Знакомимся с новой разработкой фирмы «1С»: предварительной версией системы управления документами.
С 1999 г. этот продукт начал развиваться под названием «1С: Архив», несколько лет назад вышла его последняя 3-я версия. В настоящее время, по данным «1С», этот продукт используют несколько сотен организаций (в том числе таких, как Росэнергоатом, Росвооружение, Росстат, Национальный залоговый банк, подразделения «Юкоса», Саяно-Шушенская ГЭС, Анжеро-Судженская администрация) с числом пользователей от 1 до 1000, а документов – до полумиллиона объемом до 0,5 Тбайт. Общее число рабочих мест превышает несколько тысяч. Эта система – одна из самых продаваемых в России в своем классе: в 2007 г. «1С» (по ее сведениям) продала более 200 коробок, при этом пользователей на внедрении было не менее 15. В 2008 г. продано чуть меньше 200 копий, но компания считает, что снижение объясняется анонсом планов выпуска новой версии продукта, да и финансовый кризис сказался.
И тем не менее, в течение последнего десятилетия мы были свидетелями парадокса. Даже занимая совсем не первостепенное положение в иерархии средств автоматизации фирмы «1С», продукт «1С: Архив» имел и имеет сейчас на рынке систем электронного документооборота (СЭД) весьма достойные позиции (об этом свидетельствовали, в частности, и результаты опросов на DOCFLOW). В то же время наблюдатели постоянно недоумевали по поводу невнимания «1С» к направлению СЭД, особенно на фоне того, что общемировой тенденцией была как раз интеграция задач ERP и ECM (управление корпоративным контентом), и ведущие ERP-поставщики активно начинали формировать свои модельные ряды ECM-продуктов.
Более того, в 2008 г. фирма «1С» впервые отказалась от участия в DOCFLOW, ведущем ECM-мероприятии страны, и это дало повод экспертам высказать предположение, что «1С» решила вовсе уйти с этого рынка. Однако на состоявшейся в июне 2008 г. конференции для корпоративных клиентов Борис Нуралиев, директор «1С», заявил, что все обстоит как раз наоборот: компания намерена усилить тут свое присутствие, представив в ближайшее время качественно новый продукт.
Через полтора месяца (в августе 2008 г.) фирма «1С» объявила о выпуске предварительной версии прикладной системы «1С: Архив 8» для управления документами. Сразу обратим внимание: решение «1С» для документооборота сохранило название, а номер версии изменился сразу с 3.5 на 8. Это отражает главную суть новшества: оставаясь в целом в рамках функциональности старого варианта, «1С: Архив 8» претерпел радикальную технологическую перестройку. Он впервые реализован на платформе «1С: Предприятия». Более того, это первое прикладное решение «1С», изначально выполненное в архитектуре очередной версии платформы «1С: Предприятие 8. Управляемое приложение» (1СП8:УП), используя ее принципиально новые возможности.
Далее, мы кратко познакомимся с новым продуктом (бета-версией), представленным в январе 2009 г. А сейчас сделаем только одно общее замечание.
Конечно, использование платформы, изначально ориентированной на решение учетных задач, вряд ли является оптимальным для создания полномасштабной СЭД. Однако «1С», скорее всего, и не ставит перед собой задачу создания универсальной системы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным содержанием). Но в то же время можно вполне определенно сказать, что фирма будет делать основную ставку на интеграцию задач EPP и ECM, и, учитывая ее крепкие позиции на рынке автоматизации, можно уверенно прогнозировать, что «1С» сможет быстро расширить свое присутствие в сегменте малых и средних коммерческих предприятий. Так или иначе, но активизация такого игрока, как «1С», может заметно повлиять на общую ситуацию на российском ECM-рынке.
Ключевые идеи и задачи
По словам представителей фирмы «1С», главная задача, которая стоит сейчас перед продуктом, – перевод «1С: Архива» на платформу «1С: Предприятие 8». С одной стороны, это открывает новые возможности для заказчиков в плане создания комплексной системы управления предприятием (ERP + управление документами) на одной технологической базе, а с другой – для партнеров-внедренцев, которые смогут использовать свой опыт работы с «1С: Предприятием» при продвижении нового класса ПО.
До сих пор у пользователей прикладных решений на базе «1С: Предприятия» («1С: Бухгалтерия», «1С: Управление торговлей», «1С: Управление производственным предприятием») нет возможности хранить, учитывать и контролировать разнообразные внутренние документы компании. А часто именно такие документы несут в себе основные внутренние знания предприятия и являются его конкурентным преимуществом. Например, ранее никак не хранились и не учитывались планы, маркетинговые исследования, рекламные материалы, результаты совещаний, внутренние проектные документы и т. д. К тому же есть огромный спектр организаций или их подразделений, работа которых связана главным образом именно с внутренними документами – это юридические и страховые компании, банки, вузы, консалтинговые фирмы и т. д. Не говоря уже о секторе органов государственного управления, основная работа которых связана именно с управлением документами.
Специалисты «1С» считают, что «1С: Архив 8», как и его предшественники, не имеет отраслевой специфики и может применяться как государственным, так и коммерческим предприятием. По числу пользователей ограничения диктуются только самой платформой «1С: Предприятие», однако эксперты фирмы полагают, что новой версии продукта будет по силам внедрение на 1000 и более пользователей. При этом он сможет эффективно использоваться и самыми малыми предприятиями.
На нынешнем этапе развития данного решения разработчики не ставили задачу радикального расширения его функциональных возможностей по сравнению с версией 3.0. Главным сейчас было реальзовать на базе платформы «1С: Предприятие» все лучшее от предыдущего варианта, добавив при этом некоторые важные вещи: отчеты по документам и по исполнительской дисциплине, управление бизнес-процессами, полноценную работу через Web, регистрацию корреспонденции и ряд других функций.
Тем, кто уже пользуется «1С: Архивом» версии 3.0, переход на новый вариант программы должен предоставить более высокий уровень учета документов, контроля исполнения, автоматизации внутренних процессов прохождения документов и т. д. И что, возможно, еще важнее, так это интеграция задач учета ресурсов и управления документами.
Все документы в программе хранятся в виде структуры разделов с учетом прав доступа и организованных по различным принципам.
Те же, у кого пока нет системы управления документами, смогут с помощью данного продукта организовать управляемую работу сотрудников с этими документами, хранить всю историю работы, получить отчетность для принятия управленческих решений.