Применительно к научной информации хотелось бы отметить то известное мнение, что научные сотрудники, по крайней мере, в нашей сфере до настоящего времени работали с достаточно низкой эффективностью. И это мнение, кажется, не лишено оснований, если смотреть на их работы с точки зрения прямых результатов. Но кроме них мы имеем еще трудно оцениваемые косвенные последствия, о которых нельзя забывать.
Любая научная работа, даже при самом заурядном ее виде, есть дополнительный материал для размышлений и, поскольку уровень рассматриваемых в нем явлений и зависимостей много выше и корректнее анализа, выполняемого в ходе конструкторской разработки, он может служить хорошим толчком к изысканию новых решений.
И, наконец, последнее замечание касается вопросов точного отображения предмета информации с целью быстрого и однозначного, без ненужных сомнений ее восприятия тем, для кого она предназначена.
Исходя из чего мы считали бы возможным рекомендовать излагать текстовый информационный материал ответственного производственного назначения (инструкции, задания, описания, отчеты, технические условия и т. п.) с учетом следующих требований:
Однозначности, повторяюсь, содержания, особенно, в части наименований, математических выражений, зависимостей, связующих слов и т. д.
Недопустимости изменения раз принятых наименований, определений и даже действий в пределах всего взаимосвязанного материала (часто подобное необоснованно делается в угоду якобы литературной обработки).
Описания конструкций, технологий, приведения данных по характеристике, как правило, применительно к единственному числу представляемого объекта. Например, «агрегат выполнен в виде четырех узлов, каждый из которых состоит из…», а не «… узлов, состоящих из…» ; «два прижима, каждый усилием 200 кН», а не «усилием 400 кН»; «заготовка прокатывается», а не «заготовки прокатываются».
Исключения повторения связующих текст слов. Например, нельзя несколько раз подряд писать «состоит из», а надо вынести эти слова вверх с двоеточием «состоит из:» и далее перечислить то, из чего данное изделие состоит.
Краткого и логичного, без литературных вывертов, построения основного текста технического документа в целом; размещения материала, заголовков однотипно (в одном ключе) в пределах всего документа; одинакового уровня информационности (подробности описания, характеристик и т. д.); единства в подразделении текста на пункты и подпункты в системе перечисления каких-либо данных и сведений.
Допустимости, даже желательности, чисто литературной лирики (образности, красоты слога) только во вступительной, обзорной и заключительной частях документов, а также в письмах постановочного и проблемного характера.
Обязательного после полной подготовки текста еще одного прочтения глазами ваших потенциальных корреспондентов (пользователей) на предмет однозначного понимания и соответствия всем прочим упомянутым выше требованиям.
Деловая переписка
В общем объеме конструкторской работы деловая переписка составляет приличную долю и в значительной мере определяет эффективность процесса проектирования, особенно в части его организации и движения к конечной цели.
Переписка, как таковая – не самоцель. Цель – решение вопроса. Каждое письмо, обращение к адресату должны сопровождаться соответствующей реакцией – ответом на ваше послание по его существу и в приемлемый на то срок. В нашей бюрократической системе такого ответа нужно добиваться настойчиво, путем строго периодических повторных запросов до получения требующегося вам ответа.
Письмо постановочного проблемного характера, письмо, касающееся новых решений и принципиальных моментов, должно включать в себя, предпочтительно, следующие разделы: существующее состояние проблемы, вопроса и т. д.; предлагаемое решение; преимущества, выгоды последнего в сравнении с тем, что имело место, с тем, что предлагается изменить; что, кому и когда нужно сделать для реализации предлагаемого; при необходимости, какие указания, кем и кому для этого нужно дать.