Кожна з цих стадій представлена горизонтами вашої уваги та застосуванням конкретних методів. Спочатку ви опановуєте маленькі, окремі рухи — насправді це дуже однорідні рухи, — зосереджуючись на короткотермінових горизонтах. Згодом, коли ви отримуєте відчуття комфорту і глибше поринаєте у процес, ви розширюєте свою ділянку уваги до перехрестя з наступною вулицею чи до виходу на автостраду. Згодом ви можете дорости до свідомішого та більш керованого зосередження уваги на багатьох горизонтах, курсуючи містом з повним усвідомленням ситуації. Так само, коли методи Системи впорядкування справ дедалі більше стають вашою другою вдачею, ви переводите свою увагу з механіки системи до результатів, які вона дає.
Засвоєння основ
Попри те, наскільки простим це здається на перший погляд, досягнення вправності в головних компонентах Системи упорядкування справ — основі — може забрати чимало часу. Зрозуміти її концепції та принципи нескладно, але повне застосування їх на практиці — не обов’язково легкий чи автоматичний процес. Це відбувається так само, як із будь-якою складною практикою — водінням машини, володінням технікою карате чи грою на флейті, — спершу рухи незнайомі та незграбні. Однак коли ви їх повторюєте тисячу разів, ви можете показати вправність, витонченість, силу та плавність, яких інакше не досягли б. Це стосується і засвоєння GTD.
Наприклад, фіксація всього потенційно важливого у надійних зовнішніх носіях, щоб нічого не торохтіло у вашій голові, — це звичка, яка може бути так само важкою для засвоєння, як навчання легкому перемиканню вручну передач у машині. Як і з більшістю інших аспектів моделі GTD, записування справ саме по собі є не новою навичкою, а радше практикою, яка може здаватися не вартою зусиль, якщо взагалі не парадоксальною. («Якщо це неважливо прямо зараз, нащо мені турбуватися?») Вміти надавати матеріальної форми таким думкам, як і засвоїти звичку фактично виконувати необхідні дії з повсюдним наявним інструментом, без винятків, — справжній виклик.
Інші основні практики, навіть застосовані від початку, можуть застаріти і тому не працюватимуть. Це:
• Уникнення того, щоб ухвалювати рішення про наступні дії в дусі «що взагалі чинити».
• Повне використання категорії «Очікування», щоб дуже очікувані від інших речі фіксувалися та переглядалися у слушний час щодо нових даних.
• Використання списків «Порядок денний» для фіксації та керування спілкуванням з іншими.
• Утримання простої, доступної картотеки та довідкової системи.
• Використання календаря без урахування вхідної інформації.
• Щотижневі перегляди, щоб тримати систему в робочому й актуальному стані.
Якщо ви щиро бажаєте втілити Систему упорядкування справ, насправді не так важко почати, як я спробував запевнити вас за допомогою інструкцій, поданих у попередніх розділах книги. Однак у певний момент решта вашої реальності буде вочевидь затоплювати вас, і якщо нові практики ще не встигли вкорінитися у ваших моделях поведінки, неважко збитися з курсу.
Більшість людей настільки звикли тримати речі в голові, що їм надто легко зісковзнути в цю знайому модель. Ухвалення рішення про наступні дії потребує когнітивного зусилля, якого так хочеться уникнути, якщо конкретна ситуація не надто критична. Так само щотижневий перегляд може бути випробуванням, якщо не став звичкою. Усе це виявляється, коли персональна система недосконала й застаріла: ви не можете більше довіряти своїм спискам, якщо бажаєте мати повну картину. А оскільки система насправді не знижує напруги, то висновуєте, що вона взагалі не варта того, щоб її використовувати, а тому можете й надалі все тримати у своїй голові. За таких обставин нерідко збиваються зі шляху швидко, високо думками літаючи.
