Письмо об изменении ранее принятых и согласованных решений – соответственно: краткое повторение принятых решений с указанием кем и когда они были приняты; причину предлагаемых изменений с их обоснованием и с обязательным принесением извинений за допущенную ошибку, если таковая имела место по вашей вине; просьбу об изменении ранее принятого с конкретной сутью изменений; просьбу подтвердить предлагаемое с указанием, при необходимости, желаемого срока подтверждения. Письмо с ответом на чье-либо решение должно содержать: повторение предлагаемого и, в зависимости от характера решения, либо подтверждение предлагаемого с возможной его корректировкой, либо мотивированный отказ, а в случае корректировки решения еще и просьбу к адресату о приемлемости для него предлагаемой новой редакции решения с учетом упомянутой корректировки.
В каждом письме нестандартного характера, особенно, по проблемным вопросам, должна чувствоваться авторская заинтересованность в требуемом решении. Письмо должно быть психологически убедительным и составлено в таком виде, который бы исключал возможность принятия адресатом отрицательного ответа по сугубо формальным соображениям. Он должен почувствовать интерес к положительному решению вопроса, а не наоборот.
Деловая переписка должна направлять и ориентировать адресата на правильное, четкое и своевременное реагирование на ваше письмо. Ваш пример ее ведения в этом плане имеет большое значение. Ответ на запрос другой стороны следует отправлять немедленно. Если вопрос сложный и требует времени, то направлять письмо – уведомление либо сообщать о принятии вопроса к проработке и времени ответа. Неправильные действия адресата нельзя оставлять без должной оценки, они должны быть разобраны и ваша реакция в вежливой форме доведена до его сведения. Но главное здесь пример – безукоризненное ведение переписки лично вами.
При наличии в письме альтернативных решений (предложений) обязательно и четко отметить, какое из них является предпочтительным и по каким моментам. Ни в коем случае не передавать выбор решения на усмотрение другой стороны без указания собственной позиции по затронутому вопросу. Обратное возможно только, как исключение при равноценных вариантах, что однако маловероятно, ибо всегда одно по совокупности хотя бы несколько, но лучше другого.
В Переписке постановочного характера предусматривать возможность, при необходимости, повышения ее уровня. Поэтому обращение с вопросом сразу на высокий уровень менее правильно в стратегическом плане. Кроме того оно может быть воспринято с некоторой долей «обиды» тем, кто должен непосредственно решать данный вопрос.
Неправильная адресация письма по проблемным вопросам может испортить все дело. Куда, кому и когда посылать письмо – шаг, который должен быть тщательно взвешен
Форма обращения (письмо, телеграмма, телефонный звонок) должна быть оптимальной. Например, глупо посылать телеграмму с просьбой ускорить ответ на ваше письмо после того, как прошло три месяца с момента его отправки адресату: если могли ждать три месяца, то можно подождать и еще две недели.
Любую несвоевременную информацию следует объяснить, привести причины задержки, а если они необъективны, то принести соответствующие извинения за допущенную неаккуратность и доставленные адресату возможные неудобства. К сожалению, обратное стало последнее время чуть ли не нормой и, кажется, не только у нас, в нашей стране.
Не обязательно устный (телефонный) запрос подтверждать письмом или иным документом, если этого от вас специально не требовали, но обязательно следует подтвердить документально устный ответ – решение, даже когда вас об этом не просят.
Деловое письмо это небольшое сочинение. Результативность его, особо по вопросам постановочного характера, – прямое следствие авторской самобытности, точности, вежливости и обязательности.
КОНСТРУКТОР, ЕГО СТАНОВЛЕНИЕ
Отбросив известные формулировки о технической грамотности, исполнительности, самостоятельности и прочих определениях, которыми в свое время были заполнены стандартные характеристики, конструктор должен прежде всего обладать высокой принципиальностью, основанной на здравом смысле, знаниях и опыте. От конструктора требуется умение интересы общества ставить выше интересов предприятия, подразделения, а интересы последних выше таковых своего Я.