цей метод значною мірою гнучкий і довільний, він охоплює практики з мислення та організації, універсальні й ефективні, незалежно від об’єкта застосування. Це зумовлює цінність його засвоєння незалежно від того, з яким актуальним змістом ви маєте справу в конкретний момент. Переналаштування бачення або цілі не поглинає час, але вміння втілювати та виконувати їх у раціоналізований, скоординований і спокійний спосіб — це мистецтво, яке треба вивчати і практикувати. Усвідомлення того, що ви маєте таку здатність, дасть вам змогу грати у більшій грі. Це справді наснажує.
За довгі роки я зрозумів, що найважливішою справою є та, яка заполонила ваш мозок. Той факт, що ви переконуєте себе, що не повинні про це думати, несуттєвий. З певної причини ця справа з вами. «Купити їжу для кота», звісно, не може розглядатись як матеріал для теоретичного переліку пріоритетів, але якщо це те питання, що вас найбільше турбує тут і зараз, його вирішення має бути Роботою Номер Один. Щойно ви впоралися з тим, що перебувало в межах вашої уваги, ця справа відходить, і ви помічаєте, що насправді привертало вашу увагу. Далі, коли ви впораєтесь із цим, це дозволить зрозуміти, що насправді привертає вашу увагу, і так далі. Майже всім без винятку керівникам, з якими я працював, найбільше дошкуляє керування повсякденною рутиною їхнього робочого світу — електронна пошта, наради, відрядження, проекти, які виходять з-під контролю, і т. д. Коли вони починають брати все це під свій контроль, їхня увага завжди повертається до важливішого й цікавішого з вищої перспективи — родини, кар’єри та якості життя. Тому не переймайтеся тим, який рівень чи який сенс у вашому житті є найвищим пріоритетом — працюйте з наявним. Поки ви це робитимете, ви ефективніше спрямуєте свою увагу на те, що справді істинне та значуще для вас.[35]
Займіться тим, що привертає вашу увагу, — і ви зрозумієте, що насправді її привертає
Рівень 5 (мета і принципи) вочевидь є найважливішим контекстом, у якому можна визначати пріоритети. Водночас досвід підтвердив, що коли ми розуміємо і застосовуємо всі рівні роботи, якими займаємося, особливо нижній і рівень 1, то отримуємо більшу свободу та ресурси для виконання ширшого обсягу роботи, важливої для всіх. Якщо ваш човен тоне, вам байдуже, куди він пливе! Хоча підхід «знизу вгору» не є концептуальним пріоритетом, з практичного погляду це важливий чинник досягнення врівноваженого, продуктивного та комфортного життя.
Нижній рівень. Насамперед слід упевнитися, що ваші списки дій є повними, що може виявитися нелегким завданням. Ті, хто зосередився на збиранні та втіленні всіх цих пунктів, з’ясовують, що існує багато таких (часто важливих), які забуто, вміщено не туди чи просто не розпізнано.
Якщо у вас немає принаймні п’ятдесяти наступних дій і очікувань, зокрема завдань для персоналу і планів нарад, я би скептично поставився до того, чи є у вас насправді список їх усіх, крім вашого календаря. Однак якщо ви чітко виконали пропозиції, наведені у розд. 2, можливо, він у вас уже є. Якщо немає і ви хочете скоригувати цей рівень, виділіть дещицю часу і працюйте з розділами 4-6 у режимі реального застосування.
Коли ви завершите роботу над поточним контролем цього рівня, у вас автоматично з’явиться більш обґрунтоване відчуття найближчих пріоритетів, чого майже неможливо досягти якось інакше.
Рівень 1. Остаточно оформіть ваш список «Проекти». Чи справді в ньому зафіксовано всі зобов’язання, які потребуватимуть більше однієї дії для завершення? Це визначить обсяг завдань на тиждень у сфері вашої діяльності й дозволить розслабитися на певний час.
Склавши список поточних дій на всіх рівнях, ви автоматично досягнете кращого зосередження, налаштування і відчуття пріоритетів
Якщо ви складете повний список усіх запланованих подій у приватному житті й на роботі на цьому рівні, то у ньому з’являться дії, яких ви й не мали наміру виконувати. Просто створення цього переліку прагнень дасть вам чіткішу основу для ухвалення рішень про те, що робити, коли випаде вільний час. Коригуючи свій список «Проекти», люди бачать, що є декілька завдань, виконання яких можна завершити, що сприятиме просуванню поточних справ.