Гарна новина в тому, що повернутися до продуктивних звичок так само легко, як і втратити їх. Для цього треба просто знову пройтися основами: взяти ручку й папір і звільнити свою голову; почистити списки дій і проектів; визначити й додати нові проекти та наступні дії, щоби їхні переліки стали актуальними; опрацювати те, що просочилося крізь вашу систему назовні.
Цей цикл сходження з траси й повернення на неї відбувається майже з кожним — особливо під час першого рівня володіння основами гри. З мого досвіду скажу, що знадобиться зо два роки до остаточного введення практики GDT до вашого життя й стилю роботи, а також до її послідовної підтримки.
Ще одна гарна новина: навіть якщо ви взяли тільки кілька ідей із цього матеріалу чи ще не застосовуєте систему регулярно, все одно вона принесе значні поліпшення. Якщо ви засвоїте з усього лише правило двох хвилин, воно буде на вагу золота. Якщо ви тільки запишете кілька речей, які мали на думці, ви краще спатимете. Якщо ви будете чистити електронну пошту до нуля принаймні раз на певний час, у вас з’явиться підстава для радості. І якщо ви просто спитаєте: «Якою буде наступна дія?» у себе чи когось іншого, коли не мали б запитати інакше, це додасть вам продуктивності без стресу.
Звісно, що більше ці методи працюватимуть разом, систематично й послідовно, то виразнішим буде відчуття спокійного, зосередженого контролю. Оволодіння основами зумовлює зміни для більшості тих, хто їх опанував. Якщо ви досягнете цієї стадії, то будете успішно, швидше та легше, впорядковувати значно більше справ і почуватиметеся значно впевненішими у виконанні ваших повсякденних обов’язків. На цьому першому рівні володіння GTD ви загалом будете тримати себе під контролем і в зосередженні у щоденному та щогодинному вимірі.
Вищий рівень — цілісна система керування життям
У цій точці ви готові перейти на наступний рівень, на якому можете кермувати своїм життя на щотижневій, щомісячній основі і навіть довше. Це потребує тоншого усвідомлення та вміння. Як я вже зазначав, коли ви починаєте краще водити машину, це уможливлює рухатися плавно та вправно, і ви можете більше зосередитися на тому, куди їдете, замість концентрації уваги на механізмі, який вас туди доправляє. Так само, коли ви досягнете певного рівня зрілості в процесі впорядкування справ, то не будете вже так зосереджуватися на самій системі чи на тому, як ви в ній працюєте, а використаєте її гнучкішими, більш звичними способами — як перевірений засіб сприяння контролю та зосередженості на довших відрізках часу.
Перший рівень майстерності пов’язаний зі вхідною інформацією, зустрічами, електронною поштою, телефонними дзвінками, порядком денним, категорією «Очікування», довідковими системами, керуванням списками, пошуком відповідних інструментів тощо, тоді як наступний рівень стосується скрупульозної роботи над масштабнішими питаннями, які зумовлюють вміст базового рівня. Ці конкретні дії та інформація стосуються речей більших, аніж вони самі, — проектів, які нам треба здійснити, проблем, які слід розв’язати, і ділянок уваги та інтересів у нашому складному житті. Чому ви отримуєте цей електронний лист? Якою є мета тієї наради, і чому вам потрібно на ній бути? Що буде в наступному кварталі такого, над чим варто починати працювати вже зараз? Які «проекти» мають перейти до списку «Колись/можливо» і навпаки — внаслідок майбутніх великих змін?
Оволодіння основами, яке забезпечує ґрунт для ефективної та вмілої роботи, також надає можливість і простір для прямування до вищого рівня контролю та зосередження — проектів: як їх ідентифікувати, керувати ними й розуміти взаємозв’язки між ними і в межах більшої системи, в якій ми працюємо. Звичка до роботи із «зовнішнім мозком» вивільняє і врівноважує когнітивні здатності людини, вказуючи шлях до значно креативнішого та продуктивнішого використання цілісної системи персонального менеджменту.
Ознаками цього наступного рівня зрілості в упорядкуванні справ є: