Поверніть свій час
Один із моїх клієнтів, маючи дистриб’юторів у дев’ятнадцяти штатах, усвідомив, що просто прив’язаний до комп’ютера, бо змушений протягом кількох годин щодня отримувати електронні листи й відповідати на них. Що більше часу він проводив за комп’ютером, то менше інших важливих завдань устигав виконати. Стрес, спричинений отими невиконаними й незавершеними завданнями, накопичувався, наче лавина, і потроху почав впливати на його особистість, здоров’я й навіть сон.
Ми навчили його застосовувати правило 80/20, розповіли, як воно стосується електронної пошти. 80 % отримуваних ним електронних листів абсолютно неважливі, їх узагалі можна не відкривати, а ліпше відразу видаляти.
Залишається 20 %. Із них 20 %, тобто 4 % всіх листів, дійсно потребують негайної відповіді. Решту 16 % можна тимчасово ігнорувати або перенести в іншу папку, з якої їх можна діставати по одному й відповідати.
Стандартизуйте і передоручайте
Мій клієнт вважав, що ніхто більше не міг належно сортувати його електронну пошту, а це близько трьохсот листів щодня, і він мусив робити все самотужки, байдуже, скільки часу на це потрібно. Ми порадили йому сісти і разом із секретаркою проглянути електронні листи, показуючи їй, які з них важливі, які неважливі і що робити з найбільш частими запитаннями та проханнями.
На його подив, уже за дві години секретарка зрозуміла, що до чого. Відтоді вона приходила на роботу й видаляла 80 % листів, які не мали жодної цінності. В окрему теку вона переносила значущі листи, які вимагали уваги її начальника. Якщо виникали питання стосовно листа, секретарка переносила його до папки «у процесі», і начальник міг проглянути лист, коли йому було зручно.
Під час нашої наступної зустрічі мій клієнт повідомив, що дослідив результат цієї вправи й вирахував: тепер він економить двадцять три години на тиждень, які може витратити на поїдання своїх жаб чи виконання найважливіших завдань. Ця простенька практика змінила його життя, зменшила рівень стресу, поліпшила здоров’я та енергетику, допомогла стати більш розслабленою та позитивною людиною.
Ось питання до вас: як змінилося б ваше життя, якби ви отримали додатково двадцять три години на тиждень для роздумів, роботи, планування, розмов з колегами чи просто прогулянок із чоловіком або дружиною?
Відмовтесь бути рабом
Журналіст видання Fortune нещодавно написав, що, повернувшись до офісу після двотижневої відпустки, знайшов сімсот непрочитаних електронних листів. Він зрозумів, що знадобиться тиждень, аби їх усі розібрати, і, звичайно, за цей час він не зможе взятись за жоден проект із тих, які лежать у нього на столі.
Уперше за всю свою кар’єру він зробив глибокий вдих і натиснув «видалити всі», всі сімсот. Після цього взявся за проекти, що були насправді важливими для нього та його компанії.
Пояснення його було доволі простим: «Я усвідомив, що якщо хтось надсилає мені електронного листа, то це ще не означає, що він може володіти частинкою мого життя і я повинен зараз чи колись відповідати. До того ж коли лист дійсно важливий, то відправник надішле його ще раз, я певний цього». Так воно й сталося.
Слуга, а не господар
Для того щоб мати змогу зосередитись на тих речах, які дійсно можуть щось змінити в бізнесі та вашому особистому житті, ви повинні привчити себе сприймати технологію як слугу, а не господаря. Технології існують, щоб вам допомагати, а не гальмувати. Мета існування технологій – зробити ваше життя легшим і простішим, а не створювати складнощі, непорозуміння та стреси.
Одним із найкращих правил поводження з технологіями є «не вмикай». Боріться з бажанням увімкнути комунікаційні пристрої, щойно прокинетесь зранку. Не вмикайте радіо, телевізор. Не вмикайте телефон. Не вмикайте і комп’ютер, доки не сплануєте та не організуєте свій день.
Навмисне створіть зони тиші у своєму житті, де ніхто й ніщо не зможе прорватися до вас. Накопичуйте внутрішній спокій, час від часу зупиняйтесь і «слухайте тишу».
Інколи, аби зробити щось великої цінності, слід припинити робити щось малої цінності. Не забувайте питати себе: «Що тут важливо?» Що важливо зробити на роботі? Що важливо у вашому особистому житті? Якби ви могли виконувати один чи два види діяльності, що б це могло бути?