Мало в кого є чіткі дані у визначеному та доступному для них місці у певній предметній формі. Перед будь-яким обговоренням планів на день ця інформація має бути під рукою.
Знову ж таки, якщо ви втілюєте в життя методологію вирішення справ, ваш список «Проекти» буде там, де він має бути. Більшості людей, яких ми тренуємо, достатньо 10-15 годин фіксування, прояснення й організації, щоби довіряти досконалості їхнього списку.
Я вважаю, що саме рівень 1, який об’єднує найцікавіші задачі, сприяє досягненню природного рівня — «розум чистий, як вода» (нічого в думках, окрім наявного в конкретний момент) У всіх нас бувають ситуації й обставини, які додають клопоту, цікавості або відволікають, але що з ними чинити, ми одразу не збагнемо. У вашого сина проблеми у стосунках із класним керівником; ви розчаровані тим, як багато часу йде на впровадження нового порядку у вашій компанії; у вас викликає занепокоєння людина, яка керує вашим комітетом зі збору коштів; ви все ще думаєте, що вам треба відновити заняття малюванням, тощо. Щоб ці голоси не лунали у вашій голові, слід ідентифікувати цільові результати для кожного з цих питань (проект) і виконувати ті дії, які допоможуть справі і мають вписатися у вашу випробувану систему. Виконання злагоджених дій на цьому рівні продуктивності без стресу — критерій майстерності.
Рівень 2. Це рівень «поточних робочих обов’язків» і «ділянок мого життя, які треба підтримувати у належному стані». Які капелюхи ви вдягаєте — себто які ролі ви виконуєте? З професійного погляду це стосувалося би вашої поточної посади і роботи. В особистому контексті це охоплювало б ділянки відповідальності, які ви взяли на себе у своїй родині, у вашій спільноті і, звісно, перед собою як дієвою особистістю.
Можливо, деякі з цих ролей у вас уже визначені й описані. Якщо ви нещодавно почали працювати на новій посаді і у вас є трудова угода про ваші посадові обов’язки, це був би вочевидь гарний старт. Якщо ви у минулому вправлялися у визначенні цілей і проясненні цінностей і у вас залишилися створені тоді матеріали, додайте їх до активу.
Якщо ви не усвідомлюєте суті вашої роботи, вам завжди здаватиметься, що ви в ній тонете.
Наступна моя порада — складіть і зберігайте список «Ділянки уваги». Можливо, ви захочете розділити його на списки «Професійне» та «Особисте», тоді обидва треба послідовно переглядати. Це один із найкорисніших контрольних списків, які ви можете створити для вашого самоврядування. Він не потребуватиме щотижневого перекалібрування на зразок того, що ви чините зі списком «Проекти»; більш вірогідно, цикл перевірок стане дещо довшим. Залежно від швидкості змін у деяких із важливіших ділянок вашого життя і роботи його варто використовувати як пусковий механізм для потенційних нових проектів — раз на місяць чи раз на три місяці.
Імовірно, що у вас є від чотирьох до семи ключових ділянок відповідальності на роботі і стільки ж — в особистій сфері. Ваша робота може охоплювати такі речі, як підвищення кваліфікації, розробка систем довготривалого планування, адміністративної підтримки, обслуговування споживачів і маркетингу; або ж це можуть бути обов’язки з обслуговування потужностей, реалізації стратегічних завдань, контролю якості, управління активом і капіталами тощо. Якщо ви маєте власний бізнес, вашої уваги потребуватимуть значно більше ділянок, ніж якби у вас була конкретна функція у великій організації. Решту часу у вашому житті можуть заповнювати такі сегменти уваги, як виховання дітей, партнерські стосунки, духовна спільнота, здоров’я, волонтерство, ведення домашнього господарства, особисті фінанси, саморозвиток, творче самовираження і т. п. І кожен з цих сегментів можна поділити на корисні підкатегорії. «Виховання дітей» може складатися з окремих списків по кожному з ваших дітей. «Маркетинг» може охоплювати «Проектування програми», «Пошук», «Соціальні мережі» та інше.
35
Це, вочевидь, одна з причин, чому хтось може опиратися прийняттю і втіленню цієї методології вирішення справ. Деяким із цих пунктів високих рівнів, які можуть потім вийти на поверхню, було б надто неприємно протистояти. Перебування в стані зайнятості та перевантаження може бути, хоч як це дивно, принаймні тимчасово ефективним способом збереження комфорту.