Дефтеры, которые являлись основой для составления новых реестров, длительное время хранились в ведомственном здании, которое занимала канцелярия янычарского кятиба. В начале XVII в., по сообщению автора «Мебде-и канун», здесь в сундуках хранились дефтеры еще времен правления султана Сулеймана II (1520–1566). Более старые дефтеры сохранялись в архивах казнохранилища Внешней казны (Дыш хазине)233.
Жалованье, выдаваемое янычарам четыре раза в год, обозначалось по первым буквам названий месяцев, за которые выдавалось: масар, реджедж, решен и лезаз. В связи с постоянным ростом численности янычар, которым оно выплачивалось, в начале XVII в., значительно вырос штат писцов, занятых перепиской янычарских дефтеров. К этому времени их было от 70 до 80 человек. Старший переписчик дефтеров назывался баш шакирдом и мог со временем получить за свою службу звание янычарского яябаши или звание аджеми кятиба234, который ведал всеми дефтерами аджеми огланов. Рангом ниже него был бейтульмаль кятиби, в обязанности которого входило составление дефтеров, где фиксировалось проданное имущество умерших янычар, его стоимость и вырученные за это деньги. Все остальные писцы назывались шакирдами, во главе которых стоял кятиб, называвшийся шакирд халифеси. Баш шакирд, бейтульмаль кятиби и шакирд халифеси были выходцами из янычар. Для этой писцовой работы требовались янычары, хорошо владевшие грамотой и почерками, использовавшимися при составлении дефтеров. Работа кятибов была прибыльной. Автор «Мебде-и канун» сообщает, что в его время желавшие получить ее, должны были уплатить 600 акче. Из них 300 акче считались «платой за продвижение» и шли, по всей видимости, офицеру орта так, как это описывает в своем трактате Кочубей Гёмюрджинский235. 300 акче упрачивалось самому янычарскому кятибу — главе канцелярии янычарского корпуса236.
Далеко не сразу янычару, поступавшему на службу писца, доверялась переписка дефтеров. Какое-то время он проходил период обучения и только затем ему поручалось копирование уже составленных дефтеров для выплаты жалованья. Эта копия передавалась одабаши для проставления отметок о получении жалованья янычарами ода. Сами эти отметки назывались ресид. После приобретения необходимых письмоводительских навыков новичку поручалось составление копий других дефтеров, например копии дефтера, по которому особым чиновником финансового ведомства — мукабеледжи — производилась сверка янычарских дефтеров. Только пройдя длительную практику переписывания, писец-шакирд получал право составлять новые дефтеры на основании старых, с занесением всех появившихся изменений. Это уже была работа, при которой у писцов появлялась возможность делать различные приписки: шакирд мог внести самовольные записи в дефтер, которые, при отсутствии должной проверки, становились официальными. Хотя поправки в связи с каким-либо изменением в статусе янычар или изменением их жалованья вносились в старый дефтер самим янычарским кятибом, на стадии составления по нему нового дефтера могли появиться — и появлялись — нежелательные приписки. Для того чтобы избежать подобных злоупотреблений, составлять новые дефтеры полагалось под присмотром старшего писца — баш шакирда. Однако иногда это мало помогало, и приписок делалось (небескорыстно) довольно много. Появлялась возможность незаконного внесения в списки янычар имен посторонних лиц, вписывания неверной (завышенной) суммы жалованья и прочих приписок, которые увеличивали расходы казны на содержание янычарского корпуса. К началу XVII в. правительство было бессильно бороться с подобными вещами из-за повсеместной коррупции в бюрократическом аппарате Османской империи при почти узаконенной практике покупки любой должности в государстве, и в янычарском корпусе в частности.
Строгая организационная структура янычарского корпуса, установленная система продвижения по службе, дифференцированность предусмотренного для каждой должности жалованья, строго определенные для янычар служебные обязанности — не только военные, но и охранные и полицейские, укоренившиеся традиции и закрытый казарменный быт делали янычарский корпус особой, замкнутой, социальной корпорацией, которая неизбежно работала на собственное самосохранение. Однако даже подобная система не могла не изменяться под воздействием как внутренних, так и внешних факторов. Являясь важной составной частью социальной структуры Османского государства, янычарский корпус изменялся сам и неизбежно оказывал влияние на развитие самого Османского государства. Для того чтобы проследить эти процессы, необходим широкий исторический обзор функционирования янычарского корпуса в процессе развития самой османской государственности, о чем речь пойдет ниже